La règle 1-3-5 : une liste de tâches qui tient dans votre journée

La règle 1-3-5 consiste à prévoir, pour une journée, au maximum 1 grande tâche, 3 tâches moyennes et 5 petites. Cela fait neuf éléments au total, mais l'idée tient moins au nombre qu'à la taille : vous savez d'avance quelle place chaque tâche prendra dans la journée, et votre liste de tâches tient dans la journée.

Vous commencez sans doute vous aussi la matinée avec une liste de quinze tâches à faire et, le soir venu, vous en reportez la moitié au lendemain. Ce n'est pas un problème de discipline : la liste n'a tout simplement aucune limite. La règle 1-3-5 pose cette limite et vous fait choisir dès la veille au soir.

Qu'est-ce que la règle 1-3-5 ?

La règle 1-3-5 est une méthode de planification qui répartit la liste de tâches du jour en trois niveaux selon la taille des tâches. Popularisée par Alex Cavoulacos, l'une des fondatrices du site emploi et carrière The Muse, elle transforme la question « qu'est-ce que je vais faire aujourd'hui ? » en « pour quoi ai-je de la place aujourd'hui ? ».

Chacun des trois niveaux accueille un type de tâche différent :

• 1 grande tâche : le vrai travail de la journée. Celle qui vous permet de dire « aujourd'hui, j'ai terminé quelque chose », qui demande de la concentration et dure généralement entre 1 h 30 et 3 heures. Le premier jet d'un rapport, la préparation d'une présentation, un dossier de candidature que vous repoussez.
• 3 tâches moyennes : des tâches de trente minutes à une heure, qui demandent de la réflexion mais se bouclent en une seule séance. Préparer une réunion, relire un devis, vérifier votre budget de la semaine.
• 5 petites tâches : des tâches de moins de quinze minutes. Répondre à un e-mail, prendre un rendez-vous, payer une facture, partager un fichier.

Neuf éléments peuvent sembler beaucoup au premier regard. Mais les cinq petites tâches ne dépassent pas une heure à elles cinq, et le poids de la liste repose sur la grande tâche et les trois moyennes. La règle permet ainsi à la journée d'être à la fois bien remplie et menée à son terme.

Pourquoi la règle 1-3-5 fonctionne-t-elle ?

La force de la méthode vient de ce qu'elle transforme une liste sans fin en un plan limité. La plupart des listes ne se terminent pas parce que personne ne regarde la taille de ce qu'on y ajoute.

• Elle oblige à choisir. S'il n'y a de place que pour une grande tâche, vous devez décider laquelle compte vraiment aujourd'hui. Quand cette décision se prend la veille plutôt que le matin, la journée démarre plus nettement.
• Elle protège la grande tâche. Les petites tâches se règlent vite et donnent l'impression d'être occupé. Sans limite, elles remplissent la journée et le vrai travail glisse encore au lendemain.
• Elle plafonne les petites tâches. Au-delà de cinq, les petites tâches deviennent une liste d'interruptions qui morcelle la journée. La sixième peut attendre demain.
• Elle rend la fin de journée mesurable. Le soir, il suffit de vous demander : « la grande tâche est-elle faite, combien de moyennes sont terminées ? ». Vous voyez à quel niveau les tâches restantes ont bloqué et vous construisez le lendemain en conséquence.

Comment calibrer vos tâches ?

La seule partie délicate de la règle consiste à décider si une tâche est grande ou moyenne. Le plus sûr est de se fier à la durée plutôt qu'à l'intuition.

Vous pouvez noter à côté de chaque tâche sa durée estimée. Moins de 15 minutes, elle est petite ; entre 30 et 60 minutes, elle est moyenne ; au-delà d'une heure et demie, elle passe au niveau des grandes. Une tâche qui hésite entre deux niveaux va plutôt dans celui du dessus, car presque tout prend plus de temps que prévu.

Méfiez-vous aussi d'un piège : certaines tâches ressemblent à une grande tâche alors qu'il s'agit en réalité d'un projet. « Refaire le site web » ne se boucle pas en un jour, ce n'est donc pas une grande tâche. Vous pouvez la ramener à la première étape faisable aujourd'hui, par exemple « écrire le texte de la page d'accueil ». Le nom du projet vit dans une note, pas dans la liste ; seule l'étape du jour y entre.

