A sua lista de tarefas nunca acaba porque a quantidade de trabalho que entra nela não bate com a quantidade que sai do seu dia. Entra tudo e sai só o punhado de tarefas que cabe no dia. Essa diferença volta toda noite na forma de tarefas que passam para o dia seguinte.
Depois de um tempo você nem quer mais olhar para a lista. Isso não é um problema de disciplina, é um problema de montagem. Abaixo estão os seis motivos que entopem a sua lista e, ao lado de cada um, o que você pode fazer.
Resposta curta: por que a lista nunca acaba
Uma lista de tarefas não acaba enquanto entrar mais tarefa do que sai. O que termina uma lista não é trabalhar mais. É diminuir a tarefa, dar a cada uma uma definição clara de "pronto" e saber quantas tarefas cabem de verdade em um dia.
1. A lista não é um plano, é um reservatório
A sua lista é um reservatório onde se junta todo trabalho que passa pela sua cabeça. Estar no reservatório não significa estar pronto; a tarefa ainda precisa ser tirada de lá e colocada dentro de um dia.
Enquanto uma tarefa fica na lista, ela não tem tempo próprio. E trabalho sem tempo não acontece, porque não existe nada reservado para ele no seu dia.
O que você pode fazer: Não tente terminar a lista, escolha dentro dela. À noite, olhe a lista, decida quais tarefas você vai fazer de verdade amanhã e coloque cada uma em um horário real da sua agenda. O resto pode ficar na lista, porque estar ali já não é um fracasso. Assim você começa o dia olhando para algumas tarefas escolhidas e não para a lista inteira.
Como encaixar essas tarefas a gente explica passo a passo no nosso guia de time blocking.
2. Metade das suas tarefas são projetos
"Resolver a papelada do imposto" não é uma tarefa. Dentro dela tem juntar documentos, descobrir uma data, perguntar para alguém e preencher um formulário. Ou seja, pelo menos quatro trabalhos.
Uma tarefa dessas passa para o dia seguinte todo dia, porque terminar de uma sentada é impossível. Você provavelmente olha para ela toda manhã e segue para o resto da lista.
O que você pode fazer: Escreva cada tarefa com um único verbo e reduza até caber em uma sentada. Em vez de "resolver a papelada do imposto", escreva "mandar mensagem para a contabilidade sobre a data". Essa tarefa leva dois minutos e é marcada de verdade.
Uma regra prática: se você lê uma tarefa e não sabe qual seria o seu primeiro movimento, ela ainda não é uma tarefa. Quebrar uma tarefa dessas em partes costuma levar um minuto.
3. Tarefas sem definição de "pronto"
Por que "preparar a apresentação" nunca acaba? Porque não está escrito onde ela termina. Cinco slides ou quinze? Um rascunho ou a versão final? Sem definição, a tarefa sempre parece que ainda aceita mais um pouco de trabalho.
Tarefas sem definição de "pronto" são as que ficam mais tempo na lista. O momento de "acabou", aquele que você precisa para marcar, nunca chega.
O que você pode fazer: Escreva a tarefa do jeito que ela vai estar quando terminar. Não "preparar a apresentação" e sim "fazer um rascunho de 8 slides". Assim você vê de um olhar que o trabalho está pronto.
4. Uma lista que não cabe no dia
Tem 20 tarefas na lista e você tem seis horas. Cada tarefa leva 40 minutos em média. Ou seja, a lista soma 13 horas, mais que o dobro do seu dia. Ninguém conseguiria terminar essa lista. O que falta aqui não é disciplina, são horas.
Uma lista longa não fica só sem terminar, ela também dificulta a escolha. Uma cabeça que olha para vinte tarefas pega a mais fácil, não a mais importante.
O que você pode fazer: Ao montar a lista, escreva ao lado de cada tarefa a duração estimada e some. Se o total passar das horas que você realmente tem livres, dá para tirar tarefas. Defina as três tarefas principais do dia e conte o resto como bônus.
Se você não consegue decidir quais são as principais, a matriz de Eisenhower resolve isso com duas perguntas.
5. Tarefas que esperam outra pessoa
Algumas tarefas já saíram das suas mãos mas não terminaram. Você enviou a proposta e espera resposta. Você passou o pedido e espera a aprovação. Essas tarefas ficam na sua lista toda manhã e parecem trabalho não feito.
Só que agora não tem nada que você possa fazer por elas. Cada dia que ficam na sua lista, elas geram uma culpa que você não merece e tiram da vista as tarefas que são realmente possíveis.
O que você pode fazer: Junte as tarefas em espera embaixo de um título separado. Deixe que saiam da sua lista ativa sem sumir. Na revisão semanal você pode olhar para elas à parte e adicionar um lembrete se precisar.
Assim, quando você olhar a lista de manhã, vai ver só o trabalho que está realmente nas suas mãos. A lista encurta e, justamente por encurtar, começa a acabar.
