İyi bir yapılacaklar listesi (to-do list), yapman gereken her şeyi değil, bugün gerçekten yapacağın birkaç şeyi içerir. Listen uzadıkça motive olmazsın, yorulursun.
Çoğumuzun listesi aynı şekilde ölür: sabah umutla yazılır, öğlene kadar şişer, akşam yarısı çizilmeden kalır. Sorun disiplinde değil, listenin kurulma biçiminde. Yanlış kurulmuş bir liste, seni yönlendirmek yerine her baktığında suçluluk üretir.
Bu rehberde iki şey var. Önce iyi bir listenin 5 kuralı, yani listeni bir daha asla aynı şekilde yazmamanı sağlayacak omurga. Sonra doğrudan kopyalayıp kullanabileceğin 5 hazır liste, her birinde 4 somut madde. Toplamda 25 fikir.
Çoğu yapılacaklar listesi neden işe yaramaz?
Çünkü liste çoğu zaman bir plan olarak değil, bir boşaltma yeri olarak kullanılır. Aklına gelen her şey aynı yere yazılır ve gün sonunda elinde günün planı değil, endişelerinin envanteri kalır.
Dört somut sebep var:
- Kapasite hesaba katılmaz: Listeye madde eklemek bedavadır, o maddeleri yapmak değil. Süre yazılmadığı için listeye günün iki katı iş girer.
- Maddeler eylem değil, konu başlığıdır: "Sunum", "vergi", "araba" gibi satırlar seni harekete geçirmez. Her baktığında ne yapman gerektiğini yeniden düşünürsün.
- Her madde aynı önemdeymiş gibi durur: Beş dakikalık bir iş ile üç saatlik bir iş alt alta, aynı boyutta yazılınca beyin doğal olarak kolay olanı seçer.
- Liste hiç kapanmaz: Bitenler silinir, kalanlar devreder ve liste sonsuza kadar açık kalır. Bitmeyen bir listede ilerleme hissi oluşmaz.
Aşağıdaki beş kural tam olarak bu dört sorunu çözmek için var.
İyi bir yapılacaklar listesinin 5 kuralı
Bu beş kural, aşağıdaki bütün listelerin nasıl yazılacağını belirler. Önce bunları oku, sonra maddeler çok daha iyi çalışır.
1. Her maddeyi bir fiille başlat
Listendeki her satır bir eylem olmalı, bir konu başlığı değil. "Rapor" bir görev değildir; "raporun giriş bölümünü yaz" bir görevdir.
Fark küçük görünür ama etkisi büyüktür. Fiille başlayan madde, ne yapacağını zaten söylediği için seni düşünmeden başlatır. Konu başlığı şeklinde yazılmış madde ise her baktığında yeniden karar vermeni ister ve o karar ertelemenin ta kendisidir.
2. Listeyi 7 maddeyle sınırla
Bir güne yazacağın madde sayısına üst sınır koy. Pratikte iyi çalışan oran şu: 1 büyük iş, 3 orta iş, 3 küçük iş.
Yirmi maddelik bir liste yapabileceğinin listesi değil, yapamayacağının kanıtıdır. Yedi maddede kalınca gerçekten seçim yapmak zorunda kalırsın ve seçim yapmak, planlamanın en değerli kısmıdır. Sığmayanlar kaybolmaz, "bir ara" listene gider.
3. Her maddenin yanına süre yaz
Her satırın sonuna tahmini süreyi ekle: 20 dk, 45 dk, 2 saat. Sonra hepsini topla.
Bu tek hareket, listelerin en büyük yalanını ortaya çıkarır. İnsanlar işlere olduğundan kısa süre biçer ve günde 6 saatlik boşluğa 11 saatlik iş koyar. Toplam, günün gerçek boş saatini aşıyorsa liste zaten başlamadan bitmiştir.
4. 2 dakikadan kısa işleri listeye hiç yazma
Bir iş iki dakikadan kısa sürüyorsa yazma, o an yap. Yazmak, hatırlamak, sonra bulup çizmek, işin kendisinden uzun sürer.
Bu kural listeyi temiz tutar. Listende sadece gerçekten planlanmayı hak eden işler kalır, mikro işler gün içinde eriyip gider.
5. Listeyi akşamdan hazırla
Yarının listesini bu akşam yaz, sabah yazma. Sabah zihnin en berrak olduğu andır ve o anı "bugün ne yapsam?" sorusuna harcamak israftır.
