Partager des notes, des événements et des portefeuilles

Ouvrez la note à partager et cliquez sur le bouton Partager, en haut de la page, juste à gauche de l'étoile. La fenêtre Partage qui s'ouvre propose trois options :

Privé : vous êtes seul à voir la note et ses sous-pages. Les notes que vous ne partagez pas restent dans cet état.
Personnes spécifiques : seuls les membres de l'équipe que vous choisissez voient la note. Cliquez sur une personne dans la liste pour la sélectionner : les icônes d'œil et de crayon apparaissent sur sa ligne. L'œil signifie qu'elle peut seulement consulter la note, le crayon qu'elle peut la modifier. Une personne nouvellement sélectionnée reçoit l'œil par défaut ; vous pouvez ainsi donner un droit différent à chacun.
Tout l'espace de travail : tous les membres de l'espace de travail voient la note, y compris ceux qui le rejoindront plus tard. Choisissez Peut voir ou Peut modifier, juste en dessous, pour donner le même droit à tout le monde.

Une fois votre choix fait, cliquez sur Enregistrer : le partage s'applique immédiatement. Si vous avez partagé la note avec des personnes spécifiques, le bouton indique aussi avec combien de personnes, par exemple Partager (2).

Quand vous partagez une note, ses sous-pages sont partagées avec les mêmes personnes, y compris celles que vous ajouterez plus tard. Par exemple, si la note Plan de lancement contient deux sous-pages, « Communiqué de presse » et « Budget », et que vous avez donné à James le droit de modifier la note, il voit aussi ces deux pages et peut les modifier. Une personne qui a le droit de modification peut changer le contenu, le titre, le statut et les étiquettes de la note, et ajouter des sous-pages. En revanche, supprimer, déplacer ou dupliquer la note et modifier ses paramètres de partage vous restent toujours réservés.

Pour partager un événement, cliquez dessus dans le calendrier, puis, dans la fenêtre qui s'ouvre, passez à l'onglet Partage, tout en bas des onglets de gauche. Sous le titre Visibilité, vous retrouvez les trois options des notes : Privé, Personnes spécifiques et Tout l'espace de travail. Cet onglet est aussi présent quand vous ajoutez un nouvel événement ; vous pouvez donc le partager dès sa création.

Les options fonctionnent comme pour les notes, seuls les noms des droits changent : Consultation et Modification et suppression. Quand vous choisissez des personnes spécifiques, vous donnez là aussi un droit à chacun avec l'icône d'œil ou de crayon. Si vous choisissez tout l'espace de travail, vous donnez le même droit à tout le monde ; la liste des personnes qui pourront voir ou modifier l'événement s'affiche en dessous.

Une fois le réglage fait, il vous suffit de cliquer sur Mettre à jour ; pour un nouvel événement, ce bouton s'appelle Ajouter un événement. Vous reconnaissez un événement partagé à deux endroits : une petite coche apparaît à côté de l'onglet Partage dans la fenêtre, et les petits avatars des personnes avec qui vous l'avez partagé s'affichent sur sa carte dans la vue mensuelle.

Il y a ici une différence importante avec les notes : pour un événement, le droit de modification inclut la suppression. Une personne à qui vous donnez Modification et suppression peut changer l'heure, la note et les autres détails de l'événement, et même le supprimer si besoin. Une personne à qui vous donnez Consultation voit seulement l'événement : quand elle ouvre la fenêtre, elle ne peut modifier aucun champ. Dans les deux cas, vous êtes seul à pouvoir changer les paramètres de partage.

Pour partager un portefeuille, survolez sa ligne sur la page Finances et cliquez sur l'icône de crayon qui apparaît à droite ; vous pouvez aussi faire un clic droit sur la ligne et choisir Modifier. Tout en bas de la fenêtre Modifier le portefeuille qui s'ouvre, vous trouvez la section Partage. Les options sont les mêmes que pour les notes et les événements : Privé, Personnes spécifiques et Tout l'espace de travail. Cette section est aussi présente quand vous ajoutez un nouveau portefeuille ; vous pouvez donc le partager dès sa création. Une fois votre choix fait, il vous suffit de cliquer sur Enregistrer (ou sur Créer pour un nouveau portefeuille). Nous présentons les autres réglages de la fenêtre dans l'article Ajouter, modifier et supprimer des portefeuilles.

