Kanban pessoal é ver suas tarefas em um quadro com colunas como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído" e limitar quantas você toca ao mesmo tempo. Ele tem duas regras: deixe o seu trabalho visível e limite o trabalho em andamento. O resto o próprio quadro mostra.
Provavelmente você também já passou semanas começando cinco coisas ao mesmo tempo sem terminar nenhuma. Parece um problema de foco, mas quase sempre é um problema de visibilidade: você não enxerga quantas tarefas está carregando ao mesmo tempo. O kanban pessoal mostra isso num relance.
O que é kanban pessoal?
Kanban, em japonês, significa "cartão visual" ou "placa". O método nasceu nos anos 1940 nas fábricas da Toyota para organizar a produção e depois se espalhou pelas equipes de software. Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry adaptaram o método para a vida individual com o livro "Personal Kanban", escrito em 2011.
O kanban pessoal tem só duas regras:
- Deixe o seu trabalho visível. Escreva cada tarefa que está na sua cabeça em um cartão e coloque no quadro. A coluna em que o cartão está diz em que etapa a tarefa se encontra.
- Limite o trabalho em andamento. A coluna "Em andamento" pode ter no máximo alguns cartões ao mesmo tempo. Quando o limite enche, você precisa terminar uma das tarefas que já tem antes de começar outra.
Os cartões andam da esquerda para a direita: começam nas tarefas que esperam, passam para as que estão em andamento e terminam nas concluídas. Ao olhar o quadro, você vê o que vai fazer e também quanto está tentando fazer ao mesmo tempo.
Por que o kanban pessoal funciona?
A lista de tarefas diz o que você vai fazer, mas não mostra quais dessas tarefas você já começou nem em qual delas travou. O quadro acrescenta essas duas informações.
- As tarefas pela metade aparecem. O que você começou e largou fica na lista como mais um item qualquer. No quadro, essas tarefas se acumulam na coluna "Em andamento" e você não consegue ignorá-las.
- Você troca menos de contexto. Mexer em três tarefas ao mesmo tempo significa ter que recuperar a concentração a cada troca. O limite te protege de pular para uma tarefa nova sem terminar a anterior.
- O que está travado se denuncia. Se um cartão está há dias na mesma coluna, existe um obstáculo ali. Olhando o quadro você percebe o que travou e pode se concentrar em resolver esse obstáculo.
- O progresso fica visível. Quando a coluna "Concluído" enche, você vê para onde foi a sua semana. É uma resposta concreta para aquela sensação de "não fiz nada" no fim do dia.
Como montar um quadro de kanban pessoal em 5 passos?
Montar o primeiro quadro leva menos de meia hora. Comece simples; você pode mudar as colunas com o tempo, conforme a necessidade.
- Defina as colunas. O mais fácil é começar com três: A fazer, Em andamento, Concluído. Se você tem muitas tarefas esperando resposta de outras pessoas, pode acrescentar uma quarta coluna: Em espera.
- Passe para cartões tudo o que está na sua cabeça. Trabalho, projetos, casa, vida pessoal: tudo entra no quadro. Cada cartão deve ser uma única tarefa. "Mudança de casa" é um projeto; "pedir orçamento à transportadora" é um cartão.
- Coloque o limite de trabalho em andamento. Escolha um número para a coluna "Em andamento". Para a maioria das pessoas, 2 ou 3 é um bom começo. Você pode escrever esse número no nome da coluna: "Em andamento (3)".
- Ordene os cartões por prioridade. Na coluna "A fazer", o cartão do topo é a próxima tarefa. Na hora de começar algo novo você nem precisa pensar: pega o de cima. Se você tem dificuldade para definir prioridades, a matriz de Eisenhower ajuda a montar essa ordem.
- Revise o quadro uma vez por semana. Arquive o que foi concluído, olhe os cartões que não saíram do lugar há uma semana e leve as prioridades da próxima semana para o topo. Essa manutenção de cinco minutos é o que mantém o quadro vivo.
Quantas tarefas você deve fazer ao mesmo tempo?
O limite de trabalho em andamento (limite WIP) é a parte do kanban pessoal que mais gente pula e a que mais faz diferença. Um quadro sem limite não passa de uma lista de tarefas colorida.
O número certo muda de pessoa para pessoa, mas existe uma dica: o seu limite não deve passar do número de tarefas que você realmente consegue avançar em um dia. Para quem trabalha em tempo integral, isso costuma ficar entre 2 e 3. Se o seu dia tem muita interrupção, comece com 1 ou 2.
Depois de testar o limite por uma semana, olhe o quadro. Se os cartões da coluna "Em andamento" vivem travando, diminua o limite em um. Se a coluna fica vazia com frequência e você perde tempo esperando, aumente em um. O objetivo não é parecer ocupado, e sim fazer as tarefas saírem do quadro.
