Votre liste de tâches ne se termine jamais parce que le nombre de choses qui y entrent ne correspond pas au nombre de choses qui sortent de votre journée. Tout entre, et seules les quelques tâches qui tiennent dans la journée en sortent. L'écart revient chaque soir sous forme de tâches reportées.
Au bout d'un moment, vous n'avez même plus envie de regarder la liste. Ce n'est pas un problème de discipline mais de construction. Voici les six causes qui engorgent votre liste et, en face de chacune, ce que vous pouvez faire.
Réponse courte : pourquoi la liste ne finit jamais
Une liste de tâches ne se termine pas tant qu'il y entre plus de tâches qu'il n'en sort. Ce qui termine une liste, ce n'est pas travailler davantage. C'est réduire la tâche, donner à chacune une définition claire du "terminé" et savoir combien de tâches tiennent vraiment dans une journée.
1. La liste n'est pas un plan, c'est un réservoir
Votre liste est un réservoir où s'accumule chaque travail qui vous vient à l'esprit. Être dans le réservoir ne veut pas dire être fait ; il faut encore en sortir la tâche et la poser dans une journée.
Tant qu'une tâche reste sur la liste, elle n'a pas de temps à elle. Et un travail sans temps ne se fait pas, parce que rien n'est réservé pour lui dans votre journée.
Ce que vous pouvez faire : N'essayez pas de terminer la liste, choisissez dedans. Le soir, regardez la liste, décidez quelles tâches vous ferez vraiment demain et placez-les dans un vrai créneau de votre agenda. Le reste peut rester sur la liste, car y figurer n'est plus un échec. Vous commencez ainsi la journée devant quelques tâches choisies, pas devant la liste entière.
Nous expliquons pas à pas comment les placer dans notre guide du time blocking.
2. La moitié de vos tâches sont des projets
"Régler les papiers d'impôts" n'est pas une tâche. Elle contient rassembler des documents, trouver une date, poser une question à quelqu'un et remplir un formulaire. Soit au moins quatre travaux.
Une tâche pareille se reporte tous les jours, parce qu'il est impossible de la finir en une seule fois. Vous la regardez sans doute chaque matin avant de passer au reste de la liste.
Ce que vous pouvez faire : Écrivez chaque tâche avec un seul verbe et réduisez-la à ce qui tient en une seule fois. Plutôt que "régler les papiers d'impôts", écrivez "écrire au comptable pour la date". Cette tâche prend deux minutes et se coche vraiment.
Une règle pratique : si vous lisez une tâche sans savoir quel serait votre premier geste, ce n'est pas encore une tâche. La découper en morceaux vous prend le plus souvent une minute.
3. Les tâches sans définition du "terminé"
Pourquoi "préparer la présentation" ne finit-elle jamais ? Parce qu'il n'est écrit nulle part où elle s'arrête. Cinq diapositives ou quinze ? Un brouillon ou la version finale ? Sans définition, une tâche donne toujours l'impression qu'on pourrait la travailler encore un peu.
Les tâches sans définition du "terminé" sont celles qui restent le plus longtemps sur la liste. Le moment où c'est fini, celui dont vous avez besoin pour cocher, n'arrive jamais.
Ce que vous pouvez faire : Écrivez la tâche telle qu'elle sera une fois terminée. Pas "préparer la présentation" mais "sortir un brouillon de 8 diapositives". Vous voyez ainsi d'un coup d'œil que le travail est fait.
4. Une liste qui ne tient pas dans la journée
Il y a 20 tâches sur la liste et vous avez six heures. Une tâche dure 40 minutes en moyenne. La liste fait donc 13 heures, plus du double de votre journée. Personne ne pourrait la terminer. Ce qui manque ici, ce n'est pas de la discipline, ce sont des heures.
Une longue liste ne fait pas que rester inachevée, elle rend aussi le choix plus difficile. Un esprit qui regarde vingt tâches prend la plus facile, pas la plus importante.
Ce que vous pouvez faire : En construisant la liste, notez à côté de chaque tâche sa durée estimée et faites la somme. Si le total dépasse les heures dont vous disposez vraiment, vous pouvez retirer des tâches. Fixez les trois tâches principales de la journée et comptez le reste comme un bonus.
Si vous n'arrivez pas à décider lesquelles sont les principales, la matrice d'Eisenhower le clarifie avec deux questions.
5. Les tâches qui attendent quelqu'un d'autre
Certaines tâches ont quitté vos mains sans être terminées. Vous avez envoyé la proposition et vous attendez une réponse. Vous avez transmis la demande et vous attendez la validation. Ces tâches restent chaque matin sur votre liste et ressemblent à du travail non fait.
Pourtant, vous ne pouvez rien y faire pour l'instant. Chaque jour où elles restent sur votre liste, elles produisent une culpabilité que vous n'avez pas méritée et elles font disparaître de la vue les tâches réellement faisables.
Ce que vous pouvez faire : Rassemblez les tâches en attente sous un titre à part. Qu'elles quittent votre liste active sans disparaître. Lors de la revue hebdomadaire, vous pouvez les regarder séparément et ajouter un rappel si besoin.
Ainsi, le matin, vous ne voyez sur votre liste que le travail qui est vraiment entre vos mains. La liste raccourcit et, parce qu'elle raccourcit, elle commence à se terminer.