6. Tarefas que ficam se arrastando
Se uma tarefa passou cinco vezes para o dia seguinte, ela já não é uma tarefa e sim um sinal. Ou não é importante o bastante, ou não está bem escrita, ou na verdade não é sua.
A maioria das listas nunca lê esse sinal. A tarefa é copiada em silêncio para o dia seguinte toda manhã e mantém a lista inchada para sempre.
O que você pode fazer: Para as tarefas que se arrastam você pode dar três opções: fazer hoje, amarrar a um dia real da agenda ou apagar.
Uma vez por semana: cinco minutos de limpeza
O que mantém em pé as seis correções acima é uma manutenção semanal curta. Leva cinco minutos e salva o resto da semana.
- Marque as que se arrastam. Coloque uma marca ao lado de cada tarefa que está na sua lista há uma semana. São essas que você vai resolver.
- Aplique as três opções. Decida em cada tarefa marcada: fazer, amarrar a uma data, apagar. Não deixe indefinido.
- Quebre os projetos. Toda tarefa que não termina de uma sentada você pode reduzir ao primeiro passo e guardar o resto como nota.
- Separe as que estão em espera. Tire da lista ativa o trabalho que já saiu das suas mãos e junte embaixo de um título separado.
- Escolha as três tarefas principais da próxima semana. Aí você não precisa escolher na segunda de manhã.
Se quiser encaixar essa rotina na sua semana, o fluxo do nosso guia de planejamento semanal tem um bom lugar para ela.
Como montar isso no Pumpynotes
No Pumpynotes a lista de tarefas não é um aplicativo à parte, é um bloco dentro de uma nota. Uma montagem prática para você aplicar as seis correções em um lugar só:
- Monte a lista dentro de uma nota. Você pode abrir uma nota nova, digitar
/em uma linha vazia e adicionar o bloco "Lista de tarefas" pelo menu que aparece. As tarefas vêm com caixinha e o que você marca fica riscado. - Deixe o contexto ao lado da lista. A mesma nota pode guardar tanto as tarefas quanto o telefone, o link e o rascunho de texto que pertencem a elas. Se o contexto mora em outro lugar, você acaba trabalhando duas vezes.
- Junte as que esperam no fim da lista. Nessa mesma nota você pode abrir um segundo bloco de lista de tarefas embaixo de um título "Em espera" e mover para lá o trabalho que já saiu das suas mãos. A lista de cima mostra só o que está com você hoje e o bloco de baixo não é esquecido.
- Dê um estado ao trabalho que virou nota. Quando uma tarefa deixa de ser uma linha e merece a própria nota, você pode definir o estado dessa nota: A fazer, Em andamento, Concluído e Em espera já vêm prontos. Dá para mudar os nomes e as cores e criar os seus. Escolhendo "A fazer" na lista de notas, fica só o que vem em seguida e as que esperam saem da vista.
- Leve as escolhidas para a agenda. As três tarefas principais do dia você pode colocar em um horário real da agenda. Para o trabalho que se repete toda semana dá para criar um evento recorrente e nunca mais escrever aquela tarefa.
Como o editor de blocos funciona a gente conta em notas e páginas vinculadas, e o trabalho que se repete em eventos recorrentes e lembretes. Se você precisa de ideias de listas prontas, 25 ideias de lista de tarefas é um bom ponto de partida.
O Pumpynotes é gratuito. Junte a sua agenda, as suas notas e o seu orçamento em um só espaço de trabalho e reúna em um lugar só tudo o que está na sua cabeça.
Perguntas frequentes
Por que a minha lista de tarefas nunca acaba?
Porque entram na lista mais tarefas do que o dia consegue carregar. Somam-se a isso duas coisas: parte das tarefas é grande demais para terminar de uma sentada e a maioria não tem uma definição clara de "pronto". Juntas, as três mantêm a lista inchada para sempre.
É melhor apagar uma tarefa que não termina ou adiar?
Uma tarefa que passou cinco vezes para o dia seguinte já não é trabalho para adiar e sim tarefa para questionar. Dê a ela três opções: fazer hoje, amarrar a um dia real da agenda ou apagar.
Quantas tarefas deve ter uma lista diária?
Entre cinco e sete é o mais saudável para um único dia. Mais importante é a duração total: some as suas estimativas e compare com as horas que você realmente tem livres. Se o total passar dessas horas, o número de tarefas deixa de importar, a lista não vai acabar.
Devo manter na lista as tarefas em espera?
Na lista ativa não. Trabalho que saiu das suas mãos e espera outra pessoa parece trabalho não feito todo dia e gera uma culpa que você não merece. Junte essas tarefas embaixo de um título separado e olhe para elas à parte na revisão semanal.
Quando devo montar a lista?
Na noite anterior. De manhã a sua cabeça está mais limpa e isso deveria ir para a sua tarefa mais difícil, não para a escolha. Uma lista montada à noite também ajuda a fechar o dia mentalmente.
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