Правило 1-3-5 означает, что на один день вы планируете не больше 1 большой, 3 средних и 5 мелких задач. Всего получается девять пунктов, но главная идея не в количестве, а в размере: вы заранее знаете, сколько места каждая задача займёт в дне, и ваш список укладывается в день.
Наверняка знакомая картина: утром список на пятнадцать пунктов, а вечером половина из них переписывается на завтра. Дело не в дисциплине, просто у списка нет никаких границ. Правило 1-3-5 ставит эту границу и помогает сделать выбор ещё накануне вечером.
Что такое правило 1-3-5?
Правило 1-3-5 представляет собой метод планирования, который делит ежедневный список дел на три уровня по размеру задач. Его популяризировала Алекс Каволакос, одна из основательниц карьерного сайта The Muse. Метод меняет вопрос «что я сегодня сделаю» на вопрос «для чего сегодня есть место».
Каждый уровень вмещает свой тип задач:
- 1 большая задача: главное дело дня. Та, после которой можно сказать «сегодня я кое-что закончил», требующая концентрации и обычно занимающая от 1,5 до 3 часов. Первый черновик отчёта, подготовка презентации, заявка, которую вы давно откладываете.
- 3 средние задачи: дела на полчаса или час, которые требуют подумать, но укладываются в один подход. Подготовиться к встрече, просмотреть коммерческое предложение, проверить недельный бюджет.
- 5 мелких задач: то, что занимает меньше пятнадцати минут. Ответить на письмо, записаться на приём, оплатить счёт, поделиться файлом.
На первый взгляд девять пунктов могут показаться перебором. Но пять мелких задач в сумме не превышают часа, а основной вес списка несут большая задача и три средние. Так правило делает возможным и насыщенный день, и день, который действительно заканчивается.
Почему правило 1-3-5 работает?
Сила метода в том, что он превращает бесконечный список в ограниченный план. Большинство списков не заканчиваются, потому что никто не смотрит на размер задач, которые в них попадают.
- Оно заставляет выбирать. Если место есть только для одной большой задачи, придётся решить, какая из них сегодня действительно важна. Когда это решение принимается вечером, а не утром, день начинается яснее.
- Оно защищает большую задачу. Мелкие дела заканчиваются быстро и создают ощущение занятости. Без границы день заполняется ими, а главное дело снова уезжает на завтра.
- Оно ставит потолок мелким задачам. Больше пяти мелких дел превращаются в список прерываний, который дробит день на куски. Шестую мелкую задачу можно спокойно оставить на завтра.
- Конец дня становится измеримым. Вечером достаточно посмотреть: закончена ли большая задача и сколько средних готово. Вы видите, на каком уровне застряли незакрытые пункты, и строите следующий день с учётом этого.
Как определить размер задачи?
Единственная сложная часть правила: решить, большая задача или средняя. Надёжнее всего делать это не на глаз, а по времени.
Рядом с каждым пунктом можно записать примерную длительность. То, что меньше 15 минут, относится к мелким задачам, от 30 до 60 минут к средним, больше полутора часов к большим. Пограничные задачи безопаснее поднимать на уровень выше, потому что дела почти всегда занимают больше времени, чем кажется.
Есть ещё одна ловушка: некоторые пункты выглядят как большая задача, а на самом деле являются проектом. «Обновить сайт» за день не сделать, значит, это не большая задача. Такой пункт стоит свести к первому шагу, который реально выполнить сегодня, например «написать текст для главной страницы». Название проекта живёт в заметке, а в список попадает только сегодняшняя часть.
Пример: день по правилу 1-3-5
Вот как может выглядеть список, который дизайнер на фрилансе составил вечером на вторник:
1 большая задача
- Закончить первый черновик презентации для клиента (2,5 часа)
3 средние задачи
- Посчитать стоимость для нового предложения (45 минут)
- Подготовить повестку встречи в четверг (30 минут)
- Проверить расходы за этот месяц по категориям (40 минут)
5 мелких задач
- Ответить на письмо агентства с правками
- Записаться к стоматологу
- Оплатить счёт за электричество
- Отправить файл презентации коллеге
- Подтвердить время доставки посылки на завтра
Общее время получается чуть больше пяти часов. При восьмичасовом рабочем дне остаток уходит на встречи, перерывы и неожиданные дела. Поскольку список собран под реальную ёмкость дня, вечером он может закрыться полностью.
Как применить правило 1-3-5 за 5 шагов
Эффективнее всего собирать список накануне вечером. Тогда утренние часы, когда голова яснее всего, вы отдаёте не выбору, а большой задаче.
- Выгрузите всё из головы. Сначала запишите все дела в одно место, не думая о размере. Этот список может быть длинным: его цель в том, чтобы освободить голову.
- Укажите время для каждого пункта. По примерной длительности отметьте каждую задачу как большую, среднюю или мелкую. То, что не закончить за день, сведите к первому шагу.
- Выберите большую задачу. Только одну: ту, после которой день будет ощущаться удачным. Если колеблетесь между двумя, можно взять ту, у которой срок ближе. Если не получается решить, какая важнее, выбор упростит матрица Эйзенхауэра.
- Добавьте средние и мелкие. Выберите три средние и пять мелких задач. Остальные пункты не удаляются, а ждут в основном списке; завтра вечером вы посмотрите на них снова.
