Checkliste erstellen: 5 Schritte und 20 Beispiele

Eine Checkliste ist eine kurze Liste, in der du die Schritte einer wiederkehrenden Aufgabe, die du nicht vergessen darfst, der Reihe nach aufschreibst. Koffer packen, ein letzter Check vor dem Verlassen der Wohnung oder die Zahlungen zum Monatsende: Statt jedes Mal neu zu überlegen, schaust du auf die Liste und hakst einen Punkt nach dem anderen ab. So musst du dir weniger merken, und die Gefahr, einen Schritt zu überspringen, sinkt.

Eine gute Checkliste muss nicht lang sein. Meist reichen fünf bis zehn Punkte. Unten findest du zuerst, was eine Checkliste ist, dann, wie du sie in 5 Schritten erstellst, und zum Schluss 20 Beispiele, die du an dein Leben anpassen kannst.

Was ist eine Checkliste?

Eine Checkliste ist eine Liste der Schritte, die geprüft werden müssen, damit eine Aufgabe richtig und vollständig erledigt wird. Piloten nutzen sie seit Jahren vor dem Start, OP-Teams vor einer Operation. Der Grund ist einfach: Auch erfahrene Menschen können einen Schritt, den sie gut kennen, überspringen, wenn sie viel zu tun haben oder müde sind.

Checkliste und To-do-Liste werden oft verwechselt, haben aber unterschiedliche Aufgaben:

• Eine To-do-Liste sammelt einmalige Aufgaben. Punkte wie "Paket abholen" oder "Mama anrufen" erledigst du einmal, und die Liste ändert sich jeden Tag.
• Eine Checkliste beschreibt einen Ablauf, der sich wiederholt. Dieselbe Liste wird bei jedem Urlaub, jedem Umzug oder an jedem Monatsende wieder genutzt.

Wenn dir deine To-do-Liste Probleme macht, wirf einen Blick auf unseren Artikel warum deine To-do-Liste nie endet. In diesem Artikel geht es um wiederkehrende Aufgaben.

Wofür ist eine Checkliste gut?

• Sie entlastet dein Gedächtnis. Statt dir die Schritte zu merken, konzentrierst du dich nur aufs Erledigen. Das macht vor allem einen Unterschied, wenn du müde bist oder es eilig hast.
• Sie verhindert vergessene Schritte. Stehen Reisepass, Ladekabel oder Herd auf der Liste, denkst du auch dann daran, wenn du in Eile aus dem Haus gehst.
• Sie macht es leichter, Aufgaben abzugeben. Wenn du eine Aufgabe an jemand anderen übergibst, kannst du die Checkliste gleich mitgeben. Die Person sieht in wenigen Punkten, was du aus Erfahrung gelernt hast.
• Sie wird mit der Zeit besser. Nach jeder Nutzung ergänzt du, was gefehlt hat, und streichst, was überflüssig war.

Checkliste erstellen in 5 Schritten

1. Schreib das Ziel und den Endpunkt auf. Zum Beispiel "Reisetasche fertig" oder "bereit, das Haus zu verlassen". Wenn du weißt, wann die Liste fertig ist, fällt es leichter zu entscheiden, welche Punkte wirklich nötig sind.
2. Schreib alle Schritte einmal auf. Du kannst alles notieren, was dir einfällt, egal in welcher Reihenfolge. Eine einfache Methode: Notiere die Schritte, während du die Aufgabe das nächste Mal tatsächlich erledigst. Der echte Ablauf unterscheidet sich oft ein wenig von dem, an den du dich erinnerst.
3. Behalte nur Wichtiges und leicht Vergessenes. Was du sowieso tust, wie "Tür öffnen", kannst du streichen. Übrig bleiben sollen die Schritte, die Probleme machen, wenn sie fehlen, und die man leicht vergisst. Je kürzer die Liste, desto eher nutzt du sie.
4. Formuliere jeden Punkt kurz und abhakbar. Am besten funktionieren Punkte, die mit einem Verb beginnen und eine einzige Handlung beschreiben, etwa "Reisepass in die Tasche legen". Ein vager Punkt wie "Papierkram erledigen" bleibt offen, weil nie klar ist, wann er erledigt ist. Bei Packlisten reicht der Name des Gegenstands.
5. Nutze sie und aktualisiere sie jedes Mal. Die Liste muss beim ersten Mal nicht perfekt sein. Nach jeder Nutzung kannst du dir eine Minute nehmen, Fehlendes ergänzen und den Punkt löschen, den du nie abgehakt hast.

Noch ein Tipp: Einen langen Ablauf kannst du in Abschnitte teilen. Teilst du eine Umzugsliste zum Beispiel in "einen Monat vorher", "eine Woche vorher" und "Umzugstag", siehst du immer nur die Punkte, die gerade dran sind.

20 Beispiele für Checklisten

Die folgenden Listen sind ein Ausgangspunkt. Du kannst Punkte streichen, die nicht zu deinem Leben passen, und ergänzen, was für dich wichtig ist.

Zuhause und Alltag

1. Bevor du das Haus verlässt

• Herd und Ofen aus
• Fenster zu
• Schlüssel, Geldbeutel, Handy dabei
• Müll rausbringen

2. Abendlicher Abschluss

• Erste Aufgabe für morgen festlegen
• Tasche packen
• Geschirrspüler einräumen
• Handy ans Ladekabel

3. Wöchentliche Hauspflege

• Wäsche waschen und wegräumen
• Altes aus dem Kühlschrank aussortieren
• Bad und Küche abwischen
• Einkaufsliste für nächste Woche schreiben

4. Bevor Gäste kommen

• Gästehandtuch und Hausschuhe bereit
• Ersatz-Toilettenpapier und Seife im Bad
• Snacks und Getränke bereit
• Wohnzimmer lüften

5. Bevor du länger verreist

• Verderbliche Lebensmittel aufbrauchen oder verschenken
• Jemanden zum Blumengießen organisieren
• Unnötige Stecker ziehen
• Hauptwasserhahn und Gas zudrehen

Reisen

6. Reisetasche

• Personalausweis oder Reisepass
• Ladekabel und Adapter
• Medikamente
• Genug Unterwäsche und Socken
• Kulturbeutel

7. Vor dem Flug

• Online einchecken
• Bordkarte aufs Handy speichern
• Gepäckgrenze prüfen
• Abfahrtszeit zum Flughafen festlegen

8. Vor einer Reise ins Ausland

• Gültigkeit des Reisepasses prüfen
• Klären, ob ein Visum nötig ist
• Auslandstarif fürs Handy einrichten
• Sicherstellen, dass die Karte im Ausland freigeschaltet ist

Arbeit und Schule

9. Vor einem Meeting

• Tagesordnung teilen
• Benötigte Dateien öffnen
• Verbindung und Ton testen
• Ort für die Notizen zu Entscheidungen vorbereiten

10. Nach einem Meeting

• Getroffene Entscheidungen aufschreiben
• Für jede Aufgabe Verantwortliche und Termin festlegen
• Notiz mit den Teilnehmenden teilen

11. Erste Woche im neuen Job

• Zugangsