Yapılacaklar Listen Neden Hiç Bitmiyor?

Yapılacaklar listen bitmiyor çünkü listeye giren iş sayısıyla günden çıkan iş sayısı birbirini tutmuyor. İçine her şey giriyor, dışına yalnızca güne sığan birkaç madde çıkıyor. Aradaki fark her akşam "devreden maddeler" olarak karşına geliyor.

Bir süre sonra listeye bakmak bile istemezsin. Bu bir disiplin sorunu değil, bir kurulum sorunudur. Aşağıda listeni tıkayan altı sebep ve her birinin yanında ne yapman gerektiği var.

Kısa cevap: liste neden bitmiyor?

Bir yapılacaklar listesi, içine giren madde sayısı çıkan madde sayısından fazla olduğu sürece bitmez. Listeyi bitiren şey daha çok çalışmak değildir. Maddeyi küçültmek, her maddeye net bir bitiş tanımı vermek ve güne kaç maddenin gerçekten sığdığını bilmek listeyi bitirir.

1. Liste bir plan değil, bir havuz

Liste, aklına gelen her işin biriktiği bir havuzdur. Havuzda olmak yapılacak olmak demek değil; oradan çıkarılıp güne yerleştirilmesi gerekir.

Bir madde listede durduğu sürece kendine ait bir zamanı yoktur. Zamanı olmayan iş de yapılmaz, çünkü günün içinde ona ayrılmış bir aralık yoktur.

Ne yapmalısın: Listeyi bitirmeye çalışma, içinden seç. Akşam listeye bak, ertesi gün gerçekten yapacağın maddeleri belirle, onları takvimde bir saat aralığına yerleştir. Geri kalanı listede kalabilir, çünkü artık orada durmaları bir başarısızlık değil. Böylece güne başlarken listenin tamamına değil, seçtiğin birkaç işe bakarsın.

Bu yerleştirmeyi nasıl yapacağını time blocking rehberimizde adım adım anlattık.

2. Maddelerin yarısı görev değil, proje

"Vergi işlerini hallet" bir madde değildir. İçinde belge toplamak, bir tarih öğrenmek, birine sormak ve bir form doldurmak var. Yani en az dört iş.

Böyle bir madde her gün devreder, çünkü onu bitirmek bir oturuşta mümkün değil. Muhtemelen sen de her sabah ona bakıp geçiyor, listenin kalanına dönüyorsun.

Ne yapmalısın: Her maddeyi tek bir fiille yaz ve tek oturuşta bitecek büyüklüğe indir. "Vergi işlerini hallet" yerine "muhasebeciye tarih için mesaj at". Bu madde iki dakika sürer ve gerçekten işaretlenir.

Pratik bir kural: maddeyi okuduğunda ilk hareketinin ne olacağını bilmiyorsan, o madde henüz görev değil. Böyle bir maddeyi parçalarına ayırmak çoğu zaman bir dakikanı alır.

3. Bitiş tanımı olmayan işler

"Sunumu hazırla" maddesi neden bitmiyor? Çünkü nerede biteceği yazmıyor. Beş slayt mı, on beş mi? Taslak mı, son hâli mi? Tanım olmayınca madde hep biraz daha çalışılabilir görünür.

Bitiş tanımı olmayan maddeler listede en uzun kalan maddelerdir. İşaretlemek için gereken "bitti" anı hiç gelmez.

Ne yapmalısın: Maddeyi, bittiğinde nasıl görüneceğini yazarak kur. "Sunumu hazırla" değil, "sunumun 8 slaytlık taslağını çıkar". Böylece işin bittiğini bir bakışta görebilirsin.

4. Güne sığmayan liste

Listede 20 madde var, günde altı saatin. Maddelerin ortalama süresi 40 dakika. Yani listenin toplamı 13 saat, günün iki katından fazla. Bu listeyi kimse bitiremez. Burada eksik olan disiplin değil, saat.

Uzun liste yalnızca bitmemekle kalmaz, seçim yapmayı da zorlaştırır. Yirmi maddeye bakan zihin en kolay olanı seçer, en önemliyi değil.

Ne yapmalısın: Listeyi kurarken her maddenin yanına tahmini süresini yaz ve topla. Toplam, günün gerçek boş saatini geçiyorsa madde çıkarabilirsin. Günün üç ana maddesini seç, gerisini yapabilirsen kâr sayarsın.

Hangi maddenin ana madde olduğuna karar veremiyorsan, Eisenhower matrisi iki soruyla bunu açıklıyor.

5. Beklemedeki işler

Bazı maddeler senden çıkmıştır ama bitmemiştir. Teklifi gönderdin, cevap bekliyorsun. Talebi ilettin, onay bekliyorsun. Bu maddeler her sabah listende durur ve yapılmamış iş gibi görünür.

Oysa şu an onlar için yapabileceğin bir şey yok. Listende durdukları her gün sana haksız bir suçluluk üretiyorlar ve gerçekten yapılabilir maddelerin görünürlüğünü düşürüyorlar.

Ne yapmalısın: Beklemedeki işleri ayrı bir başlık altında topla. Aktif listenden çıksınlar ama kaybolmasınlar. Haftalık gözden geçirmede onlara ayrıca bakabilir, gerekirse bir hatırlatıcı ekleyebilirsin.

Böylece sabah listene baktığında yalnızca senin elinde olan işleri görürsün. Liste kısalır ve kısaldığı için bitmeye başlar.

6. Devreden maddeler

Bir madde beş kez devrettiyse artık bir görev değil, bir sinyaldir. Ya yeterince önemli değil, ya doğru yazılmamış, ya da aslında senin işin değil.