Akşamdan hazırlanan liste ikinci bir fayda daha verir: günü kapatmış olursun. İşler kafanda dönmeye devam etmez, çünkü bir yere yazılmışlardır.
Sabah listesi: günü kuran 4 madde
Bu listeyi güne başlarken 5 dakikada geçir. Amacı işleri bitirmek değil, günün yönünü belirlemek.
- Günün tek amacını en üste yaz: Bugün sadece bir şey bitecek olsa hangisi olurdu? Onu listenin başına, diğer maddelerin üstüne yaz. Geri kalan her madde ona hizmet ediyor mu, bir bakışta görürsün.
- En zor işi ilk saatine al: Gün ilerledikçe iradenin azalır ve zor iş sürekli ertelenir. Sabahın ilk saati, o işin kaçamayacağı tek zaman dilimidir.
- Gelen kutusuna tek ve süreli bir bakış at: "E-postalara bak" yerine "gelen kutusunu 10 dakika tara, sadece acil olanları yanıtla" yaz. Sınırsız bakış, sabahını yiyen en yaygın alışkanlıktır.
- Bugün kimden ne beklediğini yaz: Başkasına bağlı işleri ayrı bir satıra çıkar. Böylece akşam "neden ilerlemedi?" diye şaşırmaz, gerekiyorsa gün içinde bir hatırlatma gönderirsin.
Odak günü listesi: derin çalışma için 4 madde
Bu liste, gerçekten kafa yorman gereken bir iş olduğu günler için. Az madde, uzun blok.
- Güne tek bir 90 dakikalık derin çalışma bloğu koy: Bir tane. İki tane koyarsan ikisi de olmaz. Bu blok listenin merkezidir, diğer her şey onun etrafına dizilir.
- Bloğun çıktısını yaz, işini değil: "Sunum üzerinde çalış" ölçülemez bir maddedir, gün sonunda bittiğini anlayamazsın. "Sunumun ilk 8 slaytını bitir" ölçülebilir bir maddedir.
- Bildirimleri kapatmayı bir madde yap: Kulağa saçma gelir ama işe yarar. Bir eylem listede yazılı değilse yapılmıyor. Bloğa girmeden önce telefonu ve masaüstü bildirimlerini susturmak da bir görevdir.
- Blok sonrasına 15 dakikalık toparlanma koy: Derin çalışmadan çıkıp doğrudan toplantıya girme. Kısa bir boşluk, o bloğun çıktısını not etmen ve kafanı sıfırlaman için gerekir.
Enerji ve sağlık listesi: gün içine serpilen 4 madde
Bunlar küçük maddelerdir ama günün ikinci yarısını belirleyen şey genelde bunlardır. Hepsini bir güne koyma, ikisini seç.
- Her 90 dakikada bir ayağa kalk: Beş dakika yeter. Bunu bir madde olarak değil, gün boyunca tekrarlanan bir hatırlatma olarak kur, yoksa unutulur.
- Masana bir şişe su koy ve iki kez doldur: "Daha çok su iç" ölçülemez bir niyettir. "Şişeyi iki kez doldur" ise gün sonunda evet ya da hayır diye cevaplanabilir bir görevdir.
- 20 dakikalık yürüyüşü takvimine gerçek bir blok olarak yaz: Listede duran yürüyüş atlanır, takvimde saati olan yürüyüş yapılır. Öğle sonrasına koyarsan enerji düşüşünü de keser.
- Öğle yemeğini ekran başında yeme: Bunu bir madde olarak yazmak tuhaf gelebilir ama tek gerçek molan oysa, korunması gereken de odur.
Ev ve kişisel işler listesi: biriken yükler için 4 madde
Bu maddelerin ortak özelliği şu: tek tek hiçbiri önemli değil, ama biriktiklerinde zihnini işgal ediyorlar.
- Günde tek bir 15 dakikalık toparlama turu yap: Zamanlayıcı kur, bittiğinde bırak. Amaç evi baştan aşağı temizlemek değil, dağınıklığın birikmesini durdurmak.
- Bir faturayı ya da aboneliği kontrol et: Kullanmadığın bir aboneliği fark etmek, o ay yaptığın en kârlı 3 dakika olabilir. Düzenli takip için gelir, gider ve abonelik takibi rehberimize göz atabilirsin.
- Alışveriş ihtiyaçlarını tek bir nota biriktir: Aklına geldikçe aynı yere ekle. Böylece markette dolaşarak hatırlamaya çalışmaz, bir kere gidip bitirirsin.
