Quando suas notas se acumulam a lista sozinha deixa de bastar: qual terminou, qual ficou pela metade, qual está esperando? Estado existe justamente para isso. Você marca uma fase em cada nota, os estados aparecem como uma etiqueta colorida e assim você vê em que ponto cada uma está sem precisar abrir. Dá para escolher um dos quatro estados prontos, criar os seus e renomear ou mudar a cor até dos que já existem, do jeito que quiser. E tudo isso está aberto no plano gratuito. Vamos ver em seis passos.
1
Dê um estado a uma nota
Em vez de abrir uma nota e pensar "será que terminei isso?", você pode definir um estado para ela. Clique na linha Estado logo abaixo do título e quatro opções se abrem: A fazer para o que você ainda não começou, Em andamento para o que está nas suas mãos, Concluído para o que já acabou, e Em espera para o que travou em algum lugar. Esses quatro já vêm prontos em todo espaço de trabalho, mas nenhum deles é fixo; se quiser, renomeie Em andamento para "Em design", e o passo 3 mostra como.
No momento em que você define um estado a etiqueta aparece em dois lugares ao mesmo tempo: na linha da própria nota e na lista que abre quando você entra em Notas pelo menu da esquerda. A segunda vai te ajudar muito, porque ali todas as suas notas ficam uma embaixo da outra, cada uma com o estado ao lado. Você vê em que ponto cada uma está sem abrir nenhuma. Se quiser tirar uma nota das fases por completo, o Limpar remove a etiqueta e nada acontece com a nota em si.
Um detalhe pequeno: Notas tem três visualizações e essa etiqueta da lista só aparece na visualização Lista. Na visualização Grelha o estado não aparece de jeito nenhum, e na visualização Quadro quem diz o estado não é uma etiqueta, e sim a coluna em que a nota está.
Lançamento do produto
Estado
Em andamento
Etiquetas
Trabalho
Evento vinculado
Adicionar
Estado
A fazer
Em andamento
Concluído
Em espera
Limpar
Nome do estadoNovo estado
Ao clicar na linha Estado, os quatro estados prontos abrem logo abaixo
2
Crie os seus próprios estados
Se quatro estados não bastam para você, digite um nome novo na caixa no fim dessa mesma janela e clique em Novo estado; pronto, você tem um estado novo. Não precisa escolher a cor, ela é atribuída sozinha. Só faça sabendo disto: os primeiros que você adicionar repetem na ordem as cores dos quatro que já existem, então o seu estado novo pode sair no mesmo cinza de A fazer. Se quiser que ele se destaque, muda a cor sem esforço no modo de edição do passo 3.
E mais uma informação: a nota em que você estava passa para esse estado ao mesmo tempo. Ao criar um estado chamado "Aguardando aprovação", a nota aberta fica em Aguardando aprovação, ou seja, você não precisa selecionar de novo.
Os estados que você cria ficam logo abaixo dos que já existem e podem ser apagados no × ao lado deles. Os quatro prontos não têm esse xis, porque não podem ser apagados.
O xis aparece só num estado criado por você, nunca nos quatro prontos
3
Ajuste também os estados prontos
O ícone de lápis no canto superior direito da janela abre o modo de edição. Aqui você renomeia qualquer estado da lista, inclusive os prontos: clique no nome, digite, aperte Enter, bem simples.
A caixinha redonda de cor à esquerda dele abre o seletor de cores completo: 12 cores prontas, as que você usou recentemente, as suas favoritas e um campo para o seu próprio código de cor. Se a cor do estado que você criou no passo 2 bateu com a de um estado pronto, é aqui que você dá uma nova. Esse mesmo seletor aparece em vários lugares do aplicativo; o detalhe está no artigo de configurações de aparência.
Segurando os pontinhos à esquerda das linhas e arrastando você também muda a ordem da lista. Essa ordem não fica só nesta janela: Por estado no passo 5 organiza as notas seguindo ela, e as colunas do quadro do passo 6 ficam lado a lado na mesma ordem.
Esses três têm uma coisa em comum: nenhum é só seu, todos são salvos para todo o espaço de trabalho. Se você renomear um estado ou mudar a cor dele, todo mundo no mesmo espaço vê a versão nova.
O lápis abre o modo de edição: renomear, mudar a cor, arrastar para ordenar
4
Mostre só as notas de um estado
Conforme as notas se multiplicam a lista cresce e a que você procura se perde no meio das outras. A solução é simples: clique em Estado na barra de cima e escolha um. Na hora a lista passa a mostrar só as notas daquele estado.
