Organiser sa journée, c'est répondre une seule fois, avant de commencer, à la question "qu'est-ce que je fais aujourd'hui, et quand ?". Un bon plan de journée se construit en dix minutes, donne un vrai créneau à la seule tâche importante du jour et laisse de la place aux imprévus.
La scène vous dira sûrement quelque chose : vous prenez votre café, vous regardez votre liste, douze tâches. Vous jetez d'abord un œil à vos e-mails, puis un message arrive, et soudain il est midi et la première tâche de la liste est toujours là.
Ce n'est pas un problème de volonté, c'est un problème d'organisation. Votre liste vous dit quoi faire, mais pas quand, et la journée comble ce vide avec le travail des autres. Dans ce guide, vous trouverez une routine à mettre en place en dix minutes chaque matin, une journée type planifiée heure par heure et une façon de reprendre la main quand le plan déraille.
Qu'est-ce qu'un plan de journée, et qu'est-ce qu'il n'est pas ?
Un plan de journée consiste à choisir les tâches du jour et à donner à chacune un vrai créneau horaire. Le résultat n'est pas une liste, mais un petit agenda avec des horaires précis.
On le confond souvent avec deux choses :
- Ce n'est pas une liste de tâches. La liste rassemble toutes les tâches ; le plan de journée choisit celles qui tiennent dans la journée. Si vous cherchez des idées pour construire la liste elle-même, vous pouvez jeter un œil à nos 25 idées de liste de tâches.
- Ce n'est pas un plan hebdomadaire. Le plan hebdomadaire décide quelle tâche tombe quel jour ; le plan de journée organise l'intérieur de ce jour-là. Le plan hebdomadaire pose le cadre, le plan de journée le remplit. Pour poser le cadre, vous pouvez consulter notre routine de planification hebdomadaire.
L'intérêt est simple : une fois la journée lancée, vous pouvez arrêter de décider et simplement avancer. La question "qu'est-ce que je fais maintenant ?" revient sans cesse au fil de la journée, et chaque fois elle casse votre concentration. Si vous y répondez une fois le matin, vous n'avez plus à vous la poser de la journée.
Pourquoi le plan de journée s'effondre-t-il avant midi ?
La plupart des plans de journée échouent pour l'une de ces quatre raisons, et toutes les quatre naissent le matin, pendant que le plan s'écrit.
- La liste est plus longue que la journée. Vous notez douze tâches, mais vous n'avez peut-être que trois heures libres. Le plan est impossible avant même de commencer, et le soir, ce que vous n'avez pas fait prend le pas sur ce que vous avez fait.
- Les tâches n'ont pas d'horaire. "Rédiger le rapport" est une intention ; "10h00 à 11h30, rédiger le rapport" est une décision. Une tâche sans horaire perd face à tout ce qui en a un : la réunion, l'appel, le message qui vient d'arriver.
- La journée commence avec l'agenda des autres. Si la première demi-heure part dans les e-mails, ce sont les autres qui donnent la direction de votre journée. Vos meilleures heures, celles du matin, partent dans les urgences des autres.
- La journée n'a pas d'heure de fin. Une journée sans heure de fin ne se termine jamais vraiment ; on s'arrête simplement quand on est fatigué. Et ce qui reste à moitié fait allonge en silence la liste du lendemain.
Les quatre ont un point commun : le plan ne touche jamais les vraies heures de la journée. La routine ci-dessous corrige exactement cela.
La routine de 10 minutes le matin : organiser sa journée en 5 étapes
Vous pouvez faire cette routine avant d'ouvrir vos e-mails. Une feuille de papier ou un agenda suffit, et l'ensemble prend dix minutes.
1. Repérer les éléments fixes de la journée (1 minute). Commencez par ce que vous n'avez pas choisi : réunions, rendez-vous, cours, trajets, l'heure où vous récupérez les enfants à l'école. Le but est de voir combien d'heures il vous reste vraiment aujourd'hui. Si vous travaillez huit heures dont quatre en réunion, le temps que vous pouvez planifier n'est pas de quatre heures mais, avec les transitions, peut-être de trois.
2. Choisir la seule tâche qui doit aboutir (2 minutes). Posez-vous la question : "Si je ne pouvais faire qu'une chose aujourd'hui, laquelle ce serait ?" C'est la tâche principale du jour. Vous pouvez y ajouter deux petites tâches rapides ; au-delà, la journée devient trop chargée. Si vous n'arrivez pas à décider quelle tâche passe en premier, les deux questions de la matrice d'Eisenhower vous aident à trancher en quelques secondes.
