Organizar o dia é responder uma única vez, antes de começar, à pergunta "o que eu vou fazer hoje, e quando?". Um bom planejamento diário fica pronto em dez minutos, dá um horário de verdade para a única tarefa importante do dia e deixa espaço para os imprevistos.
Provavelmente você conhece a cena: pega o café, olha a lista e vê doze itens. Resolve dar só uma olhada no e-mail, aí chega uma mensagem e, de repente, já é meio-dia e o primeiro item da lista continua lá.
Isso não é falta de força de vontade, é um problema de como o plano é montado. Sua lista diz o que fazer, mas não diz quando, e o dia preenche esse espaço com o trabalho dos outros. Neste guia você encontra uma rotina para montar em dez minutos toda manhã, um dia de exemplo planejado hora a hora e um jeito de reorganizar o dia quando o plano quebra.
O que é um plano do dia, e o que ele não é?
Um plano do dia é escolher as tarefas do dia e dar a cada uma um horário de verdade. O resultado não é uma lista, e sim um pequeno calendário com horários definidos.
Ele costuma ser confundido com duas coisas:
- Não é lista de tarefas. A lista junta todas as tarefas; o plano do dia escolhe as que cabem hoje. Se você procura ideias para montar a lista em si, vale dar uma olhada nas nossas 25 ideias de lista de tarefas.
- Não é plano semanal. O plano semanal decide qual tarefa cai em qual dia; o plano do dia organiza as horas daquele dia. O plano semanal monta a estrutura e o plano do dia a preenche. Para montar a estrutura, você pode ver a nossa rotina de planejamento semanal.
O benefício é simples: quando o dia começa, você pode parar de decidir e simplesmente fazer. A pergunta "e agora, o que eu faço?" aparece várias vezes ao longo do dia, e a cada vez quebra a sua concentração. Se você responder uma vez de manhã, não vai precisar fazer essa pergunta de novo o dia todo.
Por que o plano do dia desmorona antes do meio-dia?
A maioria dos planos diários falha por um de quatro motivos, e os quatro nascem de manhã, enquanto o plano está sendo escrito.
- A lista é maior que o dia. Você anota doze itens, mas talvez tenha só três horas livres. O plano é impossível antes mesmo de começar e, à noite, o que ficou por fazer pesa mais do que o que você fez.
- Os itens não têm horário. "Escrever o relatório" é uma intenção; "das 10h às 11h30, escrever o relatório" é uma decisão. A tarefa sem horário perde para tudo o que tem horário: a reunião, a ligação, a mensagem que acabou de chegar.
- O dia começa com a agenda dos outros. Se a primeira meia hora vai para o e-mail, são os outros que definem o rumo do seu dia. As horas mais descansadas da manhã vão para as urgências deles.
- O dia não tem hora para acabar. Um dia sem hora para acabar nunca termina de verdade; você só para quando cansa. E o que ficou pela metade aumenta em silêncio a lista de amanhã.
Os quatro têm algo em comum: o plano não encosta nas horas reais do dia. A rotina abaixo corrige exatamente isso.
A rotina de 10 minutos pela manhã: organize o dia em 5 passos
Você pode fazer essa rotina antes de abrir o e-mail. Uma folha de papel ou um calendário bastam, e tudo leva dez minutos.
1. Veja os compromissos fixos do dia (1 minuto). Comece pelo que você não escolheu: reuniões, consultas, aulas, deslocamento, a hora de buscar as crianças na escola. A ideia é ver quantas horas realmente sobram hoje. Se você trabalha oito horas e passa quatro em reuniões, o tempo que dá para planejar não são quatro horas, e sim, com as transições, talvez três.
2. Escolha a única tarefa que precisa sair (2 minutos). Pergunte a si mesmo: "Se eu só pudesse fazer uma coisa hoje, qual seria?". Essa é a tarefa principal do dia. Você pode acrescentar duas tarefas pequenas e rápidas; mais do que isso sobrecarrega o dia. Se você não consegue decidir qual tarefa vem primeiro, as duas perguntas da matriz de Eisenhower ajudam a fazer essa escolha em segundos.
3. Dê um horário para cada tarefa (3 minutos). Você pode colocar a tarefa principal nas suas horas mais produtivas. Para muita gente, são as primeiras horas da manhã. As tarefas pequenas podem ir entre reuniões ou para a tarde. A versão detalhada desse passo está no nosso guia de time blocking.
