Not, etkinlik ve cüzdan paylaş

Paylaşmak istediğin notu aç ve sayfanın üstünde, yıldızın hemen solundaki Paylaş butonuna tıkla. Açılan Paylaşım penceresinde üç seçenek görürsün:

Özel: Notu ve alt sayfalarını yalnızca sen görürsün. Paylaşmadığın notlar bu durumda kalır.
Belirli kişiler: Notu yalnızca seçtiğin ekip arkadaşların görür. Listeden bir kişiye tıkladığında seçilir ve satırında göz ile kalem simgeleri belirir: göz, notu yalnızca görüntüleyebileceği; kalem, düzenleyebileceği anlamına gelir. Yeni seçtiğin kişide göz seçili gelir; böylece her kişiye ayrı yetki verebilirsin.
Tüm çalışma alanı: Çalışma alanındaki herkes notu görür; sonradan katılan ekip arkadaşların da buna dahildir. Altındaki Görüntüleyebilir ve Düzenleyebilir seçeneklerinden biriyle herkese aynı yetkiyi verirsin.

Seçimini yaptıktan sonra Kaydet'e tıkla; paylaşım o anda geçerli olur. Notu belirli kişilerle paylaştıysan butonda kaç kişiyle paylaştığın da görünür, örneğin Paylaş (2).

Bir notu paylaştığında alt sayfaları da aynı kişilerle paylaşılmış olur; sonradan eklediğin alt sayfalar da buna dahildir. Örneğin Lansman planı notunun altında "Basın bülteni" ve "Bütçe" adında iki alt sayfa varsa, notu düzenleme yetkisiyle paylaştığın Mert bu iki sayfayı da görür ve düzenleyebilir. Düzenleme yetkisi verdiğin biri notun içeriğini, başlığını, durumunu ve etiketlerini değiştirebilir, alt sayfa da ekleyebilir. Notu silmek, taşımak, çoğaltmak ve paylaşım ayarlarını değiştirmek ise her zaman yalnızca sana aittir.

Bir etkinliği paylaşmak için takvimde ona tıkla ve açılan pencerede, soldaki sekmelerin en altındaki Paylaşım sekmesine geç. Görünürlük başlığının altında notlardaki üç seçeneği görürsün: Özel, Belirli kişiler ve Tüm çalışma alanı. Bu sekme yeni bir etkinlik eklerken de orada; istersen etkinliği daha oluştururken paylaşabilirsin.

Seçenekler notlardakiyle aynı çalışır, yalnızca yetkilerin adı farklıdır: Görüntüleme ve Düzenleme ve Silme. Belirli kişileri seçtiğinde her kişiye yine göz ya da kalem simgesiyle ayrı yetki verirsin. Tüm çalışma alanını seçtiğinde ise herkese aynı yetkiyi verirsin; altında etkinliği kimlerin görebileceği ya da düzenleyebileceği tek tek listelenir.

Ayarını yaptıktan sonra Güncelle'ye tıklaman yeterli; yeni bir etkinlikte bu butonun adı Etkinlik ekle'dir. Paylaştığın etkinliği iki yerden tanırsın: pencerede Paylaşım sekmesinin yanında küçük bir onay işareti belirir, aylık görünümdeki kartında da paylaştığın kişilerin küçük avatarları görünür.

Burada notlardan önemli bir fark var: etkinlikte düzenleme yetkisi silmeyi de kapsar. Düzenleme ve Silme verdiğin kişi etkinliğin saatini, notunu ve diğer ayrıntılarını değiştirebilir, gerekirse etkinliği silebilir de. Görüntüleme verdiğin kişi ise etkinliği yalnızca görür; pencereyi açtığında hiçbir alanı değiştiremez. Paylaşım ayarlarını her iki durumda da yalnızca sen değiştirebilirsin.

Bir cüzdanı paylaşmak için Finans sayfasında cüzdanın satırına farenle gel ve sağda beliren kalem simgesine tıkla; istersen satıra sağ tıklayıp Düzenle'yi de seçebilirsin. Açılan Cüzdanı düzenle penceresinin en altında Paylaşım bölümünü bulursun. Seçenekler notlarda ve etkinliklerde olduğu gibi: Özel, Belirli kişiler ve Tüm çalışma alanı. Bu bölüm yeni bir cüzdan eklerken de orada, yani cüzdanı daha açarken paylaşabilirsin. Seçimini yaptıktan sonra Kaydet'e (yeni cüzdanda Oluştur'a) tıklaman yeterli. Penceredeki diğer ayarları Cüzdan ekle, düzenle ve sil yazısında anlattık.

