Eisenhower matrisi, işlerini aciliyet ve önem olmak üzere iki eksene göre dört kutuya ayıran bir önceliklendirme yöntemidir. Amacı listeni kısaltmak değil, hangi işin bugün gerçekten yapılması gerektiğini görünür kılmaktır.
Muhtemelen bu yöntemi daha önce duydun, hatta bir kere denedin. Ve büyük ihtimalle şurada tıkandın: oturup listeni ayırmaya başladın, ama her madde sana hem acil hem önemli göründü. Her şey ilk kutuya doluştu, matris tek kareye çöktü, sen de bir işe yaramadığını düşünüp bıraktın.
Sorun yöntemde değil. Sorun, acil ile önemliyi birbirinden ayıran net bir kuralının olmaması. Bu rehberde önce matrisi kısaca tanımlayacağız, sonra o kuralı iki basit soruya indireceğiz, gerçek bir günlük listeyi birlikte ayıracağız ve matrisin en çok öldüğü yeri, yani "Planla" kutusunu nasıl yaşatacağını göstereceğiz.
Eisenhower matrisi nedir?
Eisenhower matrisi, her işi iki soruya göre değerlendirip dört kutudan birine yerleştiren bir karar aracıdır: bu iş acil mi, bu iş önemli mi. Adını ABD'nin 34. başkanı Dwight D. Eisenhower'dan alır, kararlarını bu ayrıma göre verdiği bilinir. Öncelik matrisi ya da acil-önemli matrisi olarak da geçer.
Dört kutu şöyle:
- Acil ve önemli. Bugün yapılması gereken, ertelenirse somut bir bedeli olan işler. Yaklaşan teslim tarihleri, krizler, son gün ödemeleri.
- Önemli ama acil değil. Hedeflerine hizmet eden ama kimsenin senden bugün istemediği işler. Öğrenme, planlama, sağlık, birikim, uzun vadeli projeler.
- Acil ama önemli değil. Seni acele ettiren ama aslında ilerletmeyen işler. Çoğu bildirim, çoğu toplantı, başkasının önceliği olan istekler.
- Ne acil ne önemli. Ne bugüne ne yarına dokunan işler. Amaçsız kaydırma, sıra gelmeyen sekmeler, sırf alışkanlıktan yapılan şeyler.
Buraya kadarı her yerde yazan kısım. Asıl mesele bir sonraki bölümde başlıyor.
"Her şey hem acil hem önemli" tuzağı
Matrisin çökme sebebi tek: aciliyet bir histir, önem ise bir sonuçtur. His anlıktır ve her işi büyütür. Sonuç ise ancak zaman içinde görünür. Aynı anda ikisini birden hissedersen her madde birinci kutuya gider.
Bu yüzden hisle değil, iki soruyla karar vereceksin.
Aciliyet sorusu: "Bunu yarına bıraksam bugün tam olarak ne olur?"
Cevabında somut bir sonuç varsa iş acildir. "Gecikme faizi işler", "toplantıya elim boş girerim", "kargo bugün çıkmaz" gibi. Cevabın "hiçbir şey, sadece huzursuz olurum" ise o iş acil değildir, sadece kafanı meşgul ediyordur. Bu ikisini karıştırmak, listelerin şişmesinin bir numaralı sebebidir.
Önem sorusu: "Bunu hiç yapmasam üç ay sonra ne değişir?"
Cevabında anlamlı bir fark varsa iş önemlidir. "Bütçemi hâlâ bilmiyor olurum", "o beceriyi öğrenmemiş olurum", "sağlık kontrolüm bir yıl daha gecikir" gibi. Hiçbir şey değişmiyorsa o iş önemli değildir, ne kadar acele hissettirirse hissettirsin.
İki sorunun püf noktası şu: aciliyeti bugüne, önemi aylara bakarak ölçüyorsun. Farklı zaman ölçekleri kullandığın anda kutular birbirinden ayrılmaya başlıyor.
Gerçek bir listeyi birlikte ayıralım
Teoriyi anlamak kolay, uygulaması zor. O yüzden tipik bir salı gününün listesini alalım ve iki soruyu tek tek uygulayalım.
