Comparte notas, eventos y billeteras

Abre la nota que quieres compartir y, en la parte superior de la página, haz clic en el botón Compartir, justo a la izquierda de la estrella. En la ventana Uso compartido que se abre verás tres opciones:

Privado: Solo tú ves la nota y sus subpáginas. Las notas que no compartes se quedan así.
Personas específicas: Solo los compañeros que elijas ven la nota. Al hacer clic en una persona de la lista, queda seleccionada y en su fila aparecen los iconos de ojo y lápiz: el ojo significa que solo puede ver la nota; el lápiz, que puede editarla. Cada persona que seleccionas empieza con el ojo marcado; así puedes dar un permiso distinto a cada una.
Todo el espacio de trabajo: Todas las personas del espacio de trabajo ven la nota, incluidos los compañeros que se unan más adelante. Con una de las opciones de debajo, Puede ver o Puede editar, das el mismo permiso a todos.

Cuando hayas elegido, haz clic en Guardar; el cambio se aplica al instante. Si compartiste la nota con personas específicas, el botón también muestra con cuántas, por ejemplo Compartir (2).

Cuando compartes una nota, sus subpáginas se comparten con las mismas personas, también las que añadas más adelante. Por ejemplo, si la nota Plan de lanzamiento tiene dos subpáginas llamadas "Nota de prensa" y "Presupuesto", James, con quien compartiste la nota con permiso de edición, también ve esas dos páginas y puede editarlas. Quien tiene permiso de edición puede cambiar el contenido, el título, el estado y las etiquetas de la nota, y también añadir subpáginas. Eliminar, mover o duplicar la nota y decidir con quién se comparte sigue siendo siempre cosa tuya.

Para compartir un evento, haz clic en él en el calendario y, en la ventana que se abre, ve a la pestaña Uso compartido, la última de las pestañas de la izquierda. Bajo Visibilidad verás las mismas tres opciones que en las notas: Privado, Personas específicas y Todo el espacio de trabajo. Esta pestaña también está ahí cuando añades un evento nuevo; si quieres, puedes compartirlo en el mismo momento de crearlo.

Las opciones funcionan igual que en las notas; solo cambia el nombre de los permisos: Visualización y Edición y eliminación. Si eliges personas específicas, vuelves a dar a cada una su propio permiso con el icono de ojo o de lápiz. Si eliges todo el espacio de trabajo, das el mismo permiso a todos, y debajo aparecen, uno por uno, quienes pueden ver o editar el evento.

Cuando lo tengas listo, basta con hacer clic en Actualizar; en un evento nuevo, este botón se llama Añadir evento. Reconocerás un evento compartido por dos detalles: en la ventana aparece una pequeña marca de verificación junto a la pestaña Uso compartido, y en su tarjeta de la vista mensual se ven los pequeños avatares de las personas con quienes lo compartiste.

Aquí hay una diferencia importante con las notas: en los eventos, el permiso de edición incluye eliminar. La persona a la que das Edición y eliminación puede cambiar la hora, la nota y los demás detalles del evento, e incluso eliminarlo si hace falta. La persona a la que das Visualización solo ve el evento; al abrir la ventana no puede cambiar ningún campo. En ambos casos, solo tú puedes cambiar con quién se comparte.

Para compartir una billetera, en la página Finanzas pasa el ratón por encima de la fila de la billetera y haz clic en el icono de lápiz que aparece a la derecha; también puedes hacer clic derecho en la fila y elegir Editar. Al final de la ventana Editar billetera que se abre encontrarás la sección Uso compartido. Las opciones son las mismas que en las notas y los eventos: Privado, Personas específicas y Todo el espacio de trabajo. Esta sección también está ahí cuando añades una billetera nueva, así que puedes compartirla en el momento de crearla. Cuando hayas elegido, basta con hacer clic en Guardar (en una billetera nueva, en Crear). Los demás ajustes de la ventana los explicamos en el artículo Añade, edita y elimina billeteras.

En una billetera, el permiso no se aplica a la billetera en sí, sino a las transacciones que contiene. La persona a la que das Visualización ve la billetera y todas sus transacciones, pero no puede cambiar ninguna. La persona a la que das Edición y eliminación puede añadir transacciones a esta billetera y editar o eliminar todas las que contiene, incluidas las que añadiste tú. Cuando añade una transacción nueva, ve tu billetera en la lista junto con tu nombre. Cambiar el nombre, el color y el icono de la billetera, decidir con quién se comparte y eliminarla sigue siendo siempre cosa tuya.

Dónde encuentras lo que alguien compartió contigo depende de qué sea:

Notas: La pestaña Compartidos, en la parte superior de la página Notas, reúne las notas compartidas contigo; en la pestaña Todos solo están tus propias notas. Al abrir una nota compartida, en la parte superior de la página pone "Compartido contigo"; si solo puedes verla, al lado aparece también "Solo lectura".
Eventos: Aparecen en tu calendario, entre tus propios eventos. En la vista mensual, el pequeño avatar de la tarjeta indica quién compartió el evento, y la marca de ojo o de lápiz en la esquina del avatar, si solo puedes verlo o también editarlo.
Billeteras: Aparecen en tu lista de billeteras de la página Finanzas, junto a las tuyas; el pequeño avatar junto al nombre de la billetera indica quién compartió la billetera. Si puedes añadir transacciones a la billetera, también la verás en la lista de billeteras cuando añadas una transacción nueva. Las transacciones de una billetera así llevan la etiqueta Compartido. Si la billetera se compartió contigo solo para ver, esas transacciones están bloqueadas: no puedes abrirlas para cambiarlas ni eliminarlas con clic derecho; si tienes permiso de edición, puedes editarlas como si fueran tuyas.

Cuando te incluyen entre las Personas específicas, también te llega una notificación a la campana, por ejemplo "Emma compartió una nota contigo". En cambio, lo que se comparte con todo el espacio de trabajo llega en silencio: no recibes ninguna notificación y la nota, el evento o la billetera aparecen directamente en tu lista.

Puedes cambiar lo que compartiste cuando quieras; basta con volver al lugar que usaste para compartir: en una nota, el botón Compartir; en un evento, la pestaña Uso compartido; en una billetera, la sección Uso compartido. Puedes cambiar el permiso de una persona con los iconos de ojo y lápiz, quitarla de la lista haciendo clic de nuevo en su fila o dejar de compartir por completo eligiendo Privado. El cambio se aplica en cuanto guardas, y la persona que quitas no recibe ninguna notificación. Si quieres limitar a personas específicas algo que compartiste con todo el espacio de trabajo, tendrás que volver a elegir a las personas, porque no se pueden usar las dos opciones a la vez.

Cuando un compañero sale del espacio de trabajo, o cuando lo quitas tú o lo quita un administrador, todo lo que compartiste con él eligiéndolo entre las Personas específicas deja de estar compartido automáticamente. Tampoco puede acceder ya a lo que compartiste con todo el espacio de trabajo, porque ya no es miembro. Aunque vuelvas a invitarlo, lo que compartías con él no vuelve; si quieres, puedes compartirlo de nuevo. Las transacciones que añadió a una billetera que compartiste siguen en tu billetera. Encontrarás cómo quitar a alguien del espacio de trabajo en el artículo Gestiona los miembros y sus roles.