Notizen, Termine und Geldbörsen teilen

Öffne die Notiz, die du teilen möchtest, und klicke oben auf der Seite auf den Button Teilen direkt links neben dem Stern. Im Fenster Freigabe, das sich öffnet, siehst du drei Optionen:

Privat: Nur du siehst die Notiz und ihre Unterseiten. Notizen, die du nicht teilst, bleiben in diesem Zustand.
Bestimmte Personen: Nur die Teammitglieder, die du auswählst, sehen die Notiz. Wenn du in der Liste auf eine Person klickst, wird sie ausgewählt, und in ihrer Zeile erscheinen ein Auge und ein Stift: Das Auge bedeutet, dass sie die Notiz nur ansehen kann, der Stift, dass sie sie bearbeiten kann. Bei neu ausgewählten Personen ist das Auge voreingestellt; so kannst du jeder Person eigene Rechte geben.
Ganzer Arbeitsbereich: Alle im Arbeitsbereich sehen die Notiz, auch Teammitglieder, die später dazukommen. Mit einer der beiden Optionen darunter, Kann ansehen oder Kann bearbeiten, gibst du allen dieselben Rechte.

Wenn du deine Auswahl getroffen hast, klicke auf Speichern; die Freigabe gilt sofort. Hast du die Notiz mit bestimmten Personen geteilt, zeigt der Button auch, mit wie vielen, zum Beispiel Teilen (2).

Wenn du eine Notiz teilst, werden auch ihre Unterseiten mit denselben Personen geteilt, und zwar auch solche, die du später hinzufügst. Hat die Notiz Launch-Plan zum Beispiel zwei Unterseiten namens „Pressemitteilung“ und „Budget“, sieht James, mit dem du die Notiz mit Bearbeitungsrechten geteilt hast, auch diese beiden Seiten und kann sie bearbeiten. Wer Bearbeitungsrechte hat, kann Inhalt, Titel, Status und Tags der Notiz ändern und auch Unterseiten hinzufügen. Die Notiz löschen, verschieben, duplizieren und die Freigabeeinstellungen ändern kannst aber immer nur du.

Um einen Termin zu teilen, klicke im Kalender darauf und wechsle im Fenster, das sich öffnet, zum Tab Freigabe ganz unten in der linken Tab-Leiste. Unter Sichtbarkeit findest du dieselben drei Optionen wie bei Notizen: Privat, Bestimmte Personen und Ganzer Arbeitsbereich. Diesen Tab gibt es auch, wenn du einen neuen Termin hinzufügst; du kannst den Termin also schon beim Erstellen teilen.

Die Optionen funktionieren wie bei Notizen, nur die Rechte heißen anders: Ansehen und Bearbeiten und Löschen. Wählst du bestimmte Personen aus, gibst du auch hier jeder Person mit dem Auge oder dem Stift eigene Rechte. Wählst du den ganzen Arbeitsbereich, bekommen alle dieselben Rechte; darunter wird einzeln aufgelistet, wer den Termin ansehen oder bearbeiten darf.

Wenn alles eingestellt ist, klicke einfach auf Aktualisieren; bei einem neuen Termin heißt dieser Button Termin hinzufügen. Einen geteilten Termin erkennst du an zwei Stellen: Im Fenster erscheint neben dem Tab Freigabe ein kleines Häkchen, und auf seiner Karte in der Monatsansicht siehst du kleine Avatare der Personen, mit denen du ihn geteilt hast.

Hier gibt es einen wichtigen Unterschied zu Notizen: Bei Terminen schließt das Bearbeitungsrecht das Löschen mit ein. Wer von dir Bearbeiten und Löschen bekommt, kann Uhrzeit, Notiz und weitere Details des Termins ändern und den Termin bei Bedarf auch löschen. Wer Ansehen bekommt, sieht den Termin nur; öffnet diese Person das Fenster, kann sie kein Feld ändern. Die Freigabeeinstellungen kannst in beiden Fällen nur du ändern.

