Bir toplantıdan çıkan işi ayrı bir yapılacaklar uygulamasına taşımana gerek yok. Pumpynotes'ta not zaten yazdığın yer; içine onay kutulu bir görev listesi ekleyip, o listeyi etiketle gruplayıp, durumla akışını takip edebilirsin. Yapılacaklar listenin neden hiç bitmediğini çoğu zaman çözen şey de tam olarak bu üçünü bir arada kullanmaktır.
Üç parça birbirinden bağımsız değil. Onay kutusu tek bir notun içindeki işleri tutar, etiket aynı işi farklı notlardan bir araya getirir, durum ise o işin hangi aşamada olduğunu gösterir. Aşağıda üçünü tek tek, sonra da gerçek bir örnekte birlikte nasıl kullanacağını anlatıyoruz.
Kısa cevap: notların içinde görev sistemi nasıl kurulur?
Bir notun içine / yazıp Yapılacaklar Listesi'ni seçersin, işleri onay kutusu olarak sıralarsın. Aynı işi başka notlardan da bulabilmek için nota bir etiket eklersin. İşin hangi aşamada olduğunu göstermek için de nota Yapılacak, Devam ediyor, Beklemede, Tamamlandı durumlarından birini verirsin.
Onay kutusu tek bir listenin içindeki maddeleri, etiket ve durum ise notların kendisini işaretler. Bu yüzden ikisi bir arada kullanılır: küçük, tek seferlik bir iş için yalnızca onay kutusu yeter; üzerinde günlerce çalıştığın bir iş için etiket ve durum da gerekir.
Notunun içine yapılacaklar listesi eklemek
Bir notun içinde yeni bir satırda "/" yazman yeterli. Karşına çıkan seçeneklerden Yapılacaklar Listesi'ni seçtiğinde, her satırın başında işaretleyebileceğin bir onay kutusu belirir.
Bu, uzun bir toplantı ya da günlük not için en pratik kullanımdır: konuşma sırasında yakaladığın işleri madde madde yazarsın, iş bittikçe kutusunu işaretlersin. İşaretlenen madde üstü çizili görünür ama silinmez; hangi işi ne zaman bitirdiğini not içinde görmeye devam edersin.
Bir işin altına başka bir iş bağlıysa, o maddeyi girintileyerek üstündeki maddenin altına alabilirsin. Böylece tek bir görev, kendi alt adımlarıyla birlikte tek bir blokta durur.
Etiketlerle aynı işi farklı notlardan toplamak
Onay kutusu bir notun içinde kalır. Ama bir proje genelde tek bir notta yaşamaz: bir toplantı notunda, bir plan notunda, bir fikir notunda aynı işe dair maddeler birikir. Bunları bir araya getiren şey etikettir.
Bir notun Etiketler bölümünden Etiket ekle dersin ve o notu ait olduğu projeye, kişiye ya da konuya göre etiketlersin. Sonra notlar sayfasının üstündeki Etiket filtresinden o etiketi seçtiğinde, farklı günlerde farklı amaçlarla yazdığın ama aynı işe ait bütün notlar bir arada karşına gelir.
Etiketi tarih olarak kullanmamak önemli: tarihi zaten not kendisi tutuyor. Etiket, notun hangi işe ait olduğunu söylemeli; "Eylül" değil "Web sitesi yenileme" gibi.
Durumla işin aşamasını takip etmek
Onay kutusu bir listenin içindeki maddeleri işaretler, ama notun kendisi tamamlandı mı, henüz başlanmadı mı, bunu göstermez. Bunun için not bir durum taşır: Yapılacak, Devam ediyor, Beklemede, Tamamlandı.
Bir notu açtığında durumunu değiştirirsin; notlar sayfasında her notun yanında rengiyle birlikte durumu görünür. Böylece tek tek notları açmadan, hangi işin beklemede kaldığını, hangisinin hâlâ devam ettiğini bir bakışta görürsün. Etiket filtresinin yanındaki Durum filtresinden de yalnızca belli bir aşamadaki notları listeleyebilirsin; örneğin yalnız beklemede olan işleri görmek istediğinde.
