Você não precisa levar o que saiu de uma reunião para um aplicativo de tarefas separado. Na Pumpynotes, a nota já é o lugar onde você escreve; dá para adicionar uma lista de tarefas com caixas de seleção dentro dela, agrupar essa lista com uma etiqueta e acompanhar o andamento com um status. Por que sua lista de tarefas nunca acaba geralmente tem a ver justamente com não usar esses três recursos juntos.
Os três não são independentes. A lista com caixas de seleção guarda as tarefas dentro de uma nota, uma etiqueta reúne o mesmo trabalho espalhado em notas diferentes, e o status mostra em que fase esse trabalho está. A seguir, vemos cada um separadamente e depois, com um exemplo real, como usar os três juntos.
Resposta rápida: como criar um sistema de tarefas dentro das notas?
Dentro de uma nota, digite "/" e escolha Lista de tarefas para organizar o trabalho em caixas de seleção. Para encontrar o mesmo trabalho em outras notas, adicione uma etiqueta à nota. Para mostrar em que fase está o trabalho, defina para a nota um dos status A fazer, Em andamento, Em espera, Concluído.
A caixa de seleção marca itens dentro de uma lista; a etiqueta e o status marcam a nota em si. Por isso os três são usados juntos: para uma tarefa pequena e pontual, a caixa de seleção já basta; para algo em que você trabalha por dias, etiqueta e status também entram.
Adicionando uma lista de tarefas dentro de uma nota
Dentro de uma nota, em uma linha nova, basta digitar "/". Ao escolher Lista de tarefas no menu que aparece, cada linha começa com uma caixa de seleção que você pode marcar.
Esse é o uso mais prático para uma reunião longa ou uma nota do dia: você anota as tarefas conforme surgem na conversa e marca a caixa conforme vai terminando. Um item marcado aparece riscado, mas não é apagado; você continua vendo na nota o que terminou e quando.
Se uma tarefa depende de outra, dá para recuá-la e deixá-la aninhada sob a tarefa de cima. Assim uma tarefa fica no mesmo bloco junto com as próprias etapas.
Agrupando o mesmo trabalho com etiquetas
Uma lista com caixas de seleção fica dentro de uma nota. Mas um projeto quase nunca vive numa nota só: pontos do mesmo trabalho vão se acumulando numa nota de reunião, numa nota de plano, numa nota de ideias. Quem reúne isso é a etiqueta.
Na seção Etiquetas de uma nota, clique em Adicionar etiqueta e marque a nota com o projeto, a pessoa ou o tema a que ela pertence. Depois, no filtro Etiqueta, no topo da página de notas, selecione essa etiqueta e todas as notas daquele trabalho aparecem juntas, mesmo escritas em dias diferentes por motivos diferentes.
É importante não usar a etiqueta como data, a data a própria nota já guarda. A etiqueta deve dizer a qual trabalho a nota pertence, "Reformulação do site" em vez de "Setembro".
Acompanhando a fase do trabalho com o status
A caixa de seleção marca itens dentro de uma lista, mas não mostra se a nota em si está concluída ou ainda nem começou. Para isso a nota tem um status: A fazer, Em andamento, Em espera, Concluído.
Você muda o status ao abrir uma nota; na página de notas, o status aparece colorido ao lado de cada nota. Assim dá para ver rapidamente qual trabalho está em espera e qual ainda está em andamento, sem abrir nota por nota. Também dá para filtrar pelo filtro Estado, ao lado do filtro de etiqueta, para listar só as notas de uma fase específica, por exemplo tudo que está em espera.
Os quatro status padrão cobrem a maioria dos casos, mas você pode adicionar os seus próprios, do jeito que funciona para você, em Gerir estados.
Usando os três juntos: um exemplo
Pense numa atualização semanal do site. Na segunda, depois da reunião, você anota as tarefas assim:
- Dentro da nota da reunião, você adiciona uma Lista de tarefas com "/": "Trocar a imagem da página inicial", "Atualizar a página de preços", "Adicionar duas perguntas ao FAQ".
- Você marca a nota com a etiqueta Reformulação do Site. Ao longo da semana, outras notas que você abrir sobre esse trabalho (uma nota de design, um rascunho de texto) recebem a mesma etiqueta.
- Você deixa o status da nota como Em andamento. No meio da semana, enquanto espera uma aprovação, muda para Em espera; quando a aprovação chega, volta para Em andamento, e para Concluído quando o trabalho termina.
- Na sexta, ao filtrar a página de notas pela etiqueta Reformulação do Site, você vê todas as notas da semana juntas e, olhando o status, entende o que ainda falta.
Você também pode vincular a nota da reunião diretamente ao evento no seu calendário; ao abrir o evento, encontra a lista de tarefas ao lado dele. Detalhamos essa conexão, e a estrutura das notas, em editor de blocos e páginas vinculadas.
Como conectar suas notas ao mesmo sistema do seu calendário e orçamento, explicamos com mais profundidade em sistema de produtividade pessoal.
A Pumpynotes é gratuita. Reúna suas notas, seu calendário e seu orçamento num único espaço de trabalho e mantenha tudo o que você precisa fazer no mesmo lugar das suas notas, do seu calendário e do seu orçamento.
Perguntas frequentes
Uma lista de tarefas deve ficar numa página separada ou pode continuar dentro da nota?
As duas formas funcionam, depende do tamanho do trabalho. Para algo pequeno e pontual, a lista com caixas de seleção dentro da nota já basta. Para um projeto que dura dias e envolve várias notas, marcar etiqueta e acompanhar o status é mais prático, sem precisar abrir uma página separada.
Quantas etiquetas posso adicionar a uma nota?
Você pode marcar uma nota com várias etiquetas, no uso do dia a dia você não vai esbarrar em nenhum limite, embora o teto técnico seja de 50 etiquetas por nota. A mesma nota pode pertencer a um projeto, uma pessoa e um tema ao mesmo tempo, adicione os três como etiquetas e encontre a nota em qualquer um dos filtros.
Posso mudar os status para o meu jeito de trabalhar?
Sim. Além dos status padrão A fazer, Em andamento, Em espera, Concluído, você pode adicionar novos status que combinem com o seu fluxo em Gerir estados.
Marcar um item apaga ele?
Não. Ao marcar a caixa, o item aparece riscado, mas continua no lugar; você segue vendo na nota o que terminou e quando. Se quiser, dá para apagar manualmente depois.
Esse recurso está disponível no plano gratuito?
Sim. Lista de tarefas com caixas de seleção, etiquetas e o campo de status estão disponíveis em todos os planos, sem precisar fazer upgrade.
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