Wenn sich deine Notizen häufen, reicht die Liste allein nicht mehr: Welche ist fertig, welche halb erledigt, welche wartet? Status ist genau dafür da. Du markierst an jeder Notiz eine Phase, der Status erscheint als farbiger Chip, und so siehst du ohne Öffnen, wo jede einzelne steht. Du kannst einen der vier vorhandenen Status wählen, eigene ergänzen und selbst die vorhandenen nach Belieben umbenennen oder umfärben. Und das alles ist im kostenlosen Tarif offen. Sehen wir es uns in sechs Schritten an.
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Einer Notiz einen Status geben
Statt eine Notiz zu öffnen und zu überlegen "Habe ich das fertig gemacht?", kannst du ihr einen Status geben. Klick auf die Zeile Status direkt unter dem Titel, dann öffnen sich vier Optionen: Zu erledigen für alles, was du noch nicht angefangen hast, In Arbeit für das, woran du gerade sitzt, Erledigt für das, was fertig ist, und Wartet für das, was irgendwo hängt. Diese vier sind in jedem Arbeitsbereich schon da, aber keiner davon ist in Stein gemeißelt; du kannst In Arbeit in "Im Design" umbenennen, wie das geht, zeigt Schritt 3.
In dem Moment, in dem du einen Status setzt, erscheint der Chip an zwei Stellen: in der Zeile der Notiz selbst und in der Liste, die sich über Notizen im linken Menü öffnet. Die zweite wird dir sehr nützlich sein, denn dort stehen all deine Notizen untereinander, jede mit ihrem Status daneben. Du siehst, wo jede steht, ohne eine einzige zu öffnen. Willst du eine Notiz ganz aus den Phasen nehmen, nimmt Löschen den Chip weg, der Notiz selbst passiert nichts.
Eine kleine Feinheit: Notizen hat drei Ansichten, und dieser Chip in der Liste erscheint nur in der Ansicht Liste. In der Ansicht Raster wird der Status gar nicht angezeigt, und in der Ansicht Board verrät dir statt eines Chips die Spalte, in der die Notiz liegt, ihren Status.
Produktstart
Status
In Arbeit
Tags
Arbeit
Verknüpfter Termin
Hinzufügen
Status
Zu erledigen
In Arbeit
Erledigt
Wartet
Löschen
StatusnameNeuer Status
Ein Klick auf die Status-Zeile öffnet die vier vorhandenen Status direkt darunter
2
Eigene Status anlegen
Reichen dir vier Status nicht, tippe unten im selben Fenster einen neuen Namen ein und klick auf Neuer Status; schon hast du einen neuen. Eine Farbe musst du nicht wählen, sie wird automatisch vergeben. Wisse dabei nur eines: Die ersten, die du anlegst, wiederholen der Reihe nach die Farben der vier vorhandenen, dein neuer Status kann also im selben Grau wie Zu erledigen landen. Soll er sich abheben, änderst du seine Farbe bequem im Bearbeitungsmodus aus Schritt 3.
Und noch eine Kleinigkeit: Die Notiz, auf der du gerade warst, wechselt gleichzeitig in den neuen Status. Legst du einen Status "Warten auf Freigabe" an, steht die offene Notiz danach auf Warten auf Freigabe, du musst ihn also nicht extra auswählen.
Die Status, die du anlegst, reihen sich unter den vorhandenen ein und lassen sich über das × daneben entfernen. Die vier vorhandenen haben kein Kreuz, denn sie lassen sich nicht löschen.
Das Kreuz erscheint nur bei einem Status, den du angelegt hast, nie bei den vier vorhandenen
3
Auch die vorhandenen Status anpassen
Das Stift-Symbol oben rechts im Fenster öffnet den Bearbeitungsmodus. Hier kannst du jeden Status der Liste umbenennen, die vorhandenen eingeschlossen: auf den Namen klicken, tippen, Enter drücken, ganz einfach.
Das runde Farbfeld links davon öffnet die vollständige Farbauswahl: 12 fertige Farben, deine zuletzt verwendeten, deine Favoriten und ein Feld für deinen eigenen Farbcode. Kollidiert die Farbe deines in Schritt 2 angelegten Status mit einer vorhandenen, gibst du ihr hier eine neue. Dieselbe Auswahl begegnet dir an vielen Stellen der App; die Einzelheiten findest du im Artikel Darstellung einstellen.
Über die Punkte links an den Zeilen kannst du sie auch ziehen und so die Reihenfolge der Liste ändern. Die Reihenfolge bleibt nicht in diesem Fenster: Nach Status aus Schritt 5 ordnet deine Notizen genau so, und die Board-Spalten aus Schritt 6 stehen in derselben Reihenfolge nebeneinander.
Diese drei haben eines gemeinsam: Keines davon gehört nur dir, alle werden für den gesamten Arbeitsbereich gespeichert. Benennst du einen Status um oder änderst seine Farbe, sehen alle im selben Arbeitsbereich die neue Fassung.
Der Stift öffnet den Bearbeitungsmodus: umbenennen, umfärben, per Ziehen sortieren
4
Nur die Notizen eines Status anzeigen
Je mehr Notizen es werden, desto länger wird die Liste, und die gesuchte geht zwischen den anderen unter. Die Lösung ist einfach: Klick oben in der Leiste auf Status und wähle einen aus. Die Liste zeigt sofort nur noch die Notizen im gewählten Status.