Çoğu liste bu sinyali hiç okumaz. Madde her sabah sessizce bir sonraki güne kopyalanır ve listeyi kalıcı olarak şişirir.

Ne yapmalısın: Devreden maddelere üç seçenek sunabilirsin: bugün yap, takvimde gerçek bir güne bağla, ya da sil.

Haftada bir: beş dakikalık liste temizliği

Yukarıdaki altı düzeltmeyi ayakta tutan şey haftalık kısa bir bakımdır. Beş dakika sürer ve haftanın geri kalanını kurtarır.

• Devredenleri işaretle. Bir haftadır listende duran her maddenin yanına bir işaret koy. Bunlar konuşacağın maddeler.
• Üç seçeneği uygula. Her işaretli madde için karar ver: yap, tarihe bağla, sil. Kararsız bırakma.
• Projeleri parçala. Tek oturuşta bitmeyecek her maddeyi ilk adımına indirebilir, gerisini not olarak saklayabilirsin.
• Beklemedekileri ayır. Senden çıkmış işleri aktif listeden çıkar, ayrı bir başlık altında topla.
• Gelecek haftanın üç ana maddesini seç. Pazartesi sabahı seçim yapmak zorunda kalmazsın.

Bu rutini haftalık planına yerleştirmek istersen, haftalık planlama rehberimizdeki akışta ona uygun bir yer bulabilirsin.

Pumpynotes'ta nasıl kurarsın

Pumpynotes'ta yapılacaklar listesi ayrı bir uygulama değil, notun içinde bir blok. Bu yazıdaki altı düzeltmeyi tek bir yerde uygulayabilmen için pratik bir kurulum:

• Listeyi notun içine kur. Yeni bir not açıp boş bir satıra / yazabilir, çıkan menüden "Yapılacaklar Listesi" bloğunu ekleyebilirsin. Maddeler onay kutulu gelir, işaretlediklerin üstü çizilir.
• Bağlamı listenin yanında tut. Aynı notun içinde hem maddeler hem de onlara ait telefon numarası, bağlantı ve taslak metin durabilir. Bağlam başka bir yerdeyse her seferinde iki kez çalışırsın.
• Beklemedekileri listenin dibinde topla. Aynı notta "Beklemede" başlıklı ikinci bir yapılacaklar bloğu açıp senden çıkmış işleri oraya taşıyabilirsin. Üstteki liste yalnızca bugün elinde olan işleri gösterir, alttaki blok da unutulmaz.
• Nota dönüşen işlere durum ver. Bir madde tek satırlık olmaktan çıkıp kendi notunu hak ediyorsa, o notun durumunu belirleyebilirsin: Yapılacak, Devam ediyor, Tamamlandı ve Beklemede hazır geliyor. Adlarını ve renklerini değiştirebilir, kendi durumlarını ekleyebilirsin. Notlar listesinde "Yapılacak" durumunu seçince yalnızca sıradaki işler kalır, beklemedekiler listeden çıkar.
• Seçtiklerini takvime taşı. Günün üç ana maddesini takvimde gerçek bir saat aralığına yerleştirebilirsin. Her hafta tekrar eden işler için tekrarlayan etkinlik kurabilir, o maddeyi bir daha yazmaktan kurtulabilirsin.

Blok editörün nasıl çalıştığını notlar ve bağlantılı sayfalar, tekrarlayan işleri nasıl kuracağını tekrarlayan etkinlikler ve hatırlatıcılar rehberimizde bulabilirsin. Hazır liste fikirlerine ihtiyacın varsa 25 yapılacaklar listesi fikri yazımız iyi bir başlangıç noktası.

Pumpynotes ücretsiz. Takvimini, notlarını ve bütçeni tek bir çalışma alanında birleştirip aklındaki her şeyi tek yerde toplayabilirsin.

Sıkça Sorulan Sorular

Yapılacaklar listesi neden bitmiyor?

Çünkü listeye giren madde sayısı, günün kaldırabileceği madde sayısından fazla. Buna iki şey daha ekleniyor: maddelerin bir kısmı tek oturuşta bitmeyecek kadar büyük ve çoğunun net bir bitiş tanımı yok. Üçü birlikte listeyi kalıcı olarak şişiriyor.

Bitmeyen bir maddeyi silmek mi ertelemek mi gerekir?

Beş kez devreden bir madde artık ertelenecek bir iş değil, sorgulanacak bir madde. Ona üç seçenek sun: bugün yap, takvimde gerçek bir güne bağla ya da sil.

Yapılacaklar listesinde günde kaç madde olmalı?

Bir gün için 5 ile 7 madde arasında kalmak en sağlıklısı. Daha önemlisi maddelerin toplam süresidir: tahmini süreleri topla ve günün gerçek boş saatiyle karşılaştır. Toplam, boş saatini geçiyorsa kaç madde olduğunun önemi kalmaz, liste yine bitmez.

Beklemedeki işleri listede tutmalı mıyım?

Aktif listende tutma. Senden çıkmış ama başkasından cevap bekleyen işler her gün yapılmamış iş gibi görünür ve haksız bir suçluluk üretir. Onları ayrı bir başlık altında topla, haftalık gözden geçirmende ayrıca bak.

Listeyi ne zaman kurmalıyım?

Bir önceki akşam. Sabah zihnin en berrak olduğu zamandır ve onu seçim yapmaya değil en zor işine harcamak gerekir. Akşamdan kurulan liste ayrıca günü zihinsel olarak kapatmanı kolaylaştırır.

Bizi takip edin

Daha fazla ipucu ve güncelleme için Instagram sayfamızı takip edebilirsin.