1-3-5 kuralı, bir günde en fazla 1 büyük, 3 orta ve 5 küçük iş yapmayı planlamaktır. Toplam dokuz madde eder ama asıl fikir sayıda değil boyutta: her işin güne kaplayacağı yeri baştan bilirsin ve listen güne sığar.
Muhtemelen sen de sabah on beş maddelik bir listeyle başlayıp akşam yarısını ertesi güne kopyalıyorsun. Bu bir disiplin sorunu değil, listenin hiçbir sınırı olmamasından kaynaklanıyor. 1-3-5 kuralı o sınırı koyar ve seçimi akşamdan yapmanı sağlar.
1-3-5 kuralı nedir?
1-3-5 kuralı, günlük yapılacaklar listesini işlerin büyüklüğüne göre üç kata ayıran bir planlama yöntemidir. Kariyer sitesi The Muse'un kurucularından Alex Cavoulacos'un yaygınlaştırdığı bu yöntem, "bugün ne yapacağım" sorusunu "bugün neye yer var" sorusuna çevirir.
Üç katın her biri farklı bir iş türünü tutar:
- 1 büyük iş: Günün asıl işi. Tamamlandığında "bugün bir şey bitirdim" diyebileceğin, odak isteyen, genellikle 1,5 ile 3 saat süren iş. Bir raporun ilk taslağı, bir sunumun hazırlanması, ertelediğin bir başvuru.
- 3 orta iş: Yarım saat ile bir saat arası süren, düşünmek gerektiren ama tek oturuşta biten işler. Bir toplantıya hazırlanmak, bir teklifi gözden geçirmek, haftalık bütçeni kontrol etmek.
- 5 küçük iş: On beş dakikanın altında biten işler. Bir e-postaya cevap vermek, bir randevu almak, bir faturayı ödemek, bir dosyayı paylaşmak.
Dokuz madde ilk bakışta kalabalık görünebilir. Ama beş küçük iş toplamda bir saati geçmez ve listenin ağırlığını büyük işle üç orta iş taşır. Kural böylece hem günün dolu geçmesini hem de bitmesini mümkün kılar.
1-3-5 kuralı neden işe yarıyor?
Yöntemin gücü, sınırsız bir listeyi sınırlı bir plana çevirmesinden gelir. Çoğu liste bitmez çünkü içine giren işlerin boyutuna kimse bakmaz.
- Seçim yapmaya zorlar. Yalnızca bir büyük işe yer varsa, hangisinin bugün gerçekten önemli olduğuna karar vermek zorundasın. Bu karar sabah değil akşam verildiğinde gün daha net başlar.
- Büyük işi korur. Küçük işler hızlı biter ve insanı meşgul hissettirir. Sınır olmazsa gün bunlarla dolar, asıl iş yine yarına kalır.
- Küçük işlere tavan koyar. Beş küçük işten fazlası, günü parçalara bölen bir kesinti listesine dönüşür. Altıncı küçük işi ertesi güne bırakabilirsin.
- Gün sonunu ölçülebilir kılar. Akşam "büyük iş bitti mi, ortaların kaçı bitti" diye bakman yeterli. Bitmeyen maddelerin hangi katta takıldığını görebilir, ertesi günü ona göre kurabilirsin.
İşleri nasıl boyutlandırırsın?
Kuralın tek zor kısmı, bir işin büyük mü orta mı olduğuna karar vermektir. Bunu sezgiyle değil süreyle yapmak en sağlıklısı.
Her maddenin yanına tahmini süresini yazabilirsin. 15 dakikanın altındakiler küçük, 30 ile 60 dakika arasındakiler orta, bir buçuk saatin üstündekiler büyük kata girer. Arada kalan işleri bir üst kata koymak daha güvenli, çünkü işler neredeyse her zaman tahminden uzun sürer.
Bir de şu tuzağa dikkat edebilirsin: bazı maddeler büyük iş gibi görünür ama aslında projedir. "Web sitesini yenile" bir günde bitmez, dolayısıyla büyük iş değildir. Onu bugün yapılabilecek ilk adıma indirebilirsin: "ana sayfanın metnini yaz" gibi. Proje adı listede değil, bir notta durur; listeye yalnızca bugünkü parçası girer.