4. Deixe uma folga (1 minuto). Recomendamos deixar livre pelo menos um quarto do tempo planejado. Toda tarefa leva um pouco mais do que o previsto, e sempre aparece uma ligação ou uma pergunta inesperada no meio do caminho. Sem folga, o primeiro imprevisto empurra o dia inteiro.
5. Defina a hora de encerrar (1 minuto). Você pode decidir logo de manhã quando o dia termina e anotar isso também no calendário. A hora de encerrar protege a sua noite e ajuda a manter as tarefas do dia num tamanho realista.
Os dois minutos que sobram você pode usar para dar uma última olhada no plano: cabe tudo mesmo no dia de hoje? Se não couber, você pode passar uma das tarefas pequenas para amanhã. Assim, à noite, ao olhar a lista, você vê um dia concluído, e não um dia pela metade.
Exemplo: um dia planejado hora a hora
A rotina é fácil de entender; ver como ela fica na prática ensina mais. Essa pessoa trabalha em escritório e tem duas reuniões hoje.
A tarefa principal do dia: terminar e enviar a proposta para o cliente. As duas tarefas pequenas ao lado: marcar o dentista e pagar o aluguel.
- 8h50 às 9h. O plano da manhã de dez minutos. O e-mail continua fechado.
- 9h às 11h. Proposta para o cliente. As duas horas mais produtivas do dia vão para a tarefa principal, com as notificações silenciadas.
- 11h às 11h30. E-mails e mensagens. Tudo o que se acumulou de manhã é respondido de uma vez.
- 11h30 às 12h30. Reunião de equipe (fixa).
- 12h30 às 13h30. Almoço.
- 13h30 às 14h. As duas tarefas pequenas: ligar para o dentista e pagar o aluguel. Cada uma leva quinze minutos e, juntas, não se espalham pelo dia.
- 14h às 15h. Reunião com o cliente (fixa).
- 15h às 16h. Folga. Se a proposta passar do tempo, ela vem para cá; se não, aqui entra o que for surgindo.
- 16h às 17h40. Tarefas que surgiram ao longo do dia, respostas rápidas.
- 17h40 às 17h45. O fechamento do dia de três minutos: as tarefas concluídas são marcadas e a tarefa principal de amanhã é anotada.
- 17h45. Fim do expediente.
Duas coisas chamam a atenção nesse dia. Primeiro, o começo do dia vai para a tarefa principal, não para o e-mail. Segundo, a hora livre das 15h e o bloco da tarde para o que surgir reservam juntos mais de um quarto do dia para os imprevistos. Se a proposta levar três horas em vez de duas, o dia continua de pé.
Fechamento do dia: prepare o amanhã em 3 minutos
A parte mais esquecida de organizar o dia não é a manhã, e sim o fim da tarde. Os três minutos que você dedica a fechar o dia já deixam tomada a decisão mais difícil da manhã seguinte.
Três passos curtos:
- Marque o que você concluiu. Ver o que você fez ao longo do dia é o jeito mais rápido de saber quanto você realmente avançou.
- Decida o que fazer com o que ficou pendente. Uma pergunta só para cada item: vai para amanhã, para outro dia ou não é mais necessário? Uma tarefa sem decisão cai em silêncio na lista do dia seguinte e vira um dos motivos pelos quais a sua lista de tarefas nunca acaba.
- Anote já a tarefa principal de amanhã. Quando você for planejar de manhã, a primeira decisão já vai estar tomada e dá para ir direto aos horários.
Esse fechamento tem mais uma vantagem: você fecha o trabalho também na cabeça. À noite não vem aquele "será que esqueci alguma coisa?", porque tudo o que poderia escapar já tem um lugar no plano de amanhã.
O que fazer se o plano quebrar no meio do dia?
Todo plano quebra em algum momento, e isso é perfeitamente normal. A regra que funciona aqui é: reorganizar o plano em vez de jogá-lo fora. Com dois minutos você pode remontar o resto do dia.
- Uma tarefa demorou mais. Você pode movê-la para a folga que você deixou. Foi justamente para este momento que você a reservou de manhã.
