Comment faire une check-list : 5 étapes et 20 exemples

Une check-list (liste de contrôle) est une courte liste où vous notez, dans l'ordre, les étapes à ne pas oublier dans une tâche que vous répétez. Faire sa valise, une dernière vérification avant de quitter la maison ou les paiements de fin de mois : au lieu de tout repenser à chaque fois, vous regardez la liste et vous cochez les points un par un. Vous avez moins de choses à garder en tête, et moins de risques de sauter une étape.

Une bonne check-list n'a pas besoin d'être longue. Cinq à dix points suffisent le plus souvent. Vous trouverez ci-dessous ce qu'est une check-list, comment la faire en 5 étapes, puis 20 exemples à adapter à votre vie.

Qu'est-ce qu'une check-list ?

Check-list est un mot d'origine anglaise ; en français, on dit aussi liste de contrôle ou liste de vérification. C'est la liste des étapes à vérifier pour faire une tâche correctement et complètement. Les deux termes s'emploient dans le même sens. Les pilotes de ligne avant le décollage et les équipes chirurgicales avant une opération utilisent des check-lists depuis des années. La raison est simple : même une personne expérimentée peut sauter une étape qu'elle connaît bien quand elle est débordée ou fatiguée.

On confond souvent check-list et liste de tâches, mais elles n'ont pas le même rôle :

• La liste de tâches rassemble des tâches ponctuelles. Des points comme « récupérer le colis » ou « appeler maman » se font une fois, et la liste change chaque jour.
• La check-list décrit un processus qui se répète. La même liste resert à chaque voyage, à chaque déménagement ou à chaque fin de mois.

Si votre liste de tâches vous pose problème, jetez un œil à notre article pourquoi votre liste de tâches ne finit jamais. Cet article-ci parle des tâches qui se répètent.

À quoi sert une check-list ?

• Elle soulage votre mémoire. Au lieu de vous souvenir des étapes, vous vous concentrez seulement sur leur exécution. Cela fait une vraie différence quand vous êtes fatigué ou pressé.
• Elle évite les oublis. Si vérifier le passeport, le chargeur ou la plaque de cuisson est écrit sur la liste, vous y pensez même en sortant à la hâte.
• Elle facilite la délégation. Quand vous confiez une tâche à quelqu'un, vous pouvez aussi lui donner la check-list. Cette personne voit en quelques points ce que vous avez appris par l'expérience.
• Elle s'améliore avec le temps. Après chaque utilisation, vous ajoutez ce qui manquait et retirez ce qui était inutile.

Comment faire une check-list en 5 étapes

1. Notez l'objectif et le point d'arrivée. Par exemple « sac de voyage prêt » ou « prêt à quitter la maison ». Savoir quand la liste est terminée aide à décider quels points sont vraiment nécessaires.
2. Listez toutes les étapes une fois. Vous pouvez noter tout ce qui vous vient à l'esprit, dans n'importe quel ordre. Une méthode simple consiste à noter les étapes la prochaine fois que vous faites réellement la tâche ; le vrai déroulé est souvent un peu différent de celui dont vous vous souvenez.
3. Ne gardez que l'essentiel et ce qui s'oublie facilement. Vous pouvez retirer ce que vous faites de toute façon, comme « ouvrir la porte ». Gardez les étapes qui posent problème quand on les saute et qu'on oublie facilement. Plus la liste est courte, plus vous avez de chances de l'utiliser.
4. Écrivez chaque point court et vérifiable. Les points qui commencent par un verbe et décrivent une seule action fonctionnent le mieux, comme « Mettre le passeport dans le sac ». Un point vague comme « S'occuper des papiers » reste non coché, car on ne sait jamais quand il est fini. Pour une liste d'affaires à emporter, le nom de l'objet suffit.
5. Utilisez-la et mettez-la à jour à chaque fois. Inutile de viser une liste parfaite dès la première fois. Après chaque utilisation, vous pouvez prendre une minute pour ajouter ce qui manquait et supprimer le point que vous n'avez jamais coché.

Un dernier conseil : pour un long processus, vous pouvez diviser la liste en sections. Diviser une liste de déménagement en « un mois avant », « une semaine avant » et « jour du déménagement », par exemple, permet de ne regarder à chaque moment que les points du moment.

