Um checklist (lista de verificação) é uma lista curta em que você escreve, em ordem, os passos que não pode esquecer numa tarefa que se repete. Fazer a mala, a última conferida antes de sair de casa ou os pagamentos do fim do mês: em vez de pensar em tudo do zero toda vez, você olha a lista e vai marcando um por um. Assim você tem menos coisas para guardar na cabeça e menos chance de pular um passo.
Um bom checklist não precisa ser longo. Na maioria das vezes, de cinco a dez itens bastam. A seguir você vê o que é um checklist, como fazer um em 5 passos e, no final, 20 exemplos para adaptar à sua vida.
O que é um checklist?
Checklist é uma palavra em inglês; em português também se diz lista de verificação. É a lista dos passos que precisam ser conferidos para fazer uma tarefa de forma certa e completa. No Brasil as duas expressões são usadas com o mesmo sentido. Pilotos de avião antes da decolagem e equipes cirúrgicas antes de uma operação usam checklists há anos. O motivo é simples: até uma pessoa experiente pode pular um passo que conhece bem quando está ocupada ou cansada.
Checklist e lista de tarefas costumam ser confundidos, mas têm funções diferentes:
- A lista de tarefas reúne coisas que se fazem uma vez só. Itens como "retirar a encomenda" ou "ligar para a mãe" são feitos uma vez, e a lista muda todo dia.
- O checklist descreve um processo que se repete. A mesma lista volta a ser usada em toda viagem, em toda mudança ou em todo fim de mês.
Se a sua lista de tarefas está dando trabalho, dê uma olhada no nosso artigo sobre por que a lista de tarefas nunca acaba. Este artigo é sobre as tarefas que se repetem.
Para que serve um checklist?
- Tira o peso da sua memória. Em vez de lembrar dos passos, você só se concentra em fazê-los. Isso faz diferença principalmente quando você está cansado ou com pressa.
- Evita passos esquecidos. Se conferir o passaporte, o carregador ou o fogão está escrito na lista, você lembra mesmo saindo correndo.
- Facilita passar a tarefa para outra pessoa. Quando você deixa uma tarefa com alguém, pode entregar o checklist junto. A pessoa vê em poucos itens o que você aprendeu com a experiência.
- Melhora com o tempo. Depois de cada uso, você acrescenta o que faltou e tira o que sobrou.
Como fazer um checklist em 5 passos
- Escreva o objetivo e o ponto final. Algo como "mala de viagem pronta" ou "pronto para sair de casa". Saber quando a lista termina ajuda a decidir quais itens são realmente necessários.
- Coloque todos os passos no papel uma vez. Você pode anotar tudo o que vier à cabeça, em qualquer ordem. Um jeito fácil é anotar os passos na próxima vez que fizer a tarefa; o processo real costuma ser um pouco diferente do que você lembra.
- Fique só com o essencial e com o que se esquece fácil. Você pode tirar o que já faz de qualquer jeito, como "abrir a porta". Devem ficar os passos que causam problema quando pulados e que são esquecidos com facilidade. Quanto mais curta a lista, maior a chance de você usar.
- Escreva cada item curto e fácil de conferir. Itens que começam com um verbo e descrevem uma única ação funcionam melhor, como "Colocar o passaporte na bolsa". Um item vago como "Resolver a papelada" fica sem marcar, porque nunca fica claro quando está feito. Em listas de coisas para levar, o nome do objeto basta.
- Use e atualize toda vez. A lista não precisa ficar perfeita logo na primeira vez. Depois de cada uso, você pode tirar um minuto para acrescentar o que faltou e apagar o item que nunca marcou.
Mais uma dica: para um processo longo, você pode dividir a lista em seções. Dividir a lista da mudança em "um mês antes", "uma semana antes" e "dia da mudança", por exemplo, faz você olhar só os itens daquele momento.