- Bir "küçük ama sinir bozucu" işi bitir: Ampulü değiştir, randevuyu al, formu doldur. Bu işler saniyeler sürer ama haftalarca kafanda durur. Günde bir tane bitir, bir ay sonra hiçbiri kalmaz.
Gün kapanışı listesi: yarını hafifleten 4 madde
Bu listeyi işi bitirirken 5 dakikada geçir. Yapılacaklar listesini sürdürülebilir kılan asıl adım burasıdır.
- Bitenleri işaretle, silme: Tamamlanan maddeleri listeden silmek yerine üstünü çiz veya "bitti" bölümüne taşı. Ne kadar iş çıkardığını görmek, ertesi gün başlamayı kolaylaştırır.
- Yarım kalanı ya yarına taşı ya sil: Bir madde üçüncü kez ertelendiyse ya çok büyüktür ya da aslında yapmak istemiyorsundur. İlkiyse böl, ikincisiyse listeden çıkar.
- Yarın için 3 madde yaz: Yarının tamamını planlama, sadece üç maddesini. Sabah listeyi açtığında boş bir sayfayla değil, başlanmış bir günle karşılaşırsın.
- Günün tek kazanımını bir cümleyle not et: Bugün ne ilerledi? Bir cümle yeter. Bu notlar birikince, ilerlemediğini düşündüğün haftalarda elinde kanıt olur.
Listeni nasıl yaşatırsın?
25 fikrin hiçbiri, liste her gün sıfırdan kurulursa işe yaramaz. Listeyi kalıcı kılan üç alışkanlık var.
Maddeleri takvime taşı. Liste sana "ne" yapacağını söyler, takvim "ne zaman" yapacağını. Yüksek öncelikli maddeleri gerçek zaman aralıklarına yerleştirmek için time blocking yöntemine bakabilirsin.
Tekrar edenleri listeden çıkar. Her hafta tekrar eden bir işi her hafta yeniden yazmak zaman kaybıdır. Onu tekrarlayan bir etkinliğe dönüştür, hatırlatması kendiliğinden gelsin. Nasıl kurulacağını tekrarlayan etkinlikler ve hatırlatıcılar rehberimizde anlattık.
Listeni notlarınla aynı yerde tut. Görev bir uygulamada, o görevin bağlamı başka bir uygulamada duruyorsa her seferinde iki kez çalışırsın. Aklına geleni anında yakalayıp sonra düzenlemek için dijital ikinci beyin yaklaşımı, listeyi daha büyük bir düzenin parçası yapmak için ise kişisel üretkenlik sistemi rehberimiz iyi bir başlangıç.
Pumpynotes ücretsiz. Listelerini, notlarını ve takvimini tek bir çalışma alanında birleştirip yarının listesini bugün kurmaya başla.
Sıkça Sorulan Sorular
Yapılacaklar listesi nasıl hazırlanır?
Her maddeyi bir fiille başlatarak yaz, listeyi 7 maddeyle sınırla, her maddenin yanına tahmini süresini ekle ve toplamı günün gerçek boş saatiyle karşılaştır. İki dakikadan kısa işleri listeye hiç yazma, onları o an yap.
Yapılacaklar listesinde kaç madde olmalı?
Bir gün için 5 ile 7 madde arasında kalması en sağlıklısı. Pratik bir dağılım şu: 1 büyük iş, 3 orta iş, 3 küçük iş. Daha uzun listeler tamamlanmadığı için motivasyonu düşürür.
Yapılacaklar listemi neden bitiremiyorum?
En yaygın üç sebep var: listeye kapasitenden fazlasını yazmak, maddeleri eylem yerine konu başlığı olarak yazmak ve işlere gerçekçi olmayan süreler biçmek. Üçü de listenin kurulma biçimiyle ilgilidir, disiplinle değil.
Yapılacaklar listesini ne zaman hazırlamalıyım?
Bir önceki akşam. Sabah zihnin en berrak olduğu zamandır ve onu planlamaya değil, en zor işine harcamak gerekir. Akşamdan hazırlanan liste ayrıca günü zihinsel olarak kapatmanı sağlar.
Yapılacaklar listesi ile takvim arasındaki fark nedir?
Liste ne yapacağını, takvim ne zaman yapacağını gösterir. İkisi birbirinin alternatifi değildir: işleri listede toplar, öncelikli olanları takvimde gerçek bir zaman aralığına yerleştirirsin. Bu ikisi birlikte kullanıldığında liste gerçekten biter.
Bizi takip edin
Daha fazla ipucu ve güncelleme için Instagram sayfamızı takip edebilirsin.