Todos
A fazer
Em andamento
Concluído
Em espera
NotaEstadoPartilhaAtualizado
🚀Lançamento do produtoEm andamentoOntem
💡Plano da campanhaEm andamento3 dias atrás
📊Relatório trimestralEm andamento1 semana atrás
Ao escolher um estado a ficha assume o nome dele e a lista mostra só aquelas notas
5
Ordene por estado
Você não precisa escolher um único estado toda vez. Se quiser todas as suas notas na tela, mas sem bagunça, escolha Por estado nas opções de ordenação. As notas são agrupadas por estado e chegam exatamente na ordem em que você colocou os estados no passo 3.
As notas que ainda não têm estado se juntam bem no fim e mostram um tracinho na coluna Estado. Assim, olhando o fim da lista você responde à pergunta "em quais notas eu nunca mexi?".
NotaEstadoPartilhaAtualizado
📝Notas da reuniãoA fazer2 horas atrás
🚀Lançamento do produtoEm andamentoOntem
✅Plano de fériasConcluído1 semana atrás
🎨Guia da marcaEm espera4 dias atrás
📚Lista de leitura—2 semanas atrás
A ordenação segue a ordem que você definiu; notas sem estado ficam no fim
6
Mude o estado arrastando no quadro
No canto superior direito da lista de notas há três ícones: Grelha, Lista e Quadro. Se em vez de ler suas notas uma a uma você prefere ver num relance em que ponto está todo o seu trabalho, o quadro é exatamente para isso. Escolha Quadro: cada estado vira uma coluna e as notas se acomodam nessas colunas.
A coluna mais à esquerda é Sem estado; ali se juntam as notas às quais você ainda não deu estado, então ao abrir o quadro você também vê o que deixou sem marcar.
O mais prático do quadro é isto: pegue um cartão e solte em outra coluna; a nota passa para o novo estado naquele instante, e sem abrir a nota. O + Adicionar nota no fim de cada coluna funciona com a mesma lógica: a nota que você começa ali já nasce com o estado daquela coluna.
As colunas usam a ordem e as cores que você definiu no passo 3, ou seja, o quadro acaba montado conforme o seu próprio fluxo de trabalho.
Sem estado1
📚 Lista de leitura
+ Adicionar nota
A fazer1
📝 Notas da reunião
+ Adicionar nota
Em andamento2
🚀 Lançamento do produto
💡 Plano da campanha
+ Adicionar nota
Concluído1
✅ Plano de férias
+ Adicionar nota
Em espera1
🎨 Guia da marca
+ Adicionar nota
Ao arrastar, a coluna de onde o cartão saiu ganha uma borda amarela
Perguntas frequentes
Posso apagar os quatro estados prontos?
Apagar não dá, mas mudar dá. A fazer, Em andamento, Concluído e Em espera não podem ser removidos; em compensação, no modo de edição você renomeia todos, muda as cores e altera o lugar deles na lista. Então, se quer um estado escrito "Com o cliente" em vez de "Em espera", não precisa apagar nada, basta renomear.
O que acontece com as notas se eu apagar um estado que criei?
Nada acontece com as notas. Todas continuam na lista, com o conteúdo, as etiquetas e as subpáginas intactos; você só vai ver um tracinho na coluna Estado, ou seja, elas aparecem como notas sem estado. Pode dar um estado novo quando quiser.
Essas configurações valem só para mim?
Não. A lista de estados pertence a todo o espaço de trabalho: quando você cria um estado, renomeia, muda a cor ou altera a ordem, todo mundo no mesmo espaço vê. Já o estado de uma nota é dela e diz respeito só a ela.
Precisa de um plano pago?
Não. Dar um estado, criar os seus, renomear os prontos, mudar as cores, ordenar, o filtro de estado e a visualização Quadro estão abertos em todos os planos, inclusive no Free.
Qual a diferença entre estado e etiqueta?
O estado diz em que fase uma nota está, e cada nota carrega só um. A etiqueta diz do que ela trata, e você pode colocar várias numa mesma nota. Uma nota pode estar "Em andamento" e carregar ao mesmo tempo as etiquetas "Trabalho" e "Lançamento".
Por que a ordenação por estado não é alfabética?
Porque a ordem alfabética não conta nada sobre um fluxo de trabalho. A ordenação segue a ordem da própria lista de estados: por padrão A fazer, Em andamento, Concluído, Em espera. O bom é isto: se você mudar a ordem no modo de edição, a ordenação acompanha, então a lista mostra sempre o seu fluxo.