3. Donner un horaire à chaque tâche (3 minutes). Vous pouvez placer la tâche principale dans vos heures les plus productives. Pour beaucoup de gens, ce sont les premières heures du matin. Les petites tâches peuvent se glisser entre deux réunions ou dans l'après-midi. La version détaillée de cette étape se trouve dans notre guide du time blocking.
4. Garder une marge (1 minute). Nous vous conseillons de laisser libre au moins un quart du temps planifié. Chaque tâche prend un peu plus longtemps que prévu, et il y a toujours un appel ou une question inattendue quelque part. Sans marge, le premier imprévu décale toute la journée.
5. Fixer une heure de fin (1 minute). Vous pouvez décider dès le matin à quelle heure la journée se termine et l'inscrire aussi dans l'agenda. L'heure de fin protège votre soirée et vous aide à garder les tâches du jour à une taille réaliste.
Les deux minutes restantes, vous pouvez les consacrer à relire le plan une dernière fois : est-ce que tout tient vraiment dans la journée ? Si ce n'est pas le cas, vous pouvez reporter une des petites tâches au lendemain. Ainsi, le soir, en regardant votre liste, vous voyez une journée terminée plutôt qu'une journée inachevée.
Exemple : une journée planifiée heure par heure
La routine se comprend facilement ; voir à quoi elle ressemble en pratique est plus parlant. Cette personne travaille dans un bureau et a deux réunions aujourd'hui.
La tâche principale du jour : finaliser et envoyer la proposition au client. Les deux petites tâches à côté : prendre rendez-vous chez le dentiste et payer le loyer.
- 8h50 à 9h00. Le plan du matin en dix minutes. La messagerie est encore fermée.
- 9h00 à 11h00. Proposition client. Les deux heures les plus productives de la journée vont à la tâche principale, notifications coupées.
- 11h00 à 11h30. E-mails et messages. Tout ce qui s'est accumulé le matin est traité d'un coup.
- 11h30 à 12h30. Réunion d'équipe (fixe).
- 12h30 à 13h30. Pause déjeuner.
- 13h30 à 14h00. Les deux petites tâches : appeler le dentiste et payer le loyer. Chacune prend quinze minutes et, placées côte à côte, elles ne s'éparpillent pas dans la journée.
- 14h00 à 15h00. Rendez-vous client (fixe).
- 15h00 à 16h00. Marge. Si la proposition déborde, elle glisse ici ; sinon, on y traite ce qui arrive.
- 16h00 à 17h40. Tâches apparues dans la journée, réponses courtes.
- 17h40 à 17h45. La clôture de journée en trois minutes : les tâches terminées sont cochées, la tâche principale du lendemain est notée.
- 17h45. Fin de la journée.
Deux choses ressortent de cette journée. D'abord, les premières heures vont à la tâche principale, pas aux e-mails. Ensuite, l'heure libre de 15h00 et le bloc de l'après-midi pour ce qui arrive réservent ensemble plus d'un quart de la journée aux imprévus. Si la proposition prend trois heures au lieu de deux, la journée tient quand même.
La clôture de journée : préparer demain en 3 minutes
La partie la plus souvent sautée quand on organise sa journée n'est pas le matin, mais le soir. En consacrant trois minutes à clôturer la journée, vous prenez à l'avance la décision la plus difficile du lendemain matin.
Trois étapes courtes :
- Cocher ce qui est fait. Voir ce que vous avez accompli dans la journée est le moyen le plus rapide de savoir combien vous avez vraiment avancé.
- Décider du sort de ce qui reste. Une seule question pour chaque tâche : passe-t-elle à demain, à un autre jour, ou n'est-elle plus nécessaire ? Une tâche laissée sans décision atterrit en silence sur la liste du lendemain et devient l'une des raisons pour lesquelles votre liste de tâches ne finit jamais.
- Noter dès maintenant la tâche principale de demain. Quand vous planifierez le matin, la première décision sera déjà prise et vous pourrez passer directement aux horaires.
Cette clôture a un autre avantage : vous refermez aussi le travail dans votre tête. Le soir, la question "est-ce que j'ai oublié quelque chose ?" ne vient pas, parce que tout ce qui aurait pu vous échapper a déjà une place dans le plan de demain.
Que faire si le plan déraille en milieu de journée ?
Tout plan finit par dérailler à un moment, et c'est tout à fait normal. La règle qui fonctionne ici : réorganiser le plan plutôt que de le jeter. En deux minutes, vous pouvez reconstruire le reste de la journée.
- Une tâche a débordé. Vous pouvez la déplacer dans la marge que vous avez laissée libre. C'est exactement pour ce moment que vous l'avez prévue le matin.