Um eine Geldbörse zu teilen, fahre auf der Seite Finanzen mit der Maus über die Zeile der Geldbörse und klicke auf den Stift, der rechts erscheint; du kannst auch mit der rechten Maustaste auf die Zeile klicken und Bearbeiten wählen. Ganz unten im Fenster Geldbörse bearbeiten findest du den Bereich Freigabe. Die Optionen sind dieselben wie bei Notizen und Terminen: Privat, Bestimmte Personen und Ganzer Arbeitsbereich. Diesen Bereich gibt es auch, wenn du eine neue Geldbörse hinzufügst; du kannst sie also schon beim Anlegen teilen. Wenn du deine Auswahl getroffen hast, klicke einfach auf Speichern (bei einer neuen Geldbörse auf Erstellen). Die übrigen Einstellungen im Fenster erklären wir im Artikel Geldbörsen hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Bei einer Geldbörse beziehen sich die Rechte nicht auf die Geldbörse selbst, sondern auf die Transaktionen darin. Wer von dir Ansehen bekommt, sieht die Geldbörse und alle ihre Transaktionen, kann aber keine davon ändern. Wer Bearbeiten und Löschen bekommt, kann Transaktionen zu dieser Geldbörse hinzufügen und alle Transaktionen darin bearbeiten und löschen, auch die, die du hinzugefügt hast. Beim Hinzufügen einer neuen Transaktion sieht die Person deine Geldbörse zusammen mit deinem Namen in der Liste. Name, Farbe und Symbol der Geldbörse ändern, die Freigabeeinstellungen bearbeiten und die Geldbörse löschen kannst aber immer nur du.

Wo du etwas findest, das jemand mit dir geteilt hat, hängt davon ab, was geteilt wurde:

Notizen: Der Tab Geteilt oben auf der Notizen-Seite zeigt alle Notizen, die mit dir geteilt wurden; im Tab Alle stehen nur deine eigenen Notizen. Öffnest du eine geteilte Notiz, steht oben auf der Seite „Mit dir geteilt“; kannst du die Notiz nur ansehen, erscheint daneben auch „Nur Lesen“.
Termine: Sie stehen in deinem Kalender zwischen deinen eigenen Terminen. In der Monatsansicht zeigt der kleine Avatar auf der Karte, wer den Termin geteilt hat, und das Auge oder der Stift in der Ecke des Avatars, ob du ihn nur ansehen oder auch bearbeiten kannst.
Geldbörsen: Sie erscheinen auf der Seite Finanzen in deiner Geldbörsenliste zusammen mit deinen eigenen; der kleine Avatar neben dem Namen der Geldbörse zeigt, wer die Geldbörse geteilt hat. Darfst du Transaktionen hinzufügen, findest du die Geldbörse beim Erfassen einer neuen Transaktion auch in der Geldbörsenliste. Transaktionen in einer solchen Geldbörse tragen das Etikett Geteilt. Wurde die Geldbörse nur zum Ansehen mit dir geteilt, sind diese Transaktionen gesperrt: Du kannst sie weder öffnen und ändern noch per Rechtsklick löschen; hast du die Berechtigung zum Bearbeiten, bearbeitest du sie wie deine eigenen.

Wenn dich jemand unter Bestimmte Personen hinzufügt, erscheint außerdem eine Benachrichtigung unter dem Glockensymbol, zum Beispiel „Emma hat eine Notiz mit dir geteilt“. Freigaben für den ganzen Arbeitsbereich laufen dagegen still ab: Es kommt keine Benachrichtigung, die geteilte Notiz, der Termin oder die Geldbörse erscheint direkt in deiner Liste.

Du kannst eine Freigabe jederzeit ändern; geh dazu einfach an die Stelle zurück, an der du geteilt hast: bei einer Notiz der Button Teilen, bei einem Termin der Tab Freigabe, bei einer Geldbörse der Bereich Freigabe. Mit dem Auge und dem Stift änderst du die Rechte einer Person, mit einem erneuten Klick auf ihre Zeile nimmst du sie aus der Liste, und mit Privat beendest du die Freigabe ganz. Die Änderung gilt, sobald du speicherst, und wer aus der Freigabe entfernt wird, bekommt keine Benachrichtigung. Möchtest du etwas, das du mit dem ganzen Arbeitsbereich geteilt hast, später auf bestimmte Personen beschränken, musst du die Personen neu auswählen, denn beide Optionen lassen sich nicht gleichzeitig nutzen.

Verlässt eine Person aus deinem Team den Arbeitsbereich oder entfernst du oder ein Administrator sie, werden alle Freigaben, bei denen du sie unter Bestimmte Personen hinzugefügt hast, automatisch aufgehoben. Auch auf das, was du mit dem ganzen Arbeitsbereich geteilt hast, hat sie keinen Zugriff mehr, weil sie kein Mitglied des Arbeitsbereichs mehr ist. Selbst wenn du sie erneut einlädst, kommen die alten Freigaben nicht zurück; du kannst aber gern neu teilen. Transaktionen, die sie zu einer von dir geteilten Geldbörse hinzugefügt hat, bleiben dagegen in deiner Geldbörse. Wie du jemanden aus dem Arbeitsbereich entfernst, erfährst du im Artikel Mitglieder und Rollen verwalten.