Inviter un membre de votre équipe dans l'espace de travail

Ouvrez les Paramètres depuis l'icône d'engrenage en bas du menu de gauche. Sur la page qui s'affiche, choisissez Espace de travail dans la liste de gauche, puis passez à l'onglet Membres en haut. Cet onglet vous montre toutes les personnes de l'espace de travail et leur rôle ; le formulaire pour inviter un membre de votre équipe se trouve juste sous la liste des membres.

Au départ, pour envoyer une invitation, vous devez être le propriétaire ou un administrateur de l'espace de travail. Si c'est vous qui avez créé l'espace de travail, vous en êtes le propriétaire : rien ne vous bloque à cette étape. Si vous souhaitez que chaque personne de votre équipe puisse inviter elle-même un nouveau collègue, réglez Qui peut inviter ? sur Tout le monde dans l'onglet Général ; si vous préférez que seuls le propriétaire et les administrateurs envoient les invitations, il suffit de laisser Administrateurs.

Une autre page peut prêter à confusion : Inviter des amis, dans les Paramètres. Elle ne sert pas à inviter votre équipe ; elle concerne le programme de parrainage, qui vous permet de proposer à un ami d'essayer Pumpynotes. Pour inviter un membre de votre équipe dans l'espace de travail, passez toujours par l'onglet Membres.

Dans la section Inviter dans l'espace de travail, sous la liste des membres, saisissez l'adresse e-mail du membre de votre équipe, par exemple [email protected], puis cliquez sur Inviter. Pumpynotes envoie un e-mail d'invitation à cette adresse et affiche « E-mail d'invitation envoyé. » Le membre de votre équipe pourra rejoindre l'espace de travail grâce au bouton Rejoindre l'espace de travail de l'e-mail.

Dès l'envoi, un lien d'invitation apparaît aussi sous le formulaire. Si le membre de votre équipe consulte rarement ses e-mails, récupérez le lien avec Copier et envoyez-le-lui directement par message ; il ouvre la même page que le bouton de l'e-mail. Ne partagez ce lien qu'avec la personne invitée, car l'invitation est liée à son adresse e-mail.

L'invitation est valable 7 jours et chaque personne invitée rejoint l'espace de travail avec le rôle Membre ; si vous êtes le propriétaire de l'espace de travail, vous pourrez ensuite la nommer administrateur. Si une invitation est déjà en attente pour la même adresse, aucune nouvelle invitation n'est envoyée. Dans ce cas, il suffit d'utiliser Renvoyer à l'étape 4.

Il arrive que l'e-mail d'invitation ne puisse pas être envoyé. Le message « L'e-mail d'invitation n'a pas pu être envoyé. Copiez le lien ci-dessous et partagez-le vous-même. » s'affiche alors. L'invitation a tout de même été créée et reste valable 7 jours ; il suffit de récupérer le lien sous le message avec Copier et de l'envoyer au membre de votre équipe.

Si l'e-mail semble envoyé mais n'est pas arrivé, demandez d'abord au membre de votre équipe de vérifier son dossier de courrier indésirable (spam). S'il n'y est pas non plus, vérifiez l'adresse : en cas de faute de frappe, vous pouvez supprimer l'invitation avec Annuler l'invitation à l'étape 4, puis en envoyer une nouvelle à la bonne adresse. Si l'adresse est correcte, vous pouvez renvoyer l'e-mail avec Renvoyer, à la même étape, ou récupérer à nouveau le lien avec Copier le lien.

Chaque invitation qui n'a pas encore été acceptée reste dans la liste Invitations en attente, sous le formulaire. Sur chaque ligne, vous voyez quand l'invitation a été envoyée et jusqu'à quelle date elle est valable, par exemple « Envoyée il y a 3h · Valable jusqu'au 8 octobre 2026 ». Si quelqu'un d'autre a envoyé l'invitation, la ligne indique aussi qui l'a envoyée. Les invitations acceptées ou expirées disparaissent d'elles-mêmes de la liste.

Les trois boutons à droite de la ligne vous permettent de gérer l'invitation :
Copier le lien : vous récupérez à nouveau le lien d'invitation ; si le membre de votre équipe ne retrouve pas l'e-mail, vous pouvez lui envoyer le lien par message.
Renvoyer : l'e-mail repart et le délai de 7 jours recommence à zéro. Le lien ne change pas : celui que vous avez déjà partagé continue donc de fonctionner.
Annuler l'invitation : utile si vous l'avez envoyée à la mauvaise adresse ou si vous avez changé d'avis. Dès que vous confirmez, le lien cesse de fonctionner ; vous pourrez inviter à nouveau cette adresse plus tard.

Si vous n'êtes ni propriétaire ni administrateur, la liste ne vous montre que les invitations que vous avez envoyées vous-même.

Lorsque le membre de votre équipe clique sur le bouton Rejoindre l'espace de travail de l'e-mail ou sur le lien que vous avez partagé, la page Accepter l'invitation s'ouvre. Tout en haut, elle indique quel espace de travail il rejoint et avec quelle adresse e-mail, par exemple « Vous rejoignez l'espace de travail Équipe de Sarah en tant que [email protected]. » La suite dépend du fait qu'il ait déjà utilisé Pumpynotes ou non :

S'il est déjà connecté avec cette adresse e-mail, la page indique avec quel compte il est connecté ; il lui suffit de cliquer sur Rejoindre.
S'il a déjà un compte avec cette adresse e-mail, il saisit son mot de passe actuel et clique sur Rejoindre.
S'il n'a pas encore de compte, il choisit un nouveau mot de passe d'au moins 8 caractères avec une majuscule, une minuscule et un chiffre, puis clique sur Rejoindre ; son compte est créé au passage.
S'il a créé son compte avec Google, Apple ou Microsoft, il se connecte de la même façon grâce aux boutons du bas, puis clique sur Rejoindre une fois revenu sur la page d'invitation.

Dès qu'il vous a rejoint, il arrive directement dans l'espace de travail et apparaît comme Membre dans votre liste des membres. S'il a activé l'authentification à deux facteurs, il devra d'abord saisir son code d'authentification.