Cüzdanda yetki, cüzdanın kendisini değil içindeki işlemleri kapsar. Görüntüleme verdiğin kişi cüzdanı ve içindeki tüm işlemleri görür ama hiçbirini değiştiremez. Düzenleme ve Silme verdiğin kişi ise bu cüzdana işlem ekleyebilir ve senin eklediklerin de dahil, cüzdandaki tüm işlemleri düzenleyip silebilir. Yeni bir işlem eklerken cüzdanını, listede senin adınla birlikte görür. Cüzdanın adını, rengini ve simgesini değiştirmek, paylaşım ayarlarını düzenlemek ve cüzdanı silmek ise her zaman yalnızca sana aittir.

Biri seninle bir şey paylaştığında onu nerede bulacağın, paylaşılan şeye göre değişir:

Notlar: Notlar sayfasının üstündeki Paylaşılan sekmesi, seninle paylaşılan notları bir arada gösterir; Tümü sekmesinde ise yalnızca kendi notların durur. Paylaşılan bir notu açtığında sayfanın üstünde "Seninle paylaşıldı" yazar; notu yalnızca görüntüleyebiliyorsan yanında "Salt okunur" da görünür.
Etkinlikler: Takviminde kendi etkinliklerinin arasında yer alır. Aylık görünümde kartın üzerindeki küçük avatar etkinliği kimin paylaştığını, avatarın köşesindeki göz ya da kalem işareti de etkinliği yalnızca görüntüleyebileceğini mi yoksa düzenleyebileceğini mi gösterir.
Cüzdanlar: Finans sayfasındaki cüzdan listende, kendi cüzdanlarınla birlikte görünür; cüzdan adının yanındaki küçük avatar cüzdanı kimin paylaştığını gösterir. Cüzdana işlem ekleyebiliyorsan, yeni bir işlem eklerken onu cüzdan listesinde de görürsün. Böyle bir cüzdandaki işlemlerin yanında Paylaşılan etiketi görünür. Cüzdan seninle yalnızca görüntüleme yetkisiyle paylaşıldıysa bu işlemler kilitlidir: açıp değiştiremez, sağ tıklayıp silemezsin; düzenleme yetkin varsa kendi işlemlerin gibi düzenleyebilirsin.

Seni Belirli kişiler arasına eklediklerinde zil simgesine bir de bildirim düşer, örneğin "Ayşe bir notu seninle paylaştı". Tüm çalışma alanıyla yapılan paylaşımlar ise sessizdir: bildirim gelmez, paylaşılan not, etkinlik ya da cüzdan doğrudan listende belirir.

Paylaşımı istediğin zaman değiştirebilirsin; bunun için paylaşırken kullandığın yere dönmen yeterli: notta Paylaş butonu, etkinlikte Paylaşım sekmesi, cüzdanda Paylaşım bölümü. Bir kişinin yetkisini göz ve kalem simgeleriyle değiştirebilir, satırına yeniden tıklayarak onu listeden çıkarabilir ya da Özel'i seçerek paylaşımı tamamen kapatabilirsin. Değişiklik kaydettiğin anda geçerli olur ve paylaşımdan çıkardığın kişiye bildirim gitmez. Tüm çalışma alanıyla paylaştığın bir şeyi sonradan belirli kişilerle sınırlamak istersen kişileri yeniden seçmen gerekir, çünkü iki seçenek aynı anda kullanılamaz.

Bir ekip arkadaşın çalışma alanından ayrıldığında ya da sen veya bir yönetici onu çıkardığında, onu Belirli kişiler arasına eklediğin bütün paylaşımlar kendiliğinden kalkar. Tüm çalışma alanıyla paylaştıklarına da artık erişemez, çünkü çalışma alanının üyesi değildir. Onu yeniden davet etsen bile eski paylaşımlar geri gelmez; istersen yeniden paylaşabilirsin. Paylaştığın bir cüzdana eklediği işlemler ise cüzdanında kalmaya devam eder. Birini çalışma alanından nasıl çıkaracağını Üyeleri ve rolleri yönet yazısında bulabilirsin.