Alle
Zu erledigen
In Arbeit
Erledigt
Wartet
NotizStatusFreigabeAktualisiert
🚀ProduktstartIn ArbeitGestern
💡KampagnenplanIn Arbeitvor 3 Tagen
📊QuartalsberichtIn Arbeitvor 1 Woche
Wählst du einen Status, trägt der Chip dessen Namen und die Liste zeigt nur diese Notizen
5
Nach Status sortieren
Du musst nicht jedes Mal einen einzigen Status wählen. Sollen alle Notizen auf dem Bildschirm bleiben, aber nicht durcheinander, wähle in den Sortieroptionen Nach Status. Die Notizen werden nach Status gruppiert, und sie kommen in genau der Reihenfolge, in die du die Status in Schritt 3 gebracht hast.
Notizen ohne Status sammeln sich ganz am Ende und zeigen in der Spalte Status einen kurzen Strich. Ein Blick ans Listenende beantwortet damit die Frage "Welche Notizen habe ich nie angefasst?".
NotizStatusFreigabeAktualisiert
📝BesprechungsnotizenZu erledigenvor 2 Stunden
🚀ProduktstartIn ArbeitGestern
✅UrlaubsplanErledigtvor 1 Woche
🎨MarkenleitfadenWartetvor 4 Tagen
📚Leseliste—vor 2 Wochen
Die Sortierung folgt deiner Reihenfolge; Notizen ohne Status bleiben am Ende
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Auf dem Board per Ziehen den Status ändern
Oben rechts über der Notizliste stehen drei Symbole: Raster, Liste und Board. Willst du deine Notizen nicht einzeln durchlesen, sondern auf einen Blick sehen, wo deine Arbeit steht, ist das Board genau dafür da. Wähle Board: Jeder Status wird zu einer Spalte, und deine Notizen legen sich in diese Spalten.
Die Spalte ganz links heißt Kein Status; dort sammeln sich die Notizen, denen du noch keinen Status gegeben hast, du siehst beim Öffnen des Boards also auch, was du unmarkiert gelassen hast.
Das Praktischste am Board ist dies: Nimm eine Karte und lass sie in einer anderen Spalte los; die Notiz wechselt in dem Moment in den neuen Status, und zwar ohne sie überhaupt zu öffnen. Das + Notiz hinzufügen unten in jeder Spalte funktioniert nach derselben Logik: Eine Notiz, die du dort beginnst, entsteht direkt mit dem Status dieser Spalte.
Die Spalten übernehmen die Reihenfolge und die Farben aus Schritt 3, du richtest das Board also nach deinem eigenen Arbeitsablauf ein.
Kein Status1
📚 Leseliste
+ Notiz hinzufügen
Zu erledigen1
📝 Besprechungsnotizen
+ Notiz hinzufügen
In Arbeit2
🚀 Produktstart
💡 Kampagnenplan
+ Notiz hinzufügen
Erledigt1
✅ Urlaubsplan
+ Notiz hinzufügen
Wartet1
🎨 Markenleitfaden
+ Notiz hinzufügen
Beim Ziehen wird die Spalte, aus der die Karte kommt, gelb umrandet
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die vier vorhandenen Status löschen?
Löschen kannst du sie nicht, ändern schon. Zu erledigen, In Arbeit, Erledigt und Wartet lassen sich nicht entfernen; dafür kannst du im Bearbeitungsmodus alle umbenennen, umfärben und in der Liste verschieben. Willst du also einen Status, auf dem "Beim Kunden" statt "Wartet" steht, musst du nichts löschen, Umbenennen genügt.
Was passiert mit den Notizen, wenn ich einen selbst angelegten Status lösche?
Den Notizen passiert nichts. Sie bleiben alle in der Liste, Inhalt, Tags und Unterseiten bleiben unberührt; in der Spalte Status siehst du fortan nur einen Strich, sie wirken also wie Notizen ohne Status. Du kannst ihnen jederzeit einen neuen geben.
Gelten diese Einstellungen nur für mich?
Nein. Die Statusliste gehört dem gesamten Arbeitsbereich: Wenn du einen Status anlegst, umbenennst, umfärbst oder in der Reihenfolge verschiebst, sehen das alle im selben Arbeitsbereich. Der Status einer Notiz dagegen gehört dieser Notiz und betrifft nur sie.
Braucht man dafür einen kostenpflichtigen Tarif?
Nein. Einen Status setzen, eigene anlegen, die vorhandenen umbenennen, ihre Farben ändern, sortieren, der Status-Filter und die Board-Ansicht stehen in allen Tarifen offen, auch in Free.
Was ist der Unterschied zwischen Status und Tag?
Der Status sagt, in welcher Phase eine Notiz steckt, und jede Notiz trägt nur einen. Ein Tag sagt, worum es geht, und davon kannst du einer Notiz mehrere geben. Eine Notiz kann gleichzeitig auf "In Arbeit" stehen und die Tags "Arbeit" und "Launch" tragen.
Warum ist die Sortierung nach Status nicht alphabetisch?
Weil eine alphabetische Reihenfolge nichts über einen Arbeitsablauf sagt. Die Sortierung folgt der Reihenfolge der Statusliste selbst: standardmäßig Zu erledigen, In Arbeit, Erledigt, Wartet. Das Schöne daran: Änderst du die Reihenfolge im Bearbeitungsmodus, folgt ihr auch die Sortierung, die Liste zeigt also immer deinen eigenen Ablauf.