Ham liste şöyle:
- Yarın sabahki sunumun slaytlarını bitir
- Elektrik faturasını öde, son gün bugün
- Üç haftadır ertelediğin diş randevusunu al
- Gelen kutusundaki 12 e-postayı yanıtla
- Aylık bütçeni gözden geçir
- Ekip sohbetindeki mesajlara dön
- Telefonundaki gereksiz bildirimleri kapat
- Bir arkadaşının gönderdiği videoyu izle
- Yan projene bir saat ayır
Şimdi kutulara dağıtalım:
- Acil ve önemli: 1 ve 2. Sunum yarın sabah, faturanın son günü bugün. İkisini de yarına bırakırsan bugün somut bir bedeli olur ve üç ay sonrasına da dokunurlar.
- Önemli ama acil değil: 3, 5, 7 ve 9. Diş randevusunu bugün almasan hiçbir şey olmaz, ama üç ay sonra hâlâ ertelemiş olursun. Bütçe, bildirim ayarları ve yan proje de aynı mantıkta. Listenin en değerli işleri burada duruyor ve hiçbiri senden bugün bir şey istemiyor.
- Acil ama önemli değil: 4 ve 6. E-postalar ve mesajlar acele hissettirir çünkü bekleyen bir insan var. Ama üç ay sonrasına etkisi neredeyse sıfır.
- Ne acil ne önemli: 8. Video güzel olabilir, ama bugününde yeri yok.
Dikkat et: listenin dokuz maddesinin sadece ikisi gerçekten acil ve önemli. Ayırmadan önce dokuzu da eşit derecede acil hissettiriyordu. Matrisin yaptığı şey tam olarak bu, işleri azaltmıyor, hangisinin bugünü hak ettiğini görünür kılıyor.
Dört kutuda ne yapacaksın?
Her kutunun tek bir eylemi var. Kutuyu doldurup bırakırsan matris bir çizelgeye dönüşür, işe yaramaz.
- Acil ve önemli: bugün yap. Bu kutu iki ya da üç maddeyi geçiyorsa bir sorun var demektir. Ya gerçekten kriz dönemindesin ya da önceki haftalarda ikinci kutuyu ihmal ettin, işler orada beklerken acil hale geldi.
- Önemli ama acil değil: takvime yaz. Kutuda bırakmak yetmez, gün ve saat vermen gerekir. Bir sonraki bölümün tamamı bu konuda.
- Acil ama önemli değil: küçült. Klasik matris burada "delege et" der. Ama tek başına çalışıyorsan, serbest çalışıyorsan ya da devredecek bir ekibin yoksa bu kutu boş kalır ve matris üç kutuya düşer. Birey için doğrusu şudur: küçült, toplulaştır, otomatikleştir ya da hayır de. E-postaları gün içine yaymak yerine günde iki kez toplu yanıtla. Tekrar eden bir işi hatırlatıcıya bağla. Sana ait olmayan istekleri geri çevir.
- Ne acil ne önemli: listeden sil. Bu maddeleri "belki bir gün" diye saklamak listeyi ağırlaştırır. Ayrı bir yere not et ve bugünün listesinden çıkar. Aklını boşaltmak için bir yer arıyorsan dijital ikinci beyin yaklaşımı işini görür.
Matris neden "Planla" kutusunda ölür?
Çünkü o kutudaki işlerin tarihi yoktur. Tarihi olmayan iş, ne kadar önemli olursa olsun, aciliyet hissi olan bir işle rekabet edemez.
Diş randevusu tam olarak böyle kaybolur. Üç haftadır listende duruyor, her gün görüyorsun, her gün onun yerine bir e-posta yanıtlıyorsun. E-posta kazanıyor çünkü bir insan bekliyor. Randevu kaybediyor çünkü kimse beklemiyor.
Bir işin gerçekten planlanmış sayılması için iki şey gerekir: bir gün ve bir saat. Kutuya yazılmış bir madde bir niyettir, takvimde yer kaplayan bir madde ise bir karardır.
Pratikte şöyle yaparsın:
- İkinci kutudaki her maddeye bir gün ver. "Bu hafta" yeterli değil, "perşembe" olmalı. Belirsiz zaman, ertelemenin en sevdiği yerdir.
- Sonra o güne bir saat aralığı ayır. Örneğin bütçe kontrolünü perşembe 20.00-20.30 aralığına koyarsın. Önemli işleri gerçek zaman aralıklarına yerleştirmenin yöntemini time blocking rehberimizde adım adım anlattık.
- Tekrar edenleri tek tek yazma. Aylık bütçe kontrolü her ay tekrar eden bir iştir. Onu tekrarlayan bir etkinliğe dönüştürüp hatırlatmasını kur, her ay yeniden karar vermek zorunda kalma. Nasıl kurulacağı tekrarlayan etkinlikler ve hatırlatıcılar yazımızda duruyor.
