Задачи из встречи не нужно переносить в отдельное приложение для дел. В Pumpynotes заметка уже и есть то место, куда вы записываете; внутри неё можно добавить список с чекбоксами, сгруппировать его тегом и отслеживать ход работы статусом. Совместное использование этих трёх вещей обычно и решает то, почему список дел никогда не заканчивается.
Эти три части не независимы друг от друга. Список с чекбоксами держит задачи внутри одной заметки, тег собирает одну и ту же работу из разных заметок, а статус показывает, на каком этапе эта работа находится. Дальше разберём каждый инструмент отдельно, а потом на реальном примере покажем, как использовать все три вместе.
Коротко: как построить систему задач внутри заметок?
Внутри заметки наберите «/» и выберите Список задач, чтобы оформить дела как чекбоксы. Чтобы находить одну и ту же работу в других заметках, добавьте заметке тег. Чтобы показать, на каком этапе находится работа, задайте заметке один из статусов: К выполнению, В работе, На паузе, Готово.
Чекбокс отмечает пункты внутри списка, а тег и статус отмечают саму заметку. Поэтому их используют вместе: для маленькой разовой задачи хватит одного чекбокса, а для того, над чем вы работаете несколько дней, нужны ещё тег и статус.
Добавляем список задач внутри заметки
Внутри заметки, на новой строке, просто наберите «/». Выбрав в появившемся меню блоков Список задач, вы получите чекбокс в начале каждой строки.
Это самый практичный способ вести долгую встречу или дневную заметку: вы записываете задачи по ходу разговора и отмечаете чекбокс по мере выполнения. Отмеченный пункт отображается зачёркнутым, но не удаляется; вы по-прежнему видите в заметке, что и когда было сделано.
Если одна задача относится к другой, её можно сделать вложенной, увеличив отступ под задачей выше. Так задача остаётся в одном блоке вместе со своими подпунктами.
Собираем одну и ту же работу тегами
Список с чекбоксами остаётся внутри одной заметки. Но проект редко живёт в одной заметке: пункты одной и той же работы накапливаются в заметке со встречи, в заметке с планом, в заметке с идеями. Собирает их именно тег.
В разделе Теги заметки нажмите Добавить тег и отметьте заметку тегом проекта, человека или темы, к которой она относится. Потом в фильтре Тег в верхней части страницы заметок выберите этот тег, и все заметки, относящиеся к этой работе, соберутся вместе, даже если вы писали их в разные дни по разным поводам.
Важно не использовать тег как дату, дату и так хранит сама заметка. Тег должен говорить, к какой работе относится заметка: «Обновление сайта», а не «Сентябрь».
Отслеживаем этап работы статусом
Чекбокс отмечает пункты внутри списка, но не показывает, завершена ли сама заметка или работа ещё не начиналась. Для этого у заметки есть статус: К выполнению, В работе, На паузе, Готово.
Вы меняете статус, открыв заметку; на странице заметок статус отображается цветом рядом с каждой заметкой. Так вы видите с одного взгляда, какая работа на паузе, а какая ещё в работе, не открывая каждую заметку по отдельности. Можно также отфильтровать по выпадающему списку Статус рядом с фильтром тегов, чтобы увидеть только заметки одного этапа, например всё, что сейчас на паузе.
Четырёх стандартных статусов хватает для большинства задач, но вы можете добавить свои, подходящие именно вашему процессу, через Управление статусами.
Используем все три вместе: пример
Представьте еженедельное обновление сайта. В понедельник после встречи вы записываете задачи так:
- Внутри заметки со встречи добавляете Список задач через «/»: «Поменять картинку на главной странице», «Обновить страницу с ценами», «Добавить два вопроса в FAQ».
- Отмечаете заметку тегом Обновление сайта. В течение недели другие заметки по этой работе (заметка с дизайном, черновик текста) получают тот же тег.
- Ставите заметке статус В работе. В середине недели, ожидая согласования, переводите её в На паузе; после согласования снова ставите В работе, а когда работа завершена, меняете на Готово.
- В пятницу, отфильтровав страницу заметок по тегу Обновление сайта, вы видите все заметки недели вместе и по статусам понимаете, что ещё осталось.
Заметку со встречи можно также привязать прямо к событию в календаре; открыв событие, вы найдёте список задач рядом с ним. Эту связь и структуру заметок подробнее разбираем в статье блочный редактор и связанные страницы.
Как связать заметки с той же системой, что календарь и бюджет, подробнее рассказываем в статье система личной продуктивности.
Pumpynotes бесплатен. Объедините заметки, календарь и бюджет в одном рабочем пространстве и держите все свои дела там же, где заметки, календарь и бюджет.
Часто задаваемые вопросы
Список задач должен быть на отдельной странице или может оставаться внутри заметки?
Работают оба варианта, всё зависит от объёма работы. Для маленькой разовой задачи достаточно списка с чекбоксами внутри заметки. Для проекта, который растягивается на несколько дней и затрагивает несколько заметок, удобнее использовать теги и статус, отдельная страница для этого не нужна.
Сколько тегов можно добавить к заметке?
К заметке можно добавить несколько тегов, в повседневном использовании вы не столкнётесь с ограничением, хотя техническая граница составляет 50 тегов на заметку. Одна и та же заметка может одновременно относиться к проекту, человеку и теме, добавьте все три как теги и находите заметку через любой из фильтров.
Можно ли настроить статусы под себя?
Да. Помимо стандартных статусов К выполнению, В работе, На паузе, Готово, вы можете добавить новые, подходящие вашему процессу, через Управление статусами.
Отмеченный пункт удаляется?
Нет. При отметке чекбокса пункт отображается зачёркнутым, но остаётся на месте; вы по-прежнему видите в заметке, что и когда было сделано. При желании вы всегда можете удалить его вручную позже.
Доступна ли эта функция на бесплатном плане?
Да. Список задач с чекбоксами, теги и поле статуса доступны на всех планах, повышать план не нужно.
Подпишитесь на нас
Больше советов и новостей в нашем Instagram.