Varsayılan dört durum çoğu iş için yeterli, ama kendi akışına göre yeni durumlar da ekleyebilirsin; bunu Durumları yönet ile yaparsın.
Üçünü birlikte kullanmak: bir örnek
Haftalık bir web sitesi güncellemesi düşün. Pazartesi toplantısında çıkan işleri şöyle notlarsın:
- Toplantı notunun içine
/ile bir Yapılacaklar Listesi eklersin: "Anasayfa görselini değiştir", "Fiyat sayfasını güncelle", "SSS bölümüne iki soru ekle". - Notu Web Sitesi Yenileme etiketiyle etiketlersin. Hafta boyunca bu işle ilgili başka notlar açtığında (bir tasarım notu, bir metin taslağı) onlara da aynı etiketi verirsin.
- Notun durumunu Devam ediyor yaparsın. Hafta ortasında bir onay beklediğin için Beklemede'ye çekersin, onay gelince tekrar Devam ediyor'a alırsın, iş bitince Tamamlandı yaparsın.
- Cuma günü notlar sayfasında Web Sitesi Yenileme etiketini filtrelediğinde, o haftaki bütün notları bir arada görür, durumlarına bakarak neyin kaldığını anlarsın.
Toplantı notunu doğrudan takvimindeki etkinliğe de bağlayabilirsin; etkinliği açtığında bu görev listesini yanında bulursun. Bu bağlantıyı ve notların yapısını blok editör ve bağlantılı sayfalar yazımızda daha ayrıntılı anlattık.
Notlarını bu şekilde takvimin ve bütçenle aynı sisteme bağlamayı kişisel üretkenlik sistemi yazımızda daha geniş anlattık.
Pumpynotes ücretsiz. Notlarını, takvimini ve bütçeni tek bir çalışma alanında birleştirip yapılacaklarını takvimindeki, notlarındaki ve bütçendeki her şeyle aynı yerde tutabilirsin.
Sıkça Sorulan Sorular
Yapılacaklar listesi ayrı bir sayfada mı olmalı, yoksa notun içinde mi kalmalı?
İkisi de mümkün, seçim işin büyüklüğüne bağlı. Küçük ve tek seferlik bir iş için notun içine eklediğin onay kutulu liste yeterlidir. Günlerce süren, birden fazla notu ilgilendiren bir proje için ise notları etiketleyip durumla takip etmek daha pratik olur; ayrı bir sayfa açmana gerek kalmaz.
Bir nota kaç etiket ekleyebilirim?
Bir notu birden fazla etiketle işaretleyebilirsin, günlük kullanımda bir sınıra takılmazsın; not başına teknik üst sınır 50 etikettir. Aynı not hem bir projeye hem bir kişiye hem de bir konuya ait olabilir, üçünü de etiket olarak ekleyip her filtreden bulabilirsin.
Durumları kendime göre değiştirebilir miyim?
Evet. Varsayılan Yapılacak, Devam ediyor, Beklemede, Tamamlandı durumlarının yanına Durumları yönet ile kendi akışına uyan yeni durumlar ekleyebilirsin.
İşaretlediğim bir madde silinir mi?
Hayır. Onay kutusunu işaretlediğinde madde üstü çizili görünür ama yerinde kalır; hangi işi ne zaman bitirdiğini not içinde görmeye devam edersin. İstersen daha sonra elle silebilirsin.
Bu özellik ücretsiz planda da var mı?
Evet. Onay kutulu görev listesi, etiketler ve durum alanı bütün planlarda açık; ekstra bir yükseltme gerekmez.
Bizi takip edin
Daha fazla ipucu ve güncelleme için Instagram sayfamızı takip edebilirsin.