- Surgiu algo urgente que levou duas horas. Você pode olhar as horas que sobram e passar uma das tarefas pequenas para amanhã. Basta tentar proteger a tarefa principal, nem que seja numa versão mais curta.
- O dia tomou um rumo completamente diferente. Nesses dias, não precisa tentar salvar o dia inteiro. Você pode escolher o menor passo da tarefa principal, dar trinta minutos a ele e passar o resto para amanhã no fechamento do dia.
Se a mesma tarefa principal fica pela metade três dias seguidos, o problema não é você, e sim o tamanho da tarefa. Ela provavelmente é grande demais para caber num dia só. Você pode dividi-la em duas ou três partes e distribuí-las por dias diferentes da semana.
Onde guardar o plano do dia?
Papel funciona, aplicativo também. O que importa são duas coisas: ver o plano do dia num relance e manter as tarefas junto com os horários. Se as suas tarefas ficam num lugar e as reuniões em outro, você precisa juntar as duas coisas na cabeça toda manhã.
No Pumpynotes, o seu plano do dia vive em dois lugares:
- Agenda de hoje na página Resumo. Quando você abre a página Resumo, os eventos de hoje aparecem numa lista com os horários. Você pode dar baixa no que já terminou marcando a caixinha ao lado. Essa seção vem ativada por padrão e aparece em todos os planos, inclusive no plano gratuito.
- A visualização Semana do Calendário. No computador, você vê as horas do dia como uma grade. Você pode clicar numa hora livre para adicionar um evento naquele horário, arrastar uma tarefa para outra hora e puxar a borda de baixo para aumentar a duração. Quando o plano quebra no meio do dia, reorganizar é rápido assim.
Para tarefas que se repetem com regularidade (a academia, uma reunião semanal, o dia de vencimento de uma conta), você pode criar o evento uma única vez como recorrente. Assim não precisa escrevê-las de novo no plano da manhã. Explicamos como configurar no nosso artigo sobre eventos recorrentes e lembretes. As tarefas pequenas sem horário podem ficar numa nota com caixas de seleção; mostramos como no nosso artigo sobre a lista de tarefas dentro das suas notas.
O Pumpynotes é gratuito. Você pode juntar seu calendário, suas notas e seu orçamento em um único espaço de trabalho e começar hoje à noite a dar um horário de verdade para a tarefa principal de amanhã.
Perguntas frequentes
Como organizar o dia?
Primeiro você olha os compromissos fixos do dia: reuniões, consultas, deslocamento. Depois escolhe a única tarefa que precisa sair, acrescenta no máximo duas tarefas pequenas e dá a cada uma um horário de verdade. Você deixa livre pelo menos um quarto do tempo planejado e define a hora de encerrar o dia. Esses cinco passos levam cerca de dez minutos.
É melhor organizar o dia de manhã ou à noite?
Os dois juntos funcionam melhor. À noite, um fechamento de três minutos permite decidir o que fazer com o que ficou pendente e anotar a tarefa principal de amanhã. De manhã, em dez minutos você dá um horário para essa tarefa e para as outras. Se só der tempo para um dos dois, recomendamos a manhã, porque é quando você enxerga melhor os compromissos fixos do dia.
Quantas tarefas deve ter um plano do dia?
Uma tarefa principal e no máximo duas pequenas é um bom começo. Reuniões e outros compromissos fixos já estão no calendário. Se metade da lista sobra todo dia, o problema não é o seu ritmo, e sim a quantidade: você pode testar uma semana só com a tarefa principal e uma tarefa pequena.
Qual é a diferença entre plano do dia e lista de tarefas?
A lista de tarefas junta tudo o que precisa ser feito e diz o que fazer. O plano do dia escolhe o que cabe hoje e diz quando fazer. A lista é um estoque; o plano do dia é a pequena parte desse estoque reservada para hoje.
O que eu faço se o meu plano quebrar no meio do dia?
Em vez de jogar o plano fora, você pode reorganizá-lo em dois minutos. Dá para mover a tarefa que demorou mais para a folga e, se algo urgente tomou o seu tempo, passar uma das tarefas pequenas para amanhã. Se o dia desandou de vez, basta dar trinta minutos ao menor passo da tarefa principal; o resto pode ir para amanhã no fechamento do dia.
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