20 exemplos de checklist
As listas abaixo são um ponto de partida. Você pode tirar o que não combina com a sua vida e acrescentar o que é só seu.
Casa e dia a dia
1. Antes de sair de casa
- Fogão e forno desligados
- Janelas fechadas
- Chaves, carteira e celular comigo
- Levar o lixo para fora
2. Fechamento da noite
- Definir a primeira tarefa de amanhã
- Arrumar a bolsa
- Colocar a louça na lava-louças
- Pôr o celular para carregar
3. Cuidados semanais com a casa
- Lavar e guardar as roupas
- Tirar da geladeira o que passou da validade
- Limpar o banheiro e a cozinha
- Escrever a lista de mercado da semana que vem
4. Antes das visitas chegarem
- Toalha e chinelo para visitas prontos
- Papel higiênico e sabonete extras no banheiro
- Petiscos e bebidas prontos
- Arejar a sala
5. Antes de ficar muito tempo fora de casa
- Consumir ou doar alimentos perecíveis
- Combinar com alguém para regar as plantas
- Tirar da tomada o que não precisa ficar ligado
- Fechar o registro geral de água e o gás
Viagem
6. Mala de viagem
- RG ou passaporte
- Carregadores e adaptador
- Remédios
- Roupa íntima e meias suficientes
- Nécessaire
7. Antes de um voo
- Fazer o check-in online
- Salvar o cartão de embarque no celular
- Conferir o limite de peso da bagagem
- Definir a hora de sair para o aeroporto
8. Antes de viajar para o exterior
- Conferir a validade do passaporte
- Ver se precisa de visto
- Ativar um plano internacional no celular
- Garantir que o cartão está liberado para uso no exterior
Trabalho e estudos
9. Antes de uma reunião
- Compartilhar a pauta
- Abrir os arquivos necessários
- Testar a conexão e o áudio
- Preparar onde anotar as decisões
10. Depois de uma reunião
- Anotar as decisões tomadas
- Definir responsável e prazo para cada tarefa
- Compartilhar a nota com os participantes
11. Primeira semana num emprego novo
- Pegar os acessos das contas
- Conhecer os colegas de equipe
- Conversar com a liderança sobre as metas da primeira semana
- Conhecer os arquivos e pastas mais usados
12. Último dia útil da semana
- Revisar o que foi concluído na semana
- Passar o que ficou pela metade para a semana que vem
- Organizar a caixa de entrada
- Escolher as três primeiras tarefas da próxima semana
13. A noite antes de uma prova
- Documento e comprovante de inscrição na mochila
- Caneta, borracha e calculadora se precisar
- Conferir como chegar ao local da prova
- Dormir cedo
14. Antes de enviar uma candidatura
- Ajustar o currículo para a vaga
- Conferir o nome da empresa na carta de apresentação
- Salvar o arquivo em PDF com seu nome e sobrenome
- Anotar a data da candidatura
Dinheiro e documentos
15. Revisão do dinheiro no fim do mês
- Conferir os pagamentos que entraram e saíram
- Analisar a fatura do cartão de crédito
- Transferir o valor separado para a poupança
- Revisar as assinaturas que você não usa
16. Dia de pagar contas
- Luz, água, gás
- Internet e telefone
- Aluguel ou condomínio
- Salvar os comprovantes numa pasta
17. Documentos de fim de ano
- Juntar as garantias numa pasta
- Listar os documentos que vão vencer
- Fazer cópias digitais dos documentos importantes
- Conferir as datas de renovação dos seguros
Datas especiais e projetos
18. Preparar um aniversário
- Fazer a lista de convidados
- Fechar o local ou a data
- Combinar o bolo e os petiscos
- Comprar o presente
19. Dia da mudança
- Fotografar a leitura dos medidores
- Pegar todas as chaves
- Conferir se as caixas com itens frágeis vão por último
- Colocar o que vai precisar na primeira noite numa bolsa separada
20. Sair com o bebê
- Fraldas e lenços umedecidos
- Roupa reserva
- Leite ou lanchinho
- Água e mamadeira
Se você procura ideias para tarefas pontuais, no nosso artigo de ideias para lista de tarefas você encontra itens de várias áreas da vida.
