29 Eylül 20267 dk okuma

Günlük Plan Nasıl Yapılır? Sabah 10 Dakikalık Rutin

Günlük plan, güne başlamadan önce bugün neyi ne zaman yapacağına bir kez karar vermektir. Bu rehberde çoğu günlük planın neden öğlene kadar dağıldığını, sabah on dakikada uygulayabileceğin beş adımlık bir rutini, saat saat kurulmuş örnek bir günü ve gün bozulduğunda planı iki dakikada toparlamanın yolunu anlatıyoruz.

Günlük plan, güne başlamadan önce "bugün neyi, ne zaman yapacağım" sorusunu bir kez cevaplamaktır. İyi bir günlük plan on dakikada kurulur, günün tek önemli işine bir saat verir ve aksilikler için boşluk bırakır.

Muhtemelen tanıdık gelecek: sabah kahveni alıp listene bakıyorsun, on iki madde var. Önce e-postalara bir göz atayım diyorsun, sonra bir mesaj geliyor, derken saat on iki olmuş ve listedeki ilk madde hâlâ yerinde duruyor.

Bu bir irade sorunu değil, bir kurulum sorunu. Listen sana ne yapacağını söylüyor ama ne zaman yapacağını söylemiyor, gün de bu boşluğu başkalarının işleriyle dolduruyor. Bu rehberde sabah on dakikada kurabileceğin bir rutin, saat saat planlanmış örnek bir gün ve plan bozulduğunda günü nasıl toparlayacağını bulacaksın.

Günlük plan nedir, ne değildir?

Günlük plan, o günün işlerini seçip her birine gerçek bir saat aralığı vermektir. Çıktısı bir liste değil, saatleri belli küçük bir takvimdir.

İki şeyle sık karıştırılıyor:

Yapılacaklar listesi değildir. Liste bütün işleri toplar, günlük plan bunların arasından bugüne sığacak olanları seçer. Listeni nasıl kuracağına dair fikir arıyorsan 25 yapılacaklar listesi fikri yazımıza göz atabilirsin.
Haftalık plan değildir. Haftalık plan hangi işin hangi güne düşeceğine karar verir, günlük plan o günün içini düzenler. Haftalık plan çerçeveyi kurar, günlük plan onu doldurur. Çerçeveyi kurmak için haftalık planlama rutinimize bakabilirsin.

Faydası basit: gün başladığında karar vermeyi bırakıp sadece uygulamaya geçebilirsin. "Şimdi ne yapsam" sorusu gün içinde defalarca sorulur ve her seferinde dikkatini böler. Sabah bir kez cevaplarsan gün boyu bir daha sormazsın.

Günlük plan neden öğlene kadar dağılıyor?

Çoğu günlük plan dört sebepten biriyle bozulur ve dördü de sabah plan kurulurken oluşur.

Liste günden uzundur. On iki madde yazarsın ama gününde belki üç saatlik boş zaman vardır. Plan daha başlarken imkânsız hale gelir ve akşam yapamadıkların, yaptıklarının önüne geçer.
Maddelerin saati yoktur. "Raporu yaz" bir niyettir, "10.00-11.30 raporu yaz" bir karardır. Saati olmayan iş, saati olan her şeye kaybeder: toplantıya, aramaya, gelen mesaja.
Güne başkasının gündemiyle başlanır. Günün ilk yarım saatini e-postaya verirsen günün yönünü de başkaları belirler. Sabahın en taze saatleri başkalarının acil işlerine gider.
Günün bir bitiş saati yoktur. Bitiş saati olmayan gün hiç bitmez, sadece yorulunca bırakılır. Yarım kalan işler de ertesi günün listesini sessizce uzatır.

Dördünün ortak noktası şu: plan, günün gerçek saatlerine temas etmiyor. Aşağıdaki rutin tam olarak bunu düzeltiyor.

Sabah 10 dakikalık rutin: 5 adımda gününü kur

Bu rutini e-postayı açmadan önce yapabilirsin. Bir kâğıt ya da takvim yeter, toplamı on dakika sürer.

1. Günün sabitlerini gör (1 dakika). Önce senin seçmediğin şeylere bakabilirsin: toplantılar, randevular, dersler, yol, çocuğu okuldan alma saati. Amaç bugün gerçekte kaç saatin kaldığını görmek. Günde sekiz saat çalışıp dört saati toplantıda geçiyorsa, planlayabileceğin süre dört değil, aradaki geçişlerle belki üç saattir.

2. Günün tek zorunlu işini seç (2 dakika). Kendine şunu sor: "Bugün sadece bir şey yapabilseydim, hangisi olurdu?" Bu, günün ana işi. Yanına kısa sürecek iki küçük iş ekleyebilirsin, fazlası günü zorlar. Hangi işin önde olduğuna karar veremiyorsan Eisenhower matrisindeki iki soru bu ayrımı birkaç saniyede yapmanı sağlar.