Bu düzenin asıl faydası şu: ikinci kutuya takvimde düzenli olarak yer açtığında, birinci kutu kendiliğinden küçülür. Çünkü krizlerin çoğu, zamanında ilgilenilmemiş önemli işlerin gecikmiş halidir.
10 dakikada kendi matrisini kur
Matrisi kurmak için özel bir güne ihtiyacın yok. Akşam on dakikan yeterli.
- Aklındaki her işi tek bir listeye dök. Filtreleme yapma, sıralama yapma, sadece boşalt. Daha iyi bir liste kurmanın yollarını 25 yapılacaklar listesi fikri yazımızda topladık.
- Her maddeye aciliyet sorusunu sor. "Yarına bıraksam bugün ne olur?" Cevabı somut olanları işaretle.
- Her maddeye önem sorusunu sor. "Hiç yapmasam üç ay sonra ne değişir?" Cevabı anlamlı olanları işaretle.
- İki işarete göre kutulara dağıt. Bu adımı düşünmeden yap, işaretler kararı zaten vermiş olacak.
- İkinci kutudaki maddelere takvimde gün ve saat ver. Bu adımı atlarsan matris bir hafta içinde ölür.
- Dördüncü kutuyu sil. Bugünün listesinden çıkar, gitmesine izin ver.
Matrisi her gün baştan kurman gerekmez. Haftada bir kez, mesela pazar akşamı kurup hafta boyunca güncellemek çoğu insan için yeterlidir. Matrisi daha büyük bir düzenin parçası haline getirmek istersen kişisel üretkenlik sistemi rehberimiz iyi bir başlangıç noktası.
Pumpynotes ücretsiz. Listeni, takvimini ve notlarını tek bir çalışma alanında birleştirip ikinci kutudaki işlere bugün gerçek bir gün ve saat vermeye başla.
Sıkça Sorulan Sorular
Eisenhower matrisi nedir?
Eisenhower matrisi, işleri aciliyet ve önem olmak üzere iki eksene göre dört kutuya ayıran bir önceliklendirme yöntemidir. Kutular acil ve önemli, önemli ama acil değil, acil ama önemli değil, ne acil ne önemli şeklindedir. Amacı iş sayısını azaltmak değil, hangi işin bugünü hak ettiğini görünür kılmaktır.
Eisenhower matrisi nasıl uygulanır?
Önce aklındaki bütün işleri tek bir listeye dök. Sonra her maddeye iki soru sor: "Bunu yarına bıraksam bugün ne olur?" ve "Bunu hiç yapmasam üç ay sonra ne değişir?" İlk sorunun cevabı somutsa iş acildir, ikincisinin cevabı anlamlıysa önemlidir. İki cevaba göre maddeyi kutusuna yerleştir ve önemli ama acil olmayanlara takvimde gün ve saat ver.
Acil ile önemli arasındaki fark nedir?
Acil, tarihini genellikle başkasının belirlediği ve gecikirse bugün somut bir sonucu olan iştir. Önemli ise senin hedeflerine hizmet eden, ertelendiğinde bugün hiçbir şey olmayan ama aylar sonra pahalıya patlayan iştir. Aciliyeti bugüne bakarak, önemi aylara bakarak ölçersin.
Delege edecek kimsem yoksa üçüncü kutuyu ne yapmalıyım?
Klasik matris bu kutu için delege etmeyi önerir, ama tek başına çalışan biri için bu geçerli değildir. Bunun yerine küçült, toplulaştır, otomatikleştir ya da reddet. E-postaları gün içine yaymak yerine günde iki kez toplu yanıtlamak, tekrar eden işleri hatırlatıcıya bağlamak ve sana ait olmayan istekleri geri çevirmek aynı işi görür.
Eisenhower matrisi ile yapılacaklar listesi arasındaki fark nedir?
Yapılacaklar listesi ne yapman gerektiğini gösterir, Eisenhower matrisi ise hangisiyle başlaman gerektiğini. İkisi birbirinin alternatifi değildir: listeyle işleri toplarsın, matrisle sıraya koyarsın, takvimle de önemli olanlara gerçek bir zaman ayırırsın. Üçü birlikte kullanıldığında liste gerçekten ilerler.
Bizi takip edin
Daha fazla ipucu ve güncelleme için Instagram sayfamızı takip edebilirsin.