Örnek: 1-3-5 kuralıyla kurulmuş bir gün
Bir serbest çalışan tasarımcının salı günü için akşamdan kurduğu liste şöyle olabilir:
1 büyük iş
- Müşteri sunumunun ilk taslağını bitir (2,5 saat)
3 orta iş
- Yeni teklif için fiyat hesabını çıkar (45 dakika)
- Perşembe toplantısının gündemini hazırla (30 dakika)
- Bu ayın harcamalarını kategorilere göre kontrol et (40 dakika)
5 küçük iş
- Ajanstan gelen revizyon e-postasını cevapla
- Diş hekiminden randevu al
- Elektrik faturasını öde
- Sunum dosyasını ekip arkadaşıyla paylaş
- Yarın için kargo teslim saatini teyit et
Toplam süre beş saati biraz geçiyor. Sekiz saatlik bir iş gününde geri kalan zaman toplantılara, aralara ve beklenmedik işlere kalır. Liste, günün gerçek kapasitesine göre kurulduğu için akşam bitmiş olarak kapanabilir.
1-3-5 kuralını 5 adımda uygula
Listeyi bir önceki akşam kurmak en verimlisi. Sabah zihnin en berrak olduğu saatleri seçim yapmaya değil büyük işe ayırabilirsin.
- Aklındaki her şeyi dök. Önce boyut düşünmeden tüm işleri tek bir yere yaz. Bu liste uzun olabilir; amacı kafanı boşaltmak.
- Her maddeye süre yaz. Tahmini süreye göre her maddeyi büyük, orta ya da küçük olarak işaretleyebilirsin. Bir günde bitmeyecek olanları ilk adımlarına indir.
- Büyük işi seç. Tek bir büyük iş seç: bitince günün başarılı geçtiğini hissettirecek olanı. İki büyük iş arasında kaldıysan, son tarihi yakın olanı seçebilirsin. Hangisinin daha önemli olduğuna karar veremiyorsan Eisenhower matrisi bu seçimi kolaylaştırır.
- Ortaları ve küçükleri doldur. Üç orta ve beş küçük işi seç. Kalan maddeler silinmez, ana listede bekler; yarın akşam yeniden değerlendirirsin.
- Büyük işe saat ver. Büyük işi takviminde gerçek bir saat aralığına yerleştirebilirsin. Saati belli olmayan büyük iş, küçük işlerin arasında kaybolur. Bunun nasıl yapıldığını zaman bloklama rehberimizde ayrıntılı bulabilirsin.
Ertesi akşam beş dakikanı ayırıp listeye bakman yeterli. Biten maddeleri işaretle, bitmeyenleri ana listeye geri gönder ve yeni günün dokuz maddesini seç.
Kural sana uymuyorsa nasıl uyarlarsın?
1-3-5 bir formül değil, bir başlangıç noktası. Günün yapısı değiştikçe sayıları değiştirebilirsin; önemli olan katları korumak.
- Toplantılı günler: Takviminde üç dört saatlik toplantı varsa 1-3-5 yerine 1-2-3 kurabilirsin. Büyük işi yine koru ama süresini kısalt.
- Kesintili günler: Gün sürekli bölünüyorsa büyük işi tamamen bırakıp 0-3-5 ile ilerleyebilirsin. Büyük işi kesintisiz bir saat bulabildiğin güne taşı.
- Odak günleri: Hiç toplantı olmayan bir günde büyük işe yarım gün ayırıp orta işleri ikiye indirebilirsin.
- Kendi sayıların: Birkaç hafta sonra gerçekten kaç madde bitirdiğine bakabilirsin. Her akşam iki orta iş devrediyorsa senin formülün 1-1-5'tir ve bu da bir sonuç.
Önceki yazılarımızda bir günde 5 ile 7 madde önermiştik. 1-3-5 kuralı bununla çelişmez: beş küçük iş birlikte bir orta iş kadar yer kaplar. Ölçülmesi gereken madde sayısı değil, toplam süre.
Hangi yöntemle birlikte kullanılır?
1-3-5 kuralı yalnızca "bugün ne kadar" sorusunu cevaplar. Diğer sorular için başka yöntemlerle iyi anlaşır.
- Eisenhower matrisi ile: Matris hangi işin önemli olduğunu söyler, 1-3-5 o işlerden kaçının bugüne sığacağını. Önce matrisle ayıklayıp sonra 1-3-5 ile güne yerleştirebilirsin.