3. Her işe bir saat ver (3 dakika). Ana işi günün en verimli saatine koyabilirsin. Birçok insan için bu, sabahın ilk birkaç saatidir. Küçük işleri toplantı aralarına ya da öğleden sonraya yerleştirebilirsin. Bu adımın daha ayrıntılı hali time blocking rehberimizde duruyor.

4. Boşluk bırak (1 dakika). Planladığın sürenin en az dörtte birini boş bırakmanı öneririz. Her iş tahmin ettiğinden biraz uzun sürer, arada mutlaka bir telefon ya da beklenmedik bir soru çıkar. Boşluk yoksa ilk aksilik bütün günü kaydırır.

5. Bitiş saatini belirle (1 dakika). Günün ne zaman biteceğine sabahtan karar verip bunu da takvime yazabilirsin. Bitiş saati hem akşamını korur hem de gün içinde işleri gerçekçi boyutta tutmana yardım eder.

Kalan iki dakikayı planına son bir kez bakmaya ayırabilirsin: hepsi gerçekten bugüne sığıyor mu? Sığmıyorsa küçük işlerden birini yarına bırakabilirsin. Böylece akşam listeye baktığında bitmemiş değil, bitmiş bir gün görürsün.

Örnek: saat saat planlanmış bir gün

Rutini anlamak kolay, uygulamada nasıl göründüğünü görmek daha öğretici. Bu kişi ofiste çalışıyor ve bugün iki toplantısı var.

Günün ana işi: müşteri teklifini bitirip göndermek. Yanındaki iki küçük iş: diş randevusunu almak ve kira ödemesini yapmak.

08.50-09.00. On dakikalık sabah planı. E-posta henüz kapalı.
09.00-11.00. Müşteri teklifi. Günün en verimli iki saati ana işe ayrılıyor, bildirimler sessizde.
11.00-11.30. E-posta ve mesajlar. Sabahtan biriken her şeye tek seferde bakılıyor.
11.30-12.30. Ekip toplantısı (sabit).
12.30-13.30. Öğle arası.
13.30-14.00. İki küçük iş: diş randevusu için arama ve kira ödemesi. İkisi de on beş dakikalık işler, yan yana konunca araya dağılmıyor.
14.00-15.00. Müşteri görüşmesi (sabit).
15.00-16.00. Boşluk. Teklif uzarsa buraya kayacak, uzamazsa gelen işler burada karşılanacak.
16.00-17.40. Gün içinde çıkan işler, kısa yanıtlar.
17.40-17.45. Üç dakikalık gün sonu kapanışı: bitenler işaretleniyor, yarının ana işi yazılıyor.
17.45. Günün bitiş saati.

Bu günde dikkat çeken iki şey var. Birincisi, günün ilk saatleri e-postaya değil ana işe gidiyor. İkincisi, 15.00'teki boş saat ve öğleden sonraki gün içi işler birlikte günün dörtte birinden fazlasını aksiliklere ayırıyor. Teklif iki değil üç saat sürerse gün yine kurtuluyor.

Gün sonu kapanışı: 3 dakikada yarını hazırla

Günlük planın en çok atlanan parçası sabah değil, akşamdır. Günü kapatırken ayıracağın üç dakika, ertesi sabahın en zor kararını önceden vermiş olur.

Üç kısa adım:

Bitenleri işaretle. Gün boyu yaptıklarını görmek, gerçekte ne kadar iş çıkardığını öğrenmenin en kısa yoludur.
Bitmeyenlere karar ver. Her biri için tek soru: yarına mı taşınacak, başka bir güne mi, yoksa artık gerekli değil mi? Karar verilmeyen iş ertesi günün listesine sessizce eklenir ve listenin neden hiç bitmediğinin sebeplerinden biri olur.
Yarının ana işini şimdiden yaz. Sabah plan yaparken ilk karar zaten verilmiş olur, sen de doğrudan saat vermeye geçebilirsin.

Bu kapanışın bir faydası daha var: işi zihninde kapatmış olursun. Akşam aklına "bir şeyi unuttum mu" diye gelmez, çünkü unutulan her şey yarının planında bir yer bulmuştur.

Gün ortasında plan bozulursa ne yapmalı?

Her plan bir noktada bozulur, bu çok doğal. Burada işe yarayan kural şu: planı atmak yerine yeniden sıralamak. İki dakikanı ayırıp kalan günü tekrar kurabilirsin.