Erros comuns ao fazer um checklist
- Escrever tudo. Ler uma lista longa de cima a baixo toda vez fica cansativo. Tirar os passos que você nunca esquece deixa o resto mais fácil de ler.
- Itens vagos. "Se preparar" não dá para marcar. Você pode transformar o item numa ação concreta, como "Baixar a apresentação no notebook".
- Escrever a lista uma vez e esquecer. Os processos mudam; se a lista fica igual, ela envelhece e depois de um tempo você deixa de confiar nela. Uma pequena atualização a cada uso basta.
- Guardar a lista num lugar difícil de achar. Um checklist é mais fácil de usar quando está à mão enquanto você trabalha. Ter a lista no celular ou num app que você abre todo dia aumenta a chance de usá-la.
Como fazer um checklist no Pumpynotes
No Pumpynotes, cada checklist pode ser uma nota:
- Adicione uma lista com caixas de seleção. Basta abrir uma nota nova, digitar
/numa linha vazia e escolher Lista de tarefas. Uma caixa de seleção aparece no começo de cada item. O item marcado aparece riscado, mas não é apagado. - Divida listas longas em seções. Você pode adicionar um Bloco expansível, escrever o nome da seção no título dele, por exemplo "Uma semana antes", e colocar os itens dentro do bloco. Como cada seção abre e fecha separadamente, só a seção que você está usando fica aberta.
- Mantenha uma lista-mestra limpa e duplique. Para um checklist que se repete, você pode preparar uma nota-mestra com todos os itens desmarcados. Na hora de usar, basta escolher Duplicar no menu da nota. A cópia abre com todos os itens da lista-mestra e com "(cópia)" no fim do nome. Você marca na cópia, e a lista-mestra fica limpa para a próxima vez.
- Junte todas as listas com uma tag. Se você der a mesma tag às suas notas de checklist, pode ver todas juntas com o filtro Tag na página de notas.
Explicamos em detalhes como usar juntos as caixas de seleção, as tags e o status da nota no nosso guia de lista de tarefas dentro das suas notas.
O Pumpynotes é gratuito. Reúna suas notas, sua agenda e suas listas num só espaço de trabalho e faça hoje o seu primeiro checklist.
Perguntas frequentes
O que é checklist?
Checklist quer dizer lista de verificação. É uma lista curta dos passos que precisam ser conferidos para concluir uma tarefa que se repete. Para coisas como a mala de viagem, os pagamentos do fim do mês ou a última conferida antes de sair de casa, a mesma lista é usada toda vez e os itens são marcados um por um.
Qual a diferença entre checklist e lista de tarefas?
A lista de tarefas reúne coisas de uma vez só e muda todo dia. O checklist descreve um processo que se repete e é usado várias vezes do mesmo jeito. A lista de tarefas responde "o que vou fazer?"; o checklist responde "esqueci alguma coisa?".
Quantos itens um checklist deve ter?
Não existe um número fixo, mas de cinco a dez itens bastam para a maioria das tarefas. Quanto mais longa a lista, mais difícil é ler. Para um processo longo, dividir a lista em seções mantém cada seção curta.
Como escrever os itens de um checklist?
Marcar fica mais fácil quando cada item descreve uma única ação concreta e, se possível, começa com um verbo. "Colocar o passaporte na bolsa" dá para marcar; "resolver a papelada" pode ficar sem marcar porque nunca fica claro quando está feito.
É melhor ter o checklist no papel ou no digital?
Os dois funcionam; o importante é ter a lista à mão enquanto você trabalha. Para listas que se repetem, uma nota digital pode ser mais prática, porque você copia e atualiza a lista em vez de escrever tudo do zero toda vez.
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