Доступ к заметкам, событиям и кошелькам

Откройте заметку, которой хотите поделиться, и нажмите кнопку Поделиться вверху страницы, сразу слева от звёздочки. В открывшемся окне Доступ вы увидите три варианта:

Личное: заметку и её подстраницы видите только вы. В этом состоянии остаются все заметки, которыми вы не поделились.
Выбранные люди: заметку видят только выбранные вами коллеги. Нажмите на человека в списке, чтобы выбрать его, и в его строке появятся значки глаза и карандаша: глаз означает, что он может только просматривать заметку, а карандаш, что может её изменять. По умолчанию у только что выбранного человека отмечен глаз; так вы можете дать каждому свои права.
Всё рабочее пространство: заметку видят все в рабочем пространстве, в том числе коллеги, которые присоединятся позже. Выбрав под ним Может смотреть или Может изменять, вы даёте всем одинаковые права.

Сделав выбор, нажмите Сохранить; доступ начнёт действовать сразу. Если вы поделились заметкой с выбранными людьми, на кнопке также видно, со сколькими людьми, например Поделиться (2).

Когда вы делитесь заметкой, её подстраницы тоже становятся доступны тем же людям, включая подстраницы, которые вы добавите позже. Например, если у заметки План запуска есть две подстраницы, «Пресс-релиз» и «Бюджет», то James, которому вы дали право изменять заметку, увидит их и сможет их изменять. Человек с правом изменения может менять содержимое заметки, её заголовок, статус и теги, а также добавлять подстраницы. А вот удалять, перемещать и дублировать заметку и менять настройки доступа всегда можете только вы.

Чтобы поделиться событием, нажмите на него в календаре и в открывшемся окне перейдите на вкладку Доступ, самую нижнюю в списке вкладок слева. Под заголовком Видимость вы увидите те же три варианта, что и в заметках: Личное, Выбранные люди и Всё рабочее пространство. Эта вкладка есть и при добавлении нового события, так что поделиться можно уже при его создании.

Варианты работают так же, как в заметках, отличаются только названия прав: Просмотр и Редактирование и удаление. Если выбрать отдельных людей, каждому снова можно дать свои права значком глаза или карандаша. Если выбрать всё рабочее пространство, все получат одинаковые права, а ниже будет перечислено, кто может просматривать или изменять событие.

Когда всё настроите, достаточно нажать Обновить; у нового события эта кнопка называется Добавить событие. Событие, которым вы поделились, легко узнать в двух местах: в окне рядом с вкладкой Доступ появляется маленькая галочка, а на его карточке в месячном виде видны маленькие аватары тех, с кем вы им поделились.

Здесь есть важное отличие от заметок: в событии право на редактирование включает и удаление. Человек, которому вы дали право Редактирование и удаление, может менять время события, заметку к нему и другие детали, а при необходимости и удалить событие. Человек с правом Просмотр только видит событие; открыв окно, он не может изменить ни одно поле. Настройки доступа в обоих случаях можете менять только вы.

Чтобы поделиться кошельком, на странице Финансы наведите курсор на строку кошелька и нажмите на значок карандаша, который появится справа; можно также щёлкнуть по строке правой кнопкой мыши и выбрать Изменить. В самом низу открывшегося окна Изменить кошелёк находится раздел Доступ. Варианты те же, что в заметках и событиях: Личное, Выбранные люди и Всё рабочее пространство. Этот раздел есть и при добавлении нового кошелька, так что поделиться можно сразу при его создании. После этого достаточно нажать Сохранить (у нового кошелька Создать). Об остальных настройках окна мы рассказали в статье Добавление, изменение и удаление кошельков.

В кошельке права относятся не к самому кошельку, а к операциям в нём. Человек с правом Просмотр видит кошелёк и все операции в нём, но не может ничего изменить. Человек с правом Редактирование и удаление может добавлять операции в этот кошелёк, а также изменять и удалять все операции в нём, включая добавленные вами. При добавлении новой операции он увидит ваш кошелёк в списке вместе с вашим именем. А вот менять название, цвет и значок кошелька, настраивать доступ и удалять кошелёк всегда можете только вы.

Где искать то, чем с вами поделились, зависит от того, что это:

Заметки: вкладка Общие вверху страницы «Заметки» собирает все заметки, которыми с вами поделились, а на вкладке Все остаются только ваши собственные заметки. Если открыть общую заметку, вверху страницы будет написано «Доступно вам»; если вы можете только просматривать её, рядом появится ещё и «Только чтение».
События: они появляются в вашем календаре среди ваших собственных событий. В месячном виде маленький аватар на карточке показывает, кто поделился событием, а значок глаза или карандаша в углу аватара показывает, можете вы его только просматривать или также изменять.
Кошельки: они видны в списке кошельков на странице «Финансы» вместе с вашими собственными; маленький аватар рядом с названием кошелька показывает, кто поделился кошельком. Если вы можете добавлять операции в кошелёк, вы увидите его и в списке кошельков при добавлении новой операции. Операции в таком кошельке отмечены меткой Общий. Если кошелёк открыт вам только для просмотра, эти операции заблокированы: их нельзя ни открыть и изменить, ни удалить через правый клик; если у вас есть право редактирования, вы можете менять их так же, как свои.

Когда вас выбирают в варианте Выбранные люди, под значком колокольчика появляется ещё и уведомление, например «Emma поделился(-ась) заметкой с вами». Если же делятся со всем рабочим пространством, это происходит тихо: уведомления нет, общая заметка, событие или кошелёк просто появляются в вашем списке.

Изменить доступ можно в любой момент; для этого достаточно вернуться туда же, где вы его настраивали: в заметке это кнопка Поделиться, в событии вкладка Доступ, в кошельке раздел Доступ. Вы можете изменить права человека значками глаза и карандаша, убрать его из списка, снова нажав на его строку, или полностью закрыть доступ, выбрав Личное. Изменения вступают в силу, как только вы их сохраните, а человек, которого вы лишили доступа, уведомления не получит. Если вы поделились чем-то со всем рабочим пространством, а потом хотите ограничить доступ отдельными людьми, людей нужно выбрать заново, потому что эти два варианта нельзя использовать одновременно.

Когда коллега покидает рабочее пространство или его удаляете вы либо администратор, он автоматически теряет доступ ко всему, чем вы делились с ним через вариант Выбранные люди. К тому, чем вы поделились со всем рабочим пространством, у него тоже больше нет доступа, потому что он уже не участник рабочего пространства. Даже если вы пригласите его снова, прежний доступ не вернётся; при желании вы можете поделиться заново. А операции, которые он добавил в ваш общий кошелёк, останутся в кошельке. О том, как удалить человека из рабочего пространства, читайте в статье Управление участниками и ролями.