Bir iş uzadı. Onu boş bıraktığın saate kaydırabilirsin. Boşluğu sabah tam bu an için bıraktın.
Acil bir iş çıktı ve iki saat götürdü. Kalan saatlere bakıp küçük işlerden birini yarına bırakabilirsin. Ana işi, gerekirse daha kısa bir haliyle korumaya çalışmak yeterli.
Gün tamamen başka yöne gitti. Böyle günlerde bütün günü kurtarmaya uğraşmana gerek yok. Ana işin en küçük adımını seçip ona otuz dakika verebilir, kalanını akşamki kapanışta yarına taşıyabilirsin.

Aynı ana iş üç gün üst üste yarım kalıyorsa sorun sende değil, işin boyutunda. O iş muhtemelen bir güne sığmayacak kadar büyük. Onu iki üç parçaya bölüp haftanın farklı günlerine dağıtabilirsin.

Günlük planı nerede tutmalı?

Kâğıt da olur, uygulama da. Önemli olan iki şey: günün planını tek bakışta görebilmen ve işleri saatleriyle birlikte tutabilmen. Yapılacaklar bir yerde, toplantılar başka bir yerde duruyorsa her sabah ikisini kafanda birleştirmek zorunda kalırsın.

Pumpynotes'ta günlük plan iki yerde yaşıyor:

Özet sayfasındaki Bugünün ajandası. Özet sayfasını açtığında bugünün etkinlikleri, saatleriyle birlikte bir liste olarak karşına çıkar. Her birinin yanındaki kutuyu işaretleyerek biten işi kapatabilirsin. Bu bölüm varsayılan olarak açıktır ve ücretsiz plan dahil her planda görünür.
Takvim'in Hafta görünümü. Bilgisayarda günün saatlerini bir ızgara olarak görürsün. Boş bir saate tıklayarak o saate etkinlik ekleyebilir, bir işi sürükleyip başka bir saate taşıyabilir, alt kenarından çekerek süresini uzatabilirsin. Gün ortasında plan bozulduğunda yeniden sıralama tam olarak bu kadar sürer.

Düzenli tekrar eden işler için (spor, haftalık toplantı, fatura günü) etkinliği bir kez tekrarlayan olarak kurabilirsin. Böylece sabah planında onları yeniden yazmak zorunda kalmazsın. Kurulumunu tekrarlayan etkinlikler ve hatırlatıcılar yazımızda anlattık. Saati olmayan küçük işleri de bir notun içinde onay kutularıyla tutabilirsin, nasıl yapılacağı notlarda yapılacaklar listesi yazımızda.

Pumpynotes ücretsiz. Takvimini, notlarını ve bütçeni tek bir çalışma alanında birleştirip yarının ana işine bu akşam bir saat vermeye başlayabilirsin.

Sıkça Sorulan Sorular

Günlük plan nasıl yapılır?

Önce günün sabitlerine bakarsın: toplantılar, randevular, yol. Sonra günün tek zorunlu işini seçer, yanına en fazla iki küçük iş ekler ve her birine gerçek bir saat aralığı verirsin. Planladığın sürenin en az dörtte birini boş bırakıp günün bitiş saatini belirlersin. Bu beş adım yaklaşık on dakika sürer.

Günlük plan sabah mı yapılmalı, akşam mı?

İkisi birlikte en iyi sonucu verir. Akşam üç dakikalık bir kapanışla bitmeyen işlere karar verip yarının ana işini yazarsın. Sabah on dakikada o işe ve diğerlerine saat verirsin. Sadece birine vaktin varsa sabahı öneririz, çünkü günün gerçek sabitlerini en iyi o an görürsün.

Günlük planda kaç iş olmalı?

Bir ana iş ve en fazla iki küçük iş iyi bir başlangıçtır. Bunun dışındaki toplantılar ve sabit işler zaten takvimde durur. Her gün listenin yarısı kalıyorsa sorun hızında değil sayıdadır: bir hafta boyunca ana iş ve tek küçük işle deneyebilirsin.

Günlük plan ile yapılacaklar listesi arasındaki fark nedir?

Yapılacaklar listesi bütün işleri toplar ve ne yapacağını söyler. Günlük plan o listeden bugüne sığanları seçer ve ne zaman yapacağını söyler. Liste bir depo, günlük plan ise o deponun bugüne düşen küçük bir parçasıdır.

Plan gün ortasında bozulursa ne yapmalıyım?

Planı atmak yerine iki dakikada yeniden sıralayabilirsin. Uzayan işi boş bıraktığın saate kaydırabilir, acil bir iş zamanını aldıysa küçük işlerden birini yarına bırakabilirsin. Gün tamamen dağıldıysa ana işin en küçük adımına otuz dakika vermen yeterli, kalanını akşam kapanışında yarına taşıyabilirsin.