Teammitglied in den Arbeitsbereich einladen

Öffne die Einstellungen über das Zahnradsymbol unten im linken Menü. Wähle auf der Seite, die sich öffnet, in der linken Liste Arbeitsbereich und wechsle oben zum Tab Mitglieder. Dort siehst du alle Personen im Arbeitsbereich mit ihren Rollen; das Formular, mit dem du ein Teammitglied einlädst, findest du direkt unter der Mitgliederliste.

Anfangs kannst du nur dann Einladungen senden, wenn du Inhaber oder Administrator des Arbeitsbereichs bist. Hast du den Arbeitsbereich selbst erstellt, bist du der Inhaber, und in diesem Schritt hält dich nichts auf. Soll jede Person in deinem Team selbst neue Leute einladen können, stell im Tab Allgemein die Einstellung Wer darf einladen? auf Alle. Sollen nur Inhaber und Administratoren Einladungen senden, lass sie einfach auf Administratoren.

Leicht verwechseln kann man das mit einer anderen Seite in den Einstellungen: Freunde einladen. Diese Seite ist nicht für Teameinladungen gedacht, sondern für das Einladungsprogramm, mit dem du Freunde einlädst, Pumpynotes auszuprobieren. Teammitglieder lädst du immer über den Tab Mitglieder in den Arbeitsbereich ein.

Gib im Bereich In den Arbeitsbereich einladen unter der Mitgliederliste die E-Mail-Adresse deines Teammitglieds ein, zum Beispiel [email protected], und klicke auf Einladen. Pumpynotes sendet eine Einladungs-E-Mail an diese Adresse, und auf dem Bildschirm erscheint „Einladungs-E-Mail gesendet.“ Dein Teammitglied kann über den Button Arbeitsbereich beitreten in der E-Mail beitreten.

Sobald du die Einladung sendest, erscheint unter dem Formular außerdem ein Einladungslink. Schaut dein Teammitglied nicht oft in seine E-Mails, kannst du den Link mit Kopieren übernehmen und ihm direkt per Nachricht schicken; der Link öffnet dieselbe Seite wie der Button in der E-Mail. Teile den Link nur mit der Person, die du eingeladen hast, denn die Einladung ist an ihre E-Mail-Adresse gebunden.

Die Einladung ist 7 Tage gültig, und alle, die du einlädst, treten dem Arbeitsbereich mit der Rolle Mitglied bei; als Inhaber des Arbeitsbereichs kannst du sie später zu Administratoren machen. Steht für dieselbe Adresse schon eine Einladung aus, wird keine neue gesendet. Dann reicht es, in Schritt 4 auf Erneut senden zu klicken.

Manchmal kann die Einladungs-E-Mail nicht gesendet werden. Dann erscheint der Hinweis „Die Einladungs-E-Mail konnte nicht gesendet werden. Kopiere den Link unten und teile ihn selbst.“ Die Einladung wurde trotzdem erstellt und ist 7 Tage gültig; du musst nur den Link unter dem Hinweis mit Kopieren übernehmen und deinem Teammitglied schicken.

Wurde die E-Mail offenbar gesendet, ist aber nicht angekommen, bitte dein Teammitglied zuerst, im Spam-Ordner nachzusehen. Ist sie auch dort nicht, prüf die Adresse: Bei einem Tippfehler kannst du die Einladung in Schritt 4 mit Einladung zurückziehen entfernen und eine neue an die richtige Adresse senden. Stimmt die Adresse, kannst du die E-Mail im selben Schritt mit Erneut senden noch einmal verschicken oder dir den Link mit Link kopieren erneut holen.

Jede Einladung, die noch nicht angenommen wurde, steht unter dem Formular in der Liste Ausstehende Einladungen. In jeder Zeile siehst du, wann die Einladung gesendet wurde und bis wann sie gültig ist, zum Beispiel „Gesendet vor 3h · Gültig bis 8. Oktober 2026“. Hat jemand anderes die Einladung gesendet, steht in der Zeile auch, von wem sie kommt. Angenommene oder abgelaufene Einladungen verschwinden von selbst aus der Liste.

Mit den drei Buttons rechts in der Zeile verwaltest du die Einladung:
Link kopieren: Du holst dir den Einladungslink noch einmal; findet dein Teammitglied die E-Mail nicht, kannst du ihm den Link per Nachricht schicken.
Erneut senden: Die E-Mail geht noch einmal raus, und die 7 Tage beginnen von vorn. Der Link bleibt gleich, also funktioniert auch der Link weiter, den du schon geteilt hast.
Einladung zurückziehen: Praktisch, wenn du an die falsche Adresse gesendet oder es dir anders überlegt hast. Sobald du bestätigst, funktioniert der Link nicht mehr; diese Adresse kannst du später erneut einladen.

Bist du weder Inhaber noch Administrator, siehst du in der Liste nur die Einladungen, die du selbst gesendet hast.

Klickt dein Teammitglied in der E-Mail auf Arbeitsbereich beitreten oder auf den Link, den du geteilt hast, öffnet sich die Seite Einladung annehmen. Ganz oben steht, welchem Arbeitsbereich es mit welcher E-Mail-Adresse beitritt, zum Beispiel „Du trittst dem Arbeitsbereich Sarahs Team als [email protected] bei.“ Wie es danach weitergeht, hängt davon ab, ob dein Teammitglied Pumpynotes schon einmal genutzt hat:

Ist es mit dieser E-Mail-Adresse bereits angemeldet, zeigt die Seite an, mit welchem Konto; ein Klick auf Beitreten genügt.
Hat es schon ein Konto mit dieser E-Mail-Adresse, gibt es sein vorhandenes Passwort ein und klickt auf Beitreten.
Hat es noch kein Konto, wählt es ein neues Passwort mit mindestens 8 Zeichen, einem Groß- und einem Kleinbuchstaben sowie einer Ziffer und klickt auf Beitreten; das Konto wird dabei gleich erstellt.
Wurde das Konto mit Google, Apple oder Microsoft erstellt, meldet es sich über die Buttons darunter auf demselben Weg an und klickt nach der Rückkehr zur Einladungsseite auf Beitreten.

Sobald es beigetreten ist, landet es direkt im Arbeitsbereich und erscheint in deiner Mitgliederliste als Mitglied. Hat es die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert, wird es vorher nach dem Authentifizierungscode gefragt.