20 exemples de check-list

Les listes ci-dessous sont un point de départ. Vous pouvez retirer ce qui ne correspond pas à votre vie et ajouter ce qui vous est propre.

Maison et quotidien

1. Avant de quitter la maison

• Plaques et four éteints
• Fenêtres fermées
• Clés, portefeuille, téléphone sur moi
• Sortir les poubelles

2. Rituel du soir

• Choisir la première tâche de demain
• Préparer son sac
• Remplir le lave-vaisselle
• Mettre le téléphone en charge

3. Entretien de la maison chaque semaine

• Laver et ranger le linge
• Trier les restes périmés du frigo
• Nettoyer la salle de bain et la cuisine
• Écrire la liste de courses de la semaine suivante

4. Avant l'arrivée des invités

• Serviette et chaussons pour les invités prêts
• Papier toilette et savon de rechange dans la salle de bain
• Apéritif et boissons prêts
• Aérer le salon

5. Avant de partir longtemps

• Finir ou donner les aliments périssables
• Demander à quelqu'un d'arroser les plantes
• Débrancher les appareils inutiles
• Fermer le robinet d'arrivée d'eau et le gaz

Voyage

6. Sac de voyage

• Carte d'identité ou passeport
• Chargeurs et adaptateur
• Médicaments
• Assez de sous-vêtements et de chaussettes
• Trousse de toilette

7. Avant un vol

• Faire l'enregistrement en ligne
• Enregistrer la carte d'embarquement sur le téléphone
• Vérifier la limite de poids des bagages
• Fixer l'heure de départ pour l'aéroport

8. Avant de partir à l'étranger

• Vérifier la date de validité du passeport
• Voir si un visa est nécessaire
• Activer une option internationale sur son forfait
• S'assurer que sa carte fonctionne à l'étranger

Travail et études

9. Avant une réunion

• Partager l'ordre du jour
• Ouvrir les fichiers nécessaires
• Tester la connexion et le son
• Préparer l'endroit où noter les décisions

10. Après une réunion

• Noter les décisions prises
• Désigner un responsable et une date pour chaque tâche
• Partager la note avec les participants

11. Première semaine dans un nouveau poste

• Obtenir les accès aux comptes
• Rencontrer ses collègues
• Parler des objectifs de la première semaine avec son responsable
• Repérer les fichiers et dossiers les plus utilisés

12. Dernier jour de travail de la semaine

• Passer en revue ce qui a été terminé cette semaine
• Reporter ce qui reste à la semaine suivante
• Faire le tri dans sa boîte de réception
• Choisir les trois premières tâches de la semaine suivante

13. La veille d'un examen

• Pièce d'identité et convocation dans le sac
• Stylo, gomme et calculatrice si besoin
• Vérifier le trajet jusqu'au lieu de l'examen
• Se coucher tôt

14. Avant d'envoyer une candidature

• Adapter son CV à l'offre
• Vérifier le nom de l'entreprise dans la lettre de motivation
• Enregistrer le fichier en PDF avec son prénom et son nom
• Noter la date de candidature

Argent et papiers

15. Point argent de fin de mois

• Vérifier les paiements entrants et sortants
• Examiner le relevé de carte bancaire
• Virer le montant prévu pour l'épargne
• Passer en revue les abonnements inutilisés

16. Jour des factures

• Électricité, eau, gaz
• Internet et téléphone
• Loyer ou charges
• Enregistrer les justificatifs dans un dossier

17. Papiers de fin d'année

• Rassembler les garanties dans un dossier
• Lister les documents qui vont expirer
• Faire des copies numériques des documents importants
• Vérifier les dates de renouvellement des assurances

Occasions spéciales et projets

18. Préparer un anniversaire

• Faire la liste des invités
• Fixer le lieu ou la date
• Prévoir le gâteau et l'apéritif
• Acheter le cadeau

19. Jour du déménagement

• Photographier les relevés des compteurs
• Récupérer toutes les clés
• Vérifier que les cartons fragiles sont chargés en dernier
• Mettre ce qu'il faut pour la première nuit dans un sac à part

20. Sortir avec un bébé

• Couches et lingettes
• Vêtements de rechange
• Lait ou en-cas
• Eau et biberon

Si vous cherchez des idées pour des tâches ponctuelles, notre article d'idées de liste de tâches propose des points dans de nombreux domaines.

