Vous n'avez pas besoin de transférer le travail issu d'une réunion vers une application de tâches séparée. Dans Pumpynotes, la note est déjà l'endroit où vous écrivez ; vous pouvez y ajouter une liste à cocher, regrouper cette liste avec une étiquette et suivre son avancement avec un statut. Pourquoi votre liste de tâches ne finit jamais vient souvent du fait de ne pas utiliser ces trois éléments ensemble.
Ces trois éléments ne sont pas indépendants. La liste à cocher retient les tâches à l'intérieur d'une note, une étiquette rassemble le même travail réparti sur plusieurs notes, et le statut indique à quelle étape en est ce travail. Voyons chacun séparément, puis comment les utiliser ensemble dans un exemple concret.
Réponse courte : comment créer un système de tâches dans vos notes ?
Dans une note, tapez "/" et choisissez Liste de tâches pour organiser le travail sous forme de cases à cocher. Pour retrouver le même travail dans d'autres notes, ajoutez une étiquette à la note. Pour indiquer à quelle étape en est le travail, attribuez à la note l'un des statuts À faire, En cours, En attente, Terminé.
La case à cocher marque des éléments à l'intérieur d'une liste, l'étiquette et le statut marquent la note elle-même. C'est pourquoi vous les utilisez ensemble : pour une petite tâche ponctuelle, la case à cocher suffit ; pour quelque chose sur lequel vous travaillez pendant plusieurs jours, l'étiquette et le statut deviennent nécessaires.
Ajouter une liste de tâches dans une note
Dans une note, sur une nouvelle ligne, tapez simplement "/". Quand vous choisissez Liste de tâches dans le menu de blocs qui apparaît, une case à cocher apparaît au début de chaque ligne.
C'est l'usage le plus pratique pour une longue réunion ou une note du jour : vous notez les tâches au fil de la conversation et cochez la case au fur et à mesure qu'elles sont terminées. Un élément coché s'affiche barré, mais n'est pas supprimé ; vous continuez à voir dans la note ce que vous avez terminé et quand.
Si une tâche dépend d'une autre, vous pouvez l'indenter pour l'imbriquer sous la tâche du dessus. Une tâche reste ainsi dans un même bloc avec ses propres sous-étapes.
Regrouper le même travail avec des étiquettes
Une liste à cocher reste à l'intérieur d'une note. Mais un projet vit rarement dans une seule note : des éléments du même travail s'accumulent dans une note de réunion, une note de plan, une note d'idées. C'est l'étiquette qui les rassemble.
Dans la section Étiquettes d'une note, cliquez sur Ajouter une étiquette et associez la note au projet, à la personne ou au sujet auquel elle appartient. Ensuite, depuis le filtre Étiquette en haut de la page des notes, sélectionnez cette étiquette et toutes les notes liées à ce travail apparaissent ensemble, même écrites à des jours différents pour des raisons différentes.
Il est important de ne pas utiliser l'étiquette comme une date, la note garde déjà sa propre date. L'étiquette doit indiquer à quel travail appartient la note, "Refonte du site" plutôt que "Septembre".
Suivre l'étape du travail avec le statut
La case à cocher marque des éléments à l'intérieur d'une liste, mais ne montre pas si la note elle-même est terminée ou pas encore commencée. C'est à ça que sert le statut d'une note : À faire, En cours, En attente, Terminé.
Vous changez le statut en ouvrant une note ; sur la page des notes, le statut apparaît en couleur à côté de chaque note. Vous voyez ainsi en un coup d'œil quel travail est en attente et lequel est encore en cours, sans ouvrir chaque note. Vous pouvez aussi filtrer via le menu Statut, à côté du filtre d'étiquette, pour n'afficher que les notes d'une étape donnée, par exemple tout ce qui est en attente.
Les quatre statuts par défaut couvrent la plupart des cas, mais vous pouvez en ajouter de nouveaux adaptés à votre façon de travailler avec Gérer les statuts.
Utiliser les trois ensemble : un exemple
Prenons une mise à jour hebdomadaire de site web. Le lundi, après la réunion, vous notez les tâches ainsi :
- Dans la note de réunion, vous ajoutez une Liste de tâches avec "/" : "Changer l'image de la page d'accueil", "Mettre à jour la page des tarifs", "Ajouter deux questions à la FAQ".
- Vous étiquetez la note Refonte du site. Tout au long de la semaine, les autres notes ouvertes sur ce travail (une note de design, un brouillon de texte) reçoivent la même étiquette.
- Vous mettez le statut de la note sur En cours. En milieu de semaine, en attendant une validation, vous passez à En attente ; une fois la validation reçue, vous repassez à En cours, puis à Terminé une fois le travail fini.
- Le vendredi, en filtrant la page des notes par l'étiquette Refonte du site, vous voyez toutes les notes de la semaine réunies, et les statuts vous indiquent ce qui reste à faire.
Vous pouvez aussi lier la note de réunion directement à l'événement de votre calendrier ; en ouvrant l'événement, vous retrouvez la liste de tâches juste à côté. Nous détaillons ce lien, et la structure des notes, dans éditeur par blocs et pages liées.
Comment relier vos notes au même système que votre calendrier et votre budget est expliqué plus largement dans système de productivité personnelle.
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Questions fréquentes
Une liste de tâches doit-elle être sur une page à part, ou peut-elle rester dans une note ?
Les deux fonctionnent, cela dépend de la taille du travail. Pour quelque chose de petit et ponctuel, la liste à cocher dans la note suffit. Pour un projet qui dure plusieurs jours et concerne plusieurs notes, étiqueter et suivre le statut est plus pratique, inutile d'ouvrir une page à part.
Combien d'étiquettes puis-je ajouter à une note ?
Vous pouvez ajouter plusieurs étiquettes à une note, vous ne rencontrerez aucune limite dans un usage quotidien, la limite technique étant de 50 étiquettes par note. Une même note peut appartenir à la fois à un projet, une personne et un sujet. Ajoutez les trois comme étiquettes et retrouvez-la depuis n'importe quel filtre.
Puis-je adapter les statuts à ma façon de travailler ?
Oui. En plus des statuts par défaut À faire, En cours, En attente, Terminé, vous pouvez ajouter de nouveaux statuts adaptés à votre propre façon de travailler avec Gérer les statuts.
Cocher un élément le supprime-t-il ?
Non. En cochant la case, l'élément s'affiche barré mais reste à sa place ; vous continuez à voir dans la note ce que vous avez terminé et quand. Vous pouvez toujours le supprimer manuellement plus tard.
Cette fonctionnalité est-elle disponible dans le plan gratuit ?
Oui. La liste à cocher, les étiquettes et le statut sont disponibles dans tous les plans, aucune mise à niveau n'est nécessaire.
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