Exemplo: um quadro de kanban pessoal de uma semana
Para alguém que trabalha e ao mesmo tempo está se preparando para uma mudança, o quadro na quarta-feira de manhã pode ficar assim:
A fazer
- Pedir o segundo orçamento à transportadora
- Passar as datas das férias para a gestora
- Contratar a internet no endereço novo
- Separar as coisas da cozinha em caixas
Em andamento (3)
- Preparar a apresentação do relatório trimestral
- Conversa sobre o depósito caução da casa antiga
- Mudança de endereço no banco
Em espera
- Aguardando a minuta do contrato do proprietário
- Aguardando os gráficos da equipe de design
Concluído
- Assinar o contrato de aluguel da casa nova
- Compartilhar a pauta da reunião da equipe
- Listar as contas e assinaturas da casa
Como a coluna "Em andamento" está cheia, uma das três tarefas em mãos precisa terminar antes que você comece qualquer coisa nova. As duas tarefas em espera não ocupam a coluna ativa, mas também não somem de vista.
Kanban pessoal ou lista de tarefas?
Um não substitui o outro; cada um responde a uma pergunta diferente.
- Lista de tarefas: diz o que você vai fazer hoje. É a ferramenta mais simples para tarefas de um dia, curtas e rápidas. Como limitar a lista do dia a gente explica no texto sobre a regra 1-3-5.
- Kanban pessoal: mostra em que etapa estão as tarefas que levam alguns dias ou semanas. Se você toca vários projetos ao mesmo tempo e tem muitas tarefas esperando resposta de outras pessoas, o quadro dá uma imagem mais clara.
O melhor resultado vem quando você usa os dois juntos. O quadro guarda o panorama da semana, e a lista do dia guarda os passos que caem para hoje a partir dos cartões "Em andamento". Se a sua lista vive inchando, você encontra o motivo no texto por que a lista de tarefas nunca acaba.
4 erros comuns
- Abrir colunas demais. Um quadro de sete colunas faz você perder tempo pensando em onde colocar cada cartão. Três ou quatro colunas bastam para uso pessoal.
- Colocar o limite e não respeitar. Quando o limite enche, é fácil dizer "essa tarefinha não conta". Cada exceção transforma o quadro de novo em uma lista.
- Escrever projetos em um único cartão. "Renovar o site" fica semanas em "Em andamento" e não dá nenhuma sensação de progresso. Divida o projeto em cartões que levem menos de uma semana.
- Apagar o que foi concluído. A coluna "Concluído" é uma fonte de motivação. No fim da semana você pode arquivar, mas durante a semana deixe os cartões ali.
Como montar um quadro de kanban pessoal no Pumpynotes?
No Pumpynotes o quadro não é uma ferramenta à parte, é uma forma de ver as suas notas. Cada cartão é uma nota e cada coluna é um estado:
- Abra a visualização "Quadro". Na página Notas, escolha a visualização "Quadro". As notas se organizam em colunas conforme o estado: "A fazer", "Em andamento", "Concluído" e "Em espera" já vêm prontas. As notas sem estado se juntam na coluna "Sem estado".
- Avance o cartão arrastando. Quando você arrasta uma nota de uma coluna para outra, o estado dela muda junto. Não precisa atualizar mais nada.
- Ajuste as colunas do seu jeito. Com "Gerir estados" você pode mudar o nome e a cor dos estados e criar os seus próprios. Escrever o limite de trabalho em andamento no nome da coluna faz você lembrar dele a cada olhada.
- Coloque tudo dentro do cartão. Como cada cartão é uma nota, você pode adicionar lista de tarefas, tabela, links e subpáginas dentro dele. Todo o contexto de um projeto fica dentro do cartão.
- Filtre o quadro por etiqueta. Dê às suas notas etiquetas como "trabalho", "casa" ou "mudança" e filtre o quadro por etiqueta. Um único quadro para várias áreas da vida.
Como as notas funcionam você encontra no nosso guia de notas e páginas vinculadas, e como montar o seu sistema completo no texto sobre sistema de produtividade pessoal.
O Pumpynotes é gratuito. Junte seu calendário, suas notas e seu orçamento em um único espaço de trabalho e veja todas as suas tarefas em um único quadro.
Perguntas frequentes
O que é kanban pessoal?
Kanban pessoal é um método de gestão de tarefas em que você acompanha o seu trabalho em um quadro com colunas como A fazer, Em andamento e Concluído. Ele tem duas regras: deixe o seu trabalho visível e limite o número de tarefas em andamento ao mesmo tempo.
Quantas colunas o kanban pessoal deve ter?
Três colunas bastam para começar: A fazer, Em andamento e Concluído. Se você tem muitas tarefas esperando resposta de outras pessoas, pode acrescentar Em espera como quarta coluna. Mais colunas do que isso costumam deixar o quadro lento.
Qual deve ser o limite de trabalho em andamento?
Para a maioria das pessoas, 2 ou 3 é um bom começo. Teste por uma semana e olhe o quadro: se os cartões vivem travando, diminua o limite; se a coluna fica vazia com frequência, aumente.
Qual é a diferença entre kanban pessoal e lista de tarefas?
A lista de tarefas diz o que você vai fazer hoje, enquanto o kanban pessoal mostra em que etapa estão as suas tarefas. A lista é mais adequada para tarefas curtas de um dia, e o quadro para tarefas que levam alguns dias ou semanas. Usar os dois juntos dá o melhor resultado.
Devo manter o kanban pessoal no papel ou no digital?
Os dois funcionam. Um quadro de papel ou com notas adesivas é um lembrete forte se fica todo dia na frente dos seus olhos. Já o quadro digital vai com você para todo lado e permite colocar detalhes, links e arquivos dentro do cartão.
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