- Une urgence est arrivée et a pris deux heures. Vous pouvez regarder les heures qui restent et reporter une des petites tâches au lendemain. Il suffit d'essayer de protéger la tâche principale, au besoin dans une version plus courte.
- La journée est partie dans une tout autre direction. Ces jours-là, inutile d'essayer de sauver toute la journée. Vous pouvez choisir la plus petite étape de la tâche principale, lui donner trente minutes et reporter le reste au lendemain lors de la clôture du soir.
Si la même tâche principale reste à moitié faite trois jours de suite, le problème ne vient pas de vous, mais de la taille de la tâche. Elle est probablement trop grosse pour tenir en une journée. Vous pouvez la découper en deux ou trois parties et les répartir sur différents jours de la semaine.
Où tenir son plan de journée ?
Le papier fonctionne, une application aussi. Deux choses comptent : voir le plan de la journée d'un coup d'œil et garder les tâches avec leurs horaires. Si vos tâches sont à un endroit et vos réunions à un autre, vous devez les rassembler dans votre tête chaque matin.
Dans Pumpynotes, votre plan de journée vit à deux endroits :
- L'Agenda du jour sur la page Aperçu. Quand vous ouvrez la page Aperçu, les événements du jour s'affichent sous forme de liste avec leurs horaires. Vous pouvez marquer un élément comme terminé en cochant la case à côté. Cette section est activée par défaut et visible dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
- La vue Semaine du Calendrier. Sur ordinateur, vous voyez les heures de la journée sous forme de grille. Vous pouvez cliquer sur une heure libre pour y ajouter un événement, faire glisser une tâche vers une autre heure et tirer son bord inférieur pour l'allonger. Quand le plan déraille en milieu de journée, le réorganiser ne prend pas plus de temps que cela.
Pour les tâches qui reviennent régulièrement (le sport, une réunion hebdomadaire, le jour d'échéance d'une facture), vous pouvez créer l'événement une seule fois comme récurrent. Vous n'avez ainsi plus à les réécrire dans votre plan du matin. Nous expliquons la mise en place dans notre article sur les événements récurrents et les rappels. Les petites tâches sans horaire peuvent vivre dans une note avec des cases à cocher ; nous expliquons comment dans notre article sur la liste de tâches dans vos notes.
Pumpynotes est gratuit. Vous pouvez réunir votre agenda, vos notes et votre budget dans un seul espace de travail et commencer dès ce soir à donner un vrai créneau à la tâche principale de demain.
Questions fréquentes
Comment organiser sa journée ?
Vous commencez par repérer les éléments fixes de la journée : réunions, rendez-vous, trajets. Ensuite, vous choisissez la seule tâche qui doit aboutir, vous y ajoutez au maximum deux petites tâches et vous donnez à chacune un vrai créneau horaire. Vous laissez libre au moins un quart du temps planifié et vous fixez une heure de fin. Ces cinq étapes prennent environ dix minutes.
Faut-il organiser sa journée le matin ou le soir ?
Les deux ensemble fonctionnent le mieux. Le soir, une clôture de trois minutes vous permet de décider du sort des tâches inachevées et de noter la tâche principale du lendemain. Le matin, vous donnez en dix minutes un horaire à cette tâche et aux autres. Si vous n'avez le temps que pour l'un des deux, nous vous conseillons le matin, car c'est là que vous voyez le mieux les vrais éléments fixes de la journée.
Combien de tâches mettre dans un plan de journée ?
Une tâche principale et au maximum deux petites tâches, c'est un bon départ. Les réunions et autres engagements fixes figurent déjà dans l'agenda. Si la moitié de votre liste reste en plan chaque jour, le problème n'est pas votre rythme mais la quantité : vous pouvez essayer une semaine avec seulement la tâche principale et une petite tâche.
Quelle est la différence entre un plan de journée et une liste de tâches ?
Une liste de tâches rassemble tout ce qu'il y a à faire et vous dit quoi faire. Un plan de journée choisit ce qui tient dans la journée et vous dit quand le faire. La liste est une réserve ; le plan de journée est la petite partie de cette réserve qui revient à aujourd'hui.
Que faire si mon plan déraille en milieu de journée ?
Plutôt que de jeter le plan, vous pouvez le réorganiser en deux minutes. Vous pouvez déplacer la tâche qui a débordé dans votre marge et, si une urgence vous a pris du temps, reporter une des petites tâches au lendemain. Si la journée s'est complètement effondrée, il suffit de donner trente minutes à la plus petite étape de la tâche principale ; le reste peut passer au lendemain lors de la clôture du soir.
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