Pour un portefeuille, les droits portent sur les transactions qu'il contient, pas sur le portefeuille lui-même. Une personne à qui vous donnez Consultation voit le portefeuille et toutes ses transactions, mais ne peut en modifier aucune. Une personne à qui vous donnez Modification et suppression peut ajouter des transactions à ce portefeuille et modifier ou supprimer toutes celles qu'il contient, y compris les vôtres. Quand elle ajoute une nouvelle transaction, elle voit votre portefeuille dans la liste, accompagné de votre nom. En revanche, changer le nom, la couleur et l'icône du portefeuille, modifier ses paramètres de partage et le supprimer vous restent toujours réservés.

L'endroit où vous retrouvez ce que quelqu'un a partagé avec vous dépend de ce qui a été partagé :

Notes : l'onglet Partagés, en haut de la page Notes, regroupe les notes partagées avec vous ; l'onglet Tous ne contient que vos propres notes. Quand vous ouvrez une note partagée, « Partagé avec vous » s'affiche en haut de la page ; si vous pouvez seulement la consulter, « Lecture seule » apparaît aussi à côté.
Événements : ils figurent dans votre calendrier, parmi vos propres événements. Dans la vue mensuelle, le petit avatar sur la carte indique qui a partagé l'événement, et l'œil ou le crayon dans le coin de l'avatar indique si vous pouvez seulement le consulter ou aussi le modifier.
Portefeuilles : ils apparaissent dans votre liste de portefeuilles sur la page Finances, avec les vôtres ; le petit avatar à côté du nom du portefeuille indique qui a partagé le portefeuille. Si vous pouvez ajouter des transactions au portefeuille, vous le voyez aussi dans la liste des portefeuilles quand vous ajoutez une nouvelle transaction. Les transactions d'un tel portefeuille portent l'étiquette Partagé. Si le portefeuille a été partagé avec vous en consultation seulement, ces transactions sont verrouillées : vous ne pouvez ni les ouvrir pour les modifier ni les supprimer d'un clic droit ; si vous avez le droit de modification, vous les modifiez comme les vôtres.

Quand on vous ajoute parmi les Personnes spécifiques, une notification arrive aussi sur l'icône de cloche, par exemple « Emma a partagé une note avec vous ». Les partages avec tout l'espace de travail, eux, sont silencieux : aucune notification n'est envoyée, la note, l'événement ou le portefeuille partagé apparaît directement dans votre liste.

Vous pouvez modifier un partage à tout moment ; il vous suffit de revenir là où vous l'avez fait : le bouton Partager pour une note, l'onglet Partage pour un événement, la section Partage pour un portefeuille. Vous pouvez changer le droit d'une personne avec les icônes d'œil et de crayon, la retirer de la liste en cliquant de nouveau sur sa ligne, ou arrêter complètement le partage en choisissant Privé. La modification s'applique dès que vous enregistrez, et la personne retirée du partage ne reçoit aucune notification. Si vous voulez limiter à quelques personnes un élément partagé avec tout l'espace de travail, vous devez sélectionner de nouveau les personnes, car les deux options ne peuvent pas être utilisées en même temps.

Quand un membre de l'équipe quitte l'espace de travail, ou que vous ou un administrateur le retirez, tous les partages où vous l'aviez ajouté parmi les Personnes spécifiques sont supprimés automatiquement. Il n'a plus accès non plus à ce que vous avez partagé avec tout l'espace de travail, puisqu'il n'en est plus membre. Même si vous l'invitez de nouveau, les anciens partages ne reviennent pas ; vous pouvez repartager avec lui si vous le souhaitez. Les transactions qu'il a ajoutées à un portefeuille que vous avez partagé restent, elles, dans votre portefeuille. Pour savoir comment retirer quelqu'un de l'espace de travail, consultez l'article Gérer les membres et les rôles.