A regra 1-3-5 é planejar no máximo 1 tarefa grande, 3 médias e 5 pequenas para um dia. São nove itens no total, mas a ideia central não é a quantidade e sim o tamanho: você sabe desde o começo quanto espaço cada tarefa vai ocupar no dia, e a sua lista cabe nele.
Provavelmente você também começa a manhã com uma lista de quinze itens e, à noite, copia metade dela para o dia seguinte. Isso não é falta de disciplina, é uma lista sem limite nenhum. A regra 1-3-5 coloca esse limite e faz você escolher na noite anterior.
O que é a regra 1-3-5?
A regra 1-3-5 é um método de planejamento que divide a lista de tarefas do dia em três níveis, de acordo com o tamanho de cada tarefa. Popularizado por Alex Cavoulacos, uma das fundadoras do site de carreira The Muse, o método troca a pergunta "o que vou fazer hoje" por "o que cabe no meu dia hoje".
Cada nível guarda um tipo diferente de tarefa:
- 1 tarefa grande: a tarefa principal do dia. Aquela que, quando termina, te deixa dizer "hoje eu terminei alguma coisa". Pede foco e costuma levar de 1h30 a 3 horas. O primeiro rascunho de um relatório, a preparação de uma apresentação, aquela inscrição que você vem adiando.
- 3 tarefas médias: levam de meia hora a uma hora, exigem pensar, mas terminam de uma vez só. Preparar-se para uma reunião, revisar uma proposta, conferir o orçamento da semana.
- 5 tarefas pequenas: terminam em menos de quinze minutos. Responder um e-mail, marcar uma consulta, pagar um boleto, compartilhar um arquivo.
Nove itens podem parecer muita coisa à primeira vista. Mas as cinco pequenas não passam de uma hora somadas, e o peso da lista fica com a tarefa grande e as três médias. Assim a regra deixa o dia cheio e, ao mesmo tempo, possível de terminar.
Por que a regra 1-3-5 funciona?
A força do método está em transformar uma lista sem fim em um plano com limite. A maioria das listas nunca acaba porque ninguém olha para o tamanho do que entra nelas.
- Obriga você a escolher. Se só cabe uma tarefa grande, você precisa decidir qual delas importa de verdade hoje. Quando essa decisão é tomada à noite e não de manhã, o dia começa mais claro.
- Protege a tarefa grande. As tarefas pequenas acabam rápido e dão a sensação de estar ocupado. Sem limite, o dia se enche delas e a tarefa principal fica de novo para amanhã.
- Coloca um teto nas tarefas pequenas. Mais de cinco tarefas pequenas viram uma lista de interrupções que picota o dia. A sexta pode ficar para amanhã.
- Deixa o fim do dia mensurável. À noite basta olhar: "a tarefa grande saiu? quantas médias terminei?". Você vê em que nível os itens pendentes travaram e monta o dia seguinte com base nisso.
Como medir o tamanho das tarefas?
A única parte difícil da regra é decidir se uma tarefa é grande ou média. O mais seguro é fazer isso pelo tempo, não pela intuição.
Você pode anotar ao lado de cada item o tempo estimado. O que leva menos de 15 minutos é pequeno, o que fica entre 30 e 60 minutos é médio e o que passa de uma hora e meia vai para o nível grande. As tarefas que ficam no meio do caminho vão melhor no nível de cima, porque quase sempre demoram mais do que a gente estima.
Vale ficar atento a uma armadilha: alguns itens parecem tarefa grande, mas na verdade são projetos. "Renovar o site" não termina em um dia, então não é uma tarefa grande. Você pode reduzi-lo ao primeiro passo possível hoje, como "escrever o texto da página inicial". O nome do projeto fica em uma nota, não na lista; na lista entra só a parte de hoje.
Exemplo: um dia montado com a regra 1-3-5
A lista que uma designer freelancer monta na noite de segunda para a terça pode ser assim:
1 tarefa grande
- Terminar o primeiro rascunho da apresentação do cliente (2h30)
3 tarefas médias
- Fazer o cálculo de preço da nova proposta (45 minutos)
- Preparar a pauta da reunião de quinta (30 minutos)
- Conferir os gastos deste mês por categoria (40 minutos)
5 tarefas pequenas
- Responder o e-mail de revisão que chegou da agência
- Marcar consulta no dentista
- Pagar a conta de luz
- Compartilhar o arquivo da apresentação com um colega
- Confirmar o horário de entrega da encomenda de amanhã
O tempo total passa um pouco de cinco horas. Em um dia de trabalho de oito horas, o restante fica para reuniões, pausas e imprevistos. Como a lista foi montada de acordo com a capacidade real do dia, ela pode fechar a noite concluída.
Aplique a regra 1-3-5 em 5 passos
O mais produtivo é montar a lista na noite anterior. Assim você reserva as horas da manhã, quando a cabeça está mais clara, para a tarefa grande e não para escolher.
- Despeje tudo o que está na sua cabeça. Primeiro escreva todas as tarefas em um lugar só, sem pensar no tamanho. Essa lista pode ser longa; o objetivo é esvaziar a cabeça.
- Anote um tempo para cada item. Pelo tempo estimado, marque cada item como grande, médio ou pequeno. O que não termina em um dia, reduza ao primeiro passo.
- Escolha a tarefa grande. Escolha uma só: aquela que, quando terminar, vai te dar a sensação de que o dia valeu. Se ficou em dúvida entre duas, escolha a de prazo mais próximo. Se não consegue decidir qual é mais importante, a matriz de Eisenhower facilita essa escolha.
- Preencha as médias e as pequenas. Escolha três tarefas médias e cinco pequenas. Os itens que sobraram não são apagados, eles esperam na lista principal e você os avalia de novo amanhã à noite.