Les erreurs fréquentes quand on fait une check-list

• Tout noter. Relire une longue liste de haut en bas à chaque fois devient pénible. Retirer les étapes que vous n'oubliez jamais rend le reste plus facile à lire.
• Des points vagues. « Se préparer » ne se coche pas. Vous pouvez transformer le point en une action concrète, comme « Télécharger la présentation sur l'ordinateur portable ».
• Écrire la liste une fois et l'oublier. Les processus changent ; si la liste reste la même, elle devient obsolète et, au bout d'un moment, vous ne lui faites plus confiance. Une petite mise à jour à chaque utilisation suffit.
• Ranger la liste hors de portée. Une check-list s'utilise plus facilement quand elle est à portée de main pendant que vous travaillez. La garder sur votre téléphone ou dans une application que vous ouvrez chaque jour augmente les chances de vous en servir.

Comment faire une check-list dans Pumpynotes

Dans Pumpynotes, chaque check-list peut être une note :

• Ajoutez une liste à cases. Il suffit d'ouvrir une nouvelle note, de taper / sur une ligne vide et de choisir Liste de tâches. Une case à cocher apparaît devant chaque point. Un point coché apparaît barré, mais n'est pas supprimé.
• Divisez les longues listes en sections. Vous pouvez ajouter un Bloc dépliant, écrire le nom de la section dans son titre, par exemple « Une semaine avant », et ajouter les points à l'intérieur du bloc. Comme chaque section s'ouvre et se ferme séparément, seule celle que vous utilisez reste ouverte.
• Gardez une liste modèle vierge et dupliquez-la. Pour une check-list que vous répétez, vous pouvez préparer une note modèle avec tous les points non cochés. Au moment de l'utiliser, choisissez simplement Dupliquer dans le menu de la note. La copie s'ouvre avec tous les points de la liste modèle et « (copie) » à la fin de son nom. Vous cochez dans la copie, et le modèle reste vierge pour la prochaine fois.
• Rassemblez toutes vos listes avec une étiquette. Si vous donnez la même étiquette à vos notes de check-list, vous pouvez les voir toutes ensemble avec le filtre Étiquette de la page des notes.

Nous expliquons en détail comment utiliser ensemble les cases à cocher, les étiquettes et le statut des notes dans notre guide de la liste de tâches dans vos notes.

Pumpynotes est gratuit. Réunissez vos notes, votre agenda et vos listes dans un seul espace de travail et faites votre première check-list dès aujourd'hui.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une check-list ?

Une check-list, ou liste de contrôle, est une courte liste des étapes à vérifier pour réaliser complètement une tâche qui se répète. Pour un sac de voyage, les paiements de fin de mois ou la dernière vérification avant de quitter la maison, on utilise à chaque fois la même liste et on coche les points un par un.

Quelle est la différence entre une check-list et une liste de tâches ?

La liste de tâches rassemble des tâches ponctuelles et change chaque jour. La check-list décrit un processus qui se répète et s'utilise encore et encore sous la même forme. La liste de tâches répond à « que vais-je faire ? », la check-list à « ai-je oublié quelque chose ? ».

Combien de points doit compter une check-list ?

Il n'y a pas de nombre fixe, mais cinq à dix points suffisent pour la plupart des tâches. Plus la liste est longue, plus elle est difficile à lire. Pour un long processus, diviser la liste en sections garde chaque section courte.

Comment rédiger les points d'une check-list ?

Cocher est plus facile quand chaque point décrit une seule action concrète et commence, si possible, par un verbe. « Mettre le passeport dans le sac » se coche ; « s'occuper des papiers » peut rester non coché, car on ne sait jamais quand c'est fini.

Vaut-il mieux une check-list sur papier ou numérique ?

Les deux fonctionnent ; l'important est que la liste soit à portée de main pendant que vous travaillez. Pour les listes qui se répètent, une note numérique peut être plus pratique, car vous pouvez la copier et la mettre à jour au lieu de la réécrire à chaque fois.

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