6. Les tâches qui se reportent sans fin
Si une tâche s'est reportée cinq fois, ce n'est plus une tâche mais un signal. Soit elle n'est pas assez importante, soit elle est mal écrite, soit elle n'est pas vraiment la vôtre.
La plupart des listes ne lisent jamais ce signal. La tâche est recopiée en silence au jour suivant chaque matin et maintient la liste gonflée en permanence.
Ce que vous pouvez faire : Vous pouvez donner trois options aux tâches qui se reportent : la faire aujourd'hui, l'attacher à un vrai jour de l'agenda, ou la supprimer.
Une fois par semaine : cinq minutes de nettoyage
Ce qui maintient les six corrections ci-dessus, c'est un court entretien hebdomadaire. Il prend cinq minutes et sauve le reste de la semaine.
- Marquez les reportées. Mettez une marque à côté de chaque tâche présente depuis une semaine. Ce sont celles dont vous allez vous occuper.
- Appliquez les trois options. Pour chaque tâche marquée, tranchez : la faire, l'attacher à une date, la supprimer. Ne la laissez pas en suspens.
- Découpez les projets. Chaque tâche qui ne se finit pas en une fois, vous pouvez la ramener à son premier pas et garder le reste en note.
- Mettez les tâches en attente à part. Sortez de la liste active le travail qui a quitté vos mains et rassemblez-le sous un titre séparé.
- Choisissez les trois tâches principales de la semaine suivante. Vous n'aurez pas à choisir le lundi matin.
Si vous voulez insérer cette routine dans votre semaine, le déroulé de notre guide de planification hebdomadaire lui offre une bonne place.
Comment mettre cela en place dans Pumpynotes
Dans Pumpynotes, la liste de tâches n'est pas une application à part, c'est un bloc à l'intérieur d'une note. Voici une installation pratique pour appliquer les six corrections au même endroit :
- Construisez la liste dans une note. Vous pouvez ouvrir une nouvelle note, taper
/sur une ligne vide et ajouter le bloc "Liste de tâches" depuis le menu qui apparaît. Les tâches arrivent avec une case et ce que vous cochez est barré. - Gardez le contexte à côté de la liste. La même note peut contenir à la fois les tâches et le numéro de téléphone, le lien et le brouillon qui vont avec. Si le contexte vit ailleurs, vous travaillez deux fois à chaque passage.
- Rassemblez les tâches en attente en bas. Dans cette même note, vous pouvez ouvrir un second bloc de liste de tâches sous un titre "En attente" et y déplacer le travail qui a quitté vos mains. La liste du haut ne montre que ce qui est entre vos mains aujourd'hui et le bloc du bas ne tombe pas dans l'oubli.
- Donnez un statut au travail devenu note. Quand une tâche cesse d'être une simple ligne et mérite sa propre note, vous pouvez fixer le statut de cette note : À faire, En cours, Terminé et En attente sont déjà là. Vous pouvez changer leurs noms et leurs couleurs et ajouter les vôtres. En choisissant "À faire" dans la liste des notes, il ne reste que ce qui vient ensuite et les tâches en attente sortent de la vue.
- Portez vos choix dans l'agenda. Les trois tâches principales de la journée, vous pouvez les poser dans un vrai créneau de l'agenda. Pour le travail qui revient chaque semaine, vous pouvez créer un événement récurrent et ne plus jamais réécrire cette tâche.
Le fonctionnement de l'éditeur par blocs est expliqué dans notes et pages liées, et le travail récurrent dans événements récurrents et rappels. Si vous avez besoin d'idées de listes toutes faites, 25 idées de liste de tâches est un bon point de départ.
Pumpynotes est gratuit. Réunissez votre agenda, vos notes et votre budget dans un seul espace de travail et rassemblez au même endroit tout ce que vous avez en tête.
Questions fréquentes
Pourquoi ma liste de tâches ne se termine-t-elle jamais ?
Parce qu'il entre sur la liste plus de tâches que la journée ne peut en porter. Deux choses s'y ajoutent : une partie des tâches sont trop grosses pour être finies en une fois et la plupart n'ont pas de définition claire du "terminé". Ensemble, les trois maintiennent la liste gonflée en permanence.
Faut-il supprimer une tâche qui ne se termine pas ou la reporter ?
Une tâche reportée cinq fois n'est plus un travail à reporter mais une tâche à questionner. Donnez-lui trois options : la faire aujourd'hui, l'attacher à un vrai jour de l'agenda, ou la supprimer.
Combien de tâches doit contenir une liste quotidienne ?
Entre cinq et sept est le plus sain pour une seule journée. La durée totale compte davantage : additionnez vos estimations et comparez-les aux heures dont vous disposez vraiment. Si le total les dépasse, le nombre de tâches n'a plus d'importance, la liste ne se terminera pas.
Faut-il garder les tâches en attente sur la liste ?
Pas sur la liste active. Un travail qui a quitté vos mains et attend quelqu'un d'autre ressemble chaque jour à du travail non fait et produit une culpabilité non méritée. Rassemblez-les sous un titre à part et regardez-les séparément lors de votre revue hebdomadaire.
Quand faut-il construire la liste ?
La veille au soir. Le matin, votre esprit est au plus clair et il doit aller à votre tâche la plus difficile, pas au choix. Une liste construite la veille vous aide en plus à clore la journée mentalement.
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