- Dê um horário para a tarefa grande. Coloque a tarefa grande em um intervalo de horário real na sua agenda. Tarefa grande sem horário se perde no meio das pequenas. Você encontra o passo a passo no nosso guia de time blocking.
Na noite seguinte, basta reservar cinco minutos para olhar a lista. Marque o que terminou, devolva o que ficou para a lista principal e escolha os nove itens do novo dia.
E se a regra não combinar com você?
O 1-3-5 não é uma fórmula, é um ponto de partida. Você pode mudar os números conforme a estrutura do dia muda; o importante é manter os níveis.
- Dias de reunião: se a sua agenda tem três ou quatro horas de reunião, monte um 1-2-3 em vez do 1-3-5. Continue protegendo a tarefa grande, mas encurte a duração dela.
- Dias cheios de interrupção: se o dia é picotado o tempo todo, deixe a tarefa grande de lado e siga com um 0-3-5. Leve a tarefa grande para um dia em que você consiga uma hora sem interrupções.
- Dias de foco: em um dia sem nenhuma reunião, você pode dar meio dia para a tarefa grande e reduzir as médias para duas.
- Seus próprios números: depois de algumas semanas, veja quantos itens você realmente termina. Se toda noite sobram duas médias, a sua fórmula é 1-1-5, e isso também é um resultado.
Nos nossos textos anteriores sugerimos de 5 a 7 itens por dia. A regra 1-3-5 não contradiz isso: cinco tarefas pequenas juntas ocupam o espaço de uma média. O que precisa ser medido não é o número de itens, e sim o tempo total.
Com que método ela combina?
A regra 1-3-5 responde só à pergunta "quanto cabe hoje". Para as outras perguntas, ela se dá bem com outros métodos.
- Com a matriz de Eisenhower: a matriz diz qual tarefa é importante, o 1-3-5 diz quantas delas cabem hoje. Você pode filtrar primeiro com a matriz e depois encaixar no dia com o 1-3-5.
- Com o time blocking: a lista 1-3-5 define o que você vai fazer, o bloco de tempo define quando. Reserve um bloco de manhã para a tarefa grande e um único bloco à tarde para as pequenas.
- Com o planejamento semanal: se você escolhe as tarefas grandes dos cinco dias no começo da semana, à noite só precisa pensar nas médias e nas pequenas. No nosso guia de planejamento semanal explicamos esse fluxo.
Como montar a lista 1-3-5 no Pumpynotes?
No Pumpynotes a lista de tarefas é um bloco dentro da nota. Você pode montar o esquema 1-3-5 em uma única nota e reaproveitá-la todos os dias:
- Separe os níveis com títulos. Abra uma nova nota, digite
/em uma linha vazia e adicione os títulos "1 grande", "3 médias" e "5 pequenas" com o bloco "Título 2". Embaixo de cada título, basta colocar um bloco "Lista de tarefas". Os itens vêm com caixa de seleção e o que você marca fica riscado. - Mantenha a lista principal separada. Adicione uma subpágina à mesma nota e junte ali todas as tarefas que você despejou sem pensar no tamanho. A lista do dia continua curta e o que está pendente não se perde.
- Leve a tarefa grande para a agenda. Coloque a tarefa grande como um evento em um intervalo de horário real no seu calendário. Quando terminar, marque o evento como "Concluído"; se o plano escorregar, arraste-o para outro horário.
- Acompanhe projetos com estados. Tarefas que não cabem em um dia merecem uma nota própria. Dê um estado às notas e acompanhe-as na visualização "Quadro", nas colunas "A fazer", "Em andamento", "Concluído" e "Em espera". Na lista 1-3-5 entra só o passo de hoje daquele projeto.
Os detalhes de como montar listas dentro das notas estão no nosso guia de lista de tarefas dentro das suas notas, e exemplos prontos do que colocar na lista estão no texto 25 ideias de lista de tarefas. Se mesmo assim a sua lista não acaba, o texto por que a lista de tarefas nunca acaba te ajuda a encontrar o motivo.
O Pumpynotes é gratuito. Junte seu calendário, suas notas e seu orçamento em um único espaço de trabalho e gerencie os nove itens do dia em um lugar só.
Perguntas frequentes
O que é a regra 1-3-5?
A regra 1-3-5 é um método de lista de tarefas que planeja 1 tarefa grande, 3 médias e 5 pequenas por dia. A tarefa grande leva de 1h30 a 3 horas, as médias de 30 a 60 minutos e as pequenas menos de 15 minutos. O objetivo é fazer a lista caber na capacidade real do dia.
Nove itens não é demais para um dia?
Não, porque os itens têm tamanhos diferentes. As cinco tarefas pequenas não passam de uma hora somadas. O peso real da lista fica com a tarefa grande e as três médias, e o tempo total costuma ficar entre cinco e seis horas.
O que fazer se eu não terminar a tarefa grande?
Você pode transformá-la na tarefa grande do dia seguinte, mas antes veja por que ela não terminou. Se a estimativa de tempo ficou curta, divida a tarefa em duas partes. Se o dia foi cheio de interrupções, colocar a tarefa grande em um horário protegido na agenda costuma resolver.
Devo aplicar a regra 1-3-5 no fim de semana?
Não é obrigatório. Para o fim de semana, uma versão mais leve como 0-2-3, ou só algumas tarefas pequenas, também é uma opção. O importante é que a lista deixe espaço para descansar.
Qual é a diferença entre a regra 1-3-5 e a matriz de Eisenhower?
A matriz de Eisenhower organiza as tarefas por importância e urgência, enquanto a regra 1-3-5 define quantas delas cabem hoje. Dá para usar as duas juntas: primeiro escolha com a matriz o que é importante e depois encaixe essas tarefas no dia com o 1-3-5.
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