Exemple : une journée construite avec la règle 1-3-5

Voici la liste qu'une graphiste indépendante pourrait préparer la veille au soir pour son mardi :

1 grande tâche

• Terminer le premier jet de la présentation client (2 h 30)

3 tâches moyennes

• Chiffrer le nouveau devis (45 minutes)
• Préparer l'ordre du jour de la réunion de jeudi (30 minutes)
• Vérifier les dépenses du mois par catégorie (40 minutes)

5 petites tâches

• Répondre à l'e-mail de corrections envoyé par l'agence
• Prendre rendez-vous chez le dentiste
• Payer la facture d'électricité
• Partager le fichier de la présentation avec une collègue
• Confirmer l'heure de livraison du colis pour demain

La durée totale dépasse à peine cinq heures. Sur une journée de travail de huit heures, le reste du temps va aux réunions, aux pauses et aux imprévus. Comme la liste est construite selon la capacité réelle de la journée, elle peut se refermer le soir entièrement cochée.

Appliquer la règle 1-3-5 en 5 étapes

Le plus efficace est de préparer la liste la veille au soir. Le matin, vous pouvez ainsi consacrer les heures où votre esprit est le plus clair à la grande tâche plutôt qu'à faire des choix.

1. Videz votre tête. Notez d'abord toutes vos tâches à un seul endroit, sans penser à leur taille. Cette liste peut être longue ; son but est de vous libérer l'esprit.
2. Notez la durée de chaque tâche. Selon la durée estimée, vous pouvez marquer chaque tâche comme grande, moyenne ou petite. Ramenez celles qui ne tiendront pas en une journée à leur première étape.
3. Choisissez la grande tâche. Une seule : celle qui, une fois finie, vous donnera le sentiment d'une journée réussie. Si vous hésitez entre deux grandes tâches, prenez celle dont l'échéance est la plus proche. Si vous n'arrivez pas à trancher sur laquelle compte le plus, la matrice d'Eisenhower facilite ce choix.
4. Complétez avec les moyennes et les petites. Choisissez trois tâches moyennes et cinq petites. Les autres ne sont pas supprimées : elles attendent dans la liste principale et vous les réexaminerez demain soir.
5. Donnez une heure à la grande tâche. Vous pouvez placer la grande tâche dans un vrai créneau de votre agenda. Une grande tâche sans horaire se perd au milieu des petites. Vous trouverez la marche à suivre en détail dans notre guide du time blocking.

Le lendemain soir, cinq minutes suffisent pour regarder la liste. Cochez ce qui est fait, renvoyez le reste dans la liste principale et choisissez les neuf tâches du jour suivant.

Comment adapter la règle si elle ne vous convient pas ?

La règle 1-3-5 n'est pas une formule figée, c'est un point de départ. Vous pouvez changer les chiffres selon l'organisation de votre journée ; l'essentiel est de garder les trois niveaux.

• Jours de réunions : si votre agenda contient trois ou quatre heures de réunion, vous pouvez passer à 1-2-3. Gardez la grande tâche, mais raccourcissez-la.
• Jours hachés : si la journée est sans cesse interrompue, vous pouvez laisser tomber la grande tâche et avancer en 0-3-5. Reportez la grande tâche à un jour où vous trouverez une heure sans interruption.
• Jours de concentration : un jour sans aucune réunion, vous pouvez consacrer une demi-journée à la grande tâche et ramener les moyennes à deux.
• Vos propres chiffres : au bout de quelques semaines, vous pouvez regarder combien de tâches vous terminez réellement. Si vous reportez deux tâches moyennes chaque soir, votre formule est 1-1-5, et c'est aussi un résultat.

Dans nos articles précédents, nous recommandions 5 à 7 tâches par jour. La règle 1-3-5 ne contredit pas ce conseil : cinq petites tâches réunies occupent autant de place qu'une tâche moyenne. Ce qu'il faut mesurer, ce n'est pas le nombre de tâches, mais le temps total.

Avec quelle méthode l'associer ?

La règle 1-3-5 ne répond qu'à une seule question : « combien pour aujourd'hui ? ». Pour le reste, elle s'associe très bien à d'autres méthodes.

• Avec la matrice d'Eisenhower : la matrice vous dit quelle tâche est importante, la règle 1-3-5 combien de ces tâches tiennent dans la journée. Vous pouvez trier d'abord avec la matrice, puis placer les tâches dans la journée avec la règle 1-3-5.
• Avec le time blocking : la liste 1-3-5 fixe ce que vous allez faire, le bloc de temps fixe quand. Vous pouvez réserver un bloc le matin pour la grande tâche et un seul bloc l'après-midi pour les petites.
• Avec un planning hebdomadaire : si vous choisissez en début de semaine les grandes tâches des cinq jours, vous n'aurez plus à penser le soir qu'aux moyennes et aux petites. Nous détaillons ce déroulé dans notre guide de la planification hebdomadaire.

Comment créer une liste 1-3-5 dans Pumpynotes ?

Dans Pumpynotes, la liste de tâches est un bloc à l'intérieur d'une note. Vous pouvez donc construire votre structure 1-3-5 dans une seule note et la réutiliser chaque jour :

• Séparez les niveaux par des titres. Ouvrez une nouvelle note, tapez / sur une ligne vide et ajoutez avec le bloc « Titre 2 » les titres « 1 grande », « 3 moyennes » et « 5 petites ». Sous chaque titre, il suffit de placer un bloc « Liste de tâches ». Chaque élément a sa case à cocher, et ce que vous cochez est barré.
• Gardez la liste principale à part. Vous pouvez ajouter une sous-page à la même note et y réunir toutes les tâches que vous déversez sans penser à leur taille. La liste du jour reste courte, et les tâches en attente ne se perdent pas.
• Placez la grande tâche dans l'agenda. Vous pouvez inscrire la grande tâche comme événement dans votre agenda, sur un vrai créneau horaire. Une fois finie, vous pouvez marquer l'événement comme « Terminé » ; si le programme change, il suffit de le faire glisser vers une autre heure.
• Suivez les projets avec des statuts. Une tâche qui ne se boucle pas en un jour mérite sa propre note. Vous pouvez donner un statut à vos notes et les suivre dans la vue « Tableau », dans les colonnes « À faire », « En cours », « Terminé » et « En attente ». Seule l'étape du jour de ce projet entre dans la liste 1-3-5.

Notre guide sur la liste de tâches dans vos notes détaille comment créer une liste dans une note, et notre article 25 idées de liste de tâches propose des exemples prêts à l'emploi de ce que vous pouvez y écrire. Si votre liste ne se termine toujours pas, notre article pourquoi votre liste de tâches ne finit jamais vous aidera à en trouver la cause.

Pumpynotes est gratuit. Réunissez votre agenda, vos notes et votre budget dans un seul espace de travail et gérez les neuf tâches de votre journée depuis un seul endroit.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la règle 1-3-5 ?

La règle 1-3-5 est une méthode de liste de tâches qui prévoit, pour une journée, 1 grande tâche, 3 tâches moyennes et 5 petites. La grande tâche dure de 1 h 30 à 3 heures, les moyennes de 30 à 60 minutes et les petites moins de 15 minutes. Le but est de faire tenir la liste dans la capacité réelle de la journée.

Neuf tâches, ce n'est pas trop pour une journée ?

Non, parce que les tâches n'ont pas la même taille. Les cinq petites tâches ne dépassent pas une heure à elles cinq. L'essentiel de la charge repose sur la grande tâche et les trois moyennes, et le temps total reste généralement entre cinq et six heures.

Que faire si je ne termine pas la grande tâche ?

Vous pouvez en faire la grande tâche du lendemain, mais regardez d'abord pourquoi elle n'a pas abouti. Si sa durée était sous-estimée, vous pouvez la découper en deux. Si la journée a été hachée par les interruptions, placer la grande tâche sur un créneau protégé de votre agenda règle souvent le problème.

Faut-il appliquer la règle 1-3-5 le week-end aussi ?

Ce n'est pas obligatoire. Une version plus légère comme le 0-2-3, ou quelques petites tâches seulement, est aussi une option pour le week-end. L'important est que la liste laisse aussi de la place au repos.

Quelle est la différence entre la règle 1-3-5 et la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower classe les tâches selon leur importance et leur urgence, alors que la règle 1-3-5 détermine combien d'entre elles tiennent dans la journée. Vous pouvez utiliser les deux ensemble : choisissez d'abord avec la matrice ce qui est important, puis placez ces tâches dans la journée avec la règle 1-3-5.

Suivez-nous

Pour plus de conseils et d'actualités, suivez notre page Instagram.