- Дайте большой задаче время. Поставьте большую задачу в реальный интервал в календаре. Большая задача без конкретного времени теряется среди мелких. Как это делается, подробно описано в нашем руководстве по тайм-блокированию.
На следующий вечер достаточно уделить списку пять минут. Отметьте сделанное, верните незаконченное в основной список и выберите девять пунктов на новый день.
Как адаптировать правило, если оно вам не подходит?
1-3-5 не формула, а отправная точка. Числа можно менять вместе со структурой дня; важно сохранять сами уровни.
- Дни со встречами: если в календаре три-четыре часа встреч, вместо 1-3-5 можно собрать 1-2-3. Большую задачу всё равно сохраните, но сократите её длительность.
- Дни с постоянными прерываниями: если день всё время дробится, можно полностью отказаться от большой задачи и идти по схеме 0-3-5. Перенесите большую задачу на день, когда найдётся час без перерывов.
- Дни для глубокой работы: в день совсем без встреч можно отдать большой задаче полдня, а средних оставить две.
- Ваши собственные числа: через несколько недель посмотрите, сколько пунктов вы на самом деле закрываете. Если каждый вечер две средние задачи переезжают на завтра, ваша формула 1-1-5, и это тоже результат.
В прошлых статьях мы советовали планировать на день от 5 до 7 пунктов. Правило 1-3-5 этому не противоречит: пять мелких задач вместе занимают столько же места, сколько одна средняя. Измерять нужно не количество пунктов, а общее время.
С какими методами его сочетать?
Правило 1-3-5 отвечает только на вопрос «сколько сегодня». Для остальных вопросов оно хорошо уживается с другими методами.
- С матрицей Эйзенхауэра: матрица говорит, какая задача важна, а 1-3-5 показывает, сколько из них поместится в сегодняшний день. Сначала отсейте задачи матрицей, потом расставьте их по дню через 1-3-5.
- С тайм-блокированием: список 1-3-5 определяет, что вы будете делать, а тайм-блок определяет, когда. Большой задаче можно отдать утренний блок, а мелким один общий блок после обеда.
- С недельным планом: если в начале недели выбрать большие задачи на все пять дней, по вечерам останется думать только о средних и мелких. Как это устроить, мы рассказали в руководстве по недельному планированию.
Как собрать список 1-3-5 в Pumpynotes?
В Pumpynotes список дел представляет собой блок внутри заметки. Схему 1-3-5 можно собрать в одной заметке и пользоваться ею каждый день:
- Разделите уровни заголовками. Откройте новую заметку, наберите
/в пустой строке и с помощью блока «Заголовок 2» добавьте заголовки «1 большая», «3 средних» и «5 мелких». Под каждым заголовком достаточно поставить блок «Список задач». Пункты появляются с флажками, а то, что вы отмечаете, зачёркивается. - Держите основной список отдельно. Добавьте в ту же заметку подстраницу и собирайте там все дела, которые выгружаете, не думая о размере. Список дня остаётся коротким, а отложенные задачи не теряются.
- Перенесите большую задачу в календарь. Большую задачу можно поставить в календарь как событие на реальный интервал времени. Когда она готова, отметьте событие как «Выполнено», а если план сдвинулся, перетащите его на другое время.
- Следите за проектами через статусы. Задачам, которые не заканчиваются за день, нужна собственная заметка. Назначьте заметкам статусы и следите за ними в представлении «Доска» в колонках «К выполнению», «В работе», «Готово» и «На паузе». В список 1-3-5 попадает только сегодняшний шаг этого проекта.
Подробнее о том, как собрать список внутри заметок, читайте в руководстве о списке дел внутри заметок, а готовые примеры того, что в него записать, найдёте в статье 25 идей для списка дел. Если список всё равно не заканчивается, статья о том, почему список дел не заканчивается, поможет найти причину.
Pumpynotes бесплатен. Соберите календарь, заметки и бюджет в одном рабочем пространстве и управляйте девятью пунктами дня из одного места.
Часто задаваемые вопросы
Что такое правило 1-3-5?
Правило 1-3-5 представляет собой метод ведения списка дел, при котором на день планируется 1 большая, 3 средних и 5 мелких задач. Большая задача занимает от 1,5 до 3 часов, средние от 30 до 60 минут, мелкие меньше 15 минут. Цель в том, чтобы уместить список в реальную ёмкость дня.
Не слишком ли много девять пунктов на день?
Нет, потому что пункты разного размера. Пять мелких задач в сумме не превышают часа. Основную нагрузку несут большая задача и три средние, а общее время обычно укладывается в пять-шесть часов.
Что делать, если я не успел закончить большую задачу?
Её можно сделать большой задачей следующего дня, но сначала посмотрите, почему она не закончилась. Если оценка времени оказалась слишком короткой, разделите задачу на две части. Если день прошёл в прерываниях, чаще всего помогает поставить большую задачу в защищённый интервал в календаре.
Нужно ли применять правило 1-3-5 по выходным?
Не обязательно. На выходные подойдёт облегчённая версия 0-2-3 или вовсе несколько мелких дел. Главное, чтобы в списке оставалось место для отдыха.
Чем правило 1-3-5 отличается от матрицы Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра сортирует задачи по важности и срочности, а правило 1-3-5 определяет, сколько из них поместится в сегодняшний день. Их можно использовать вместе: сначала матрицей выберите, что важно, затем через 1-3-5 расставьте эти задачи по дню.
Подпишитесь на нас
Больше советов и обновлений в нашем Instagram.