- Zaman bloklama ile: 1-3-5 listesi neyi yapacağını, zaman bloğu ne zaman yapacağını belirler. Büyük işe sabah bir blok, küçük işlere öğleden sonra tek bir blok ayırabilirsin.
- Haftalık plan ile: Haftanın başında beş günün büyük işlerini seçersen akşamları yalnızca orta ve küçükleri düşünürsün. Haftalık planlama rehberimizde bunun akışını anlattık.
Pumpynotes'ta 1-3-5 listesini nasıl kurarsın?
Pumpynotes'ta yapılacaklar listesi notun içinde bir blok. 1-3-5 düzenini tek bir notta kurup her gün tekrar kullanabilirsin:
- Katları başlıkla ayır. Yeni bir not açıp boş bir satıra
/yazabilir, "Başlık 2" bloğuyla "1 büyük", "3 orta" ve "5 küçük" başlıklarını ekleyebilirsin. Her başlığın altına "Yapılacaklar Listesi" bloğu koyman yeterli. Maddeler onay kutulu gelir, işaretlediklerin üstü çizilir. - Ana listeyi ayrı tut. Aynı nota bir alt sayfa ekleyip boyut düşünmeden döktüğün tüm işleri orada toplayabilirsin. Günün listesi kısa kalır, bekleyen işler kaybolmaz.
- Büyük işi takvime taşı. Büyük işi takviminde bir etkinlik olarak gerçek bir saat aralığına koyabilirsin. Bitince etkinliği "Tamamlandı" olarak işaretleyebilir, plan kayarsa sürükleyerek başka bir saate alabilirsin.
- Projeleri durumla izle. Bir günde bitmeyen işler kendi notunu hak eder. Notlara durum verip Pano görünümünde Yapılacak, Devam ediyor, Tamamlandı ve Beklemede sütunlarında izleyebilirsin. 1-3-5 listesine yalnızca o projenin bugünkü adımı girer.
Notların içinde liste kurmanın ayrıntılarını notlarda yapılacaklar listesi rehberimizde, listeye ne yazacağına dair hazır örnekleri 25 yapılacaklar listesi fikri yazımızda bulabilirsin. Listen yine de bitmiyorsa yapılacaklar listesi neden bitmiyor yazımız sebebini bulmana yardım eder.
Pumpynotes ücretsiz. Takvimini, notlarını ve bütçeni tek bir çalışma alanında birleştirip günün dokuz maddesini tek yerden yönetebilirsin.
Sıkça Sorulan Sorular
1-3-5 kuralı nedir?
1-3-5 kuralı, bir günde 1 büyük, 3 orta ve 5 küçük iş yapmayı planlayan bir yapılacaklar listesi yöntemidir. Büyük iş 1,5 ile 3 saat, orta işler 30 ile 60 dakika, küçük işler 15 dakikanın altında sürer. Amaç listeyi günün gerçek kapasitesine sığdırmaktır.
Dokuz madde bir gün için fazla değil mi?
Değil, çünkü maddelerin boyutları farklı. Beş küçük iş toplamda bir saati geçmez. Listenin asıl yükünü büyük iş ve üç orta iş taşır, toplam süre de genellikle beş ile altı saat arasında kalır.
Büyük işi bitiremezsem ne yapmalıyım?
Büyük işi ertesi günün büyük işi yapabilirsin, ama önce neden bitmediğine bak. Süre tahmini kısa kaldıysa işi iki parçaya bölebilirsin. Gün kesintilerle geçtiyse büyük işi takviminde korunan bir saat aralığına koymak çoğu zaman sorunu çözer.
1-3-5 kuralını hafta sonu da uygulamalı mıyım?
Zorunlu değil. Hafta sonu için daha hafif bir sürüm olan 0-2-3 ya da yalnızca birkaç küçük işle ilerlemek de bir seçenek. Önemli olan, listenin dinlenmeye de yer bırakması.
1-3-5 kuralı ile Eisenhower matrisi arasındaki fark nedir?
Eisenhower matrisi işleri önem ve aciliyete göre sıralar, 1-3-5 kuralı ise bugüne kaç tanesinin sığacağını belirler. İkisini birlikte kullanabilirsin: önce matrisle neyin önemli olduğunu seç, sonra 1-3-5 ile bu işleri güne yerleştir.
Bizi takip edin
Daha fazla ipucu ve güncelleme için Instagram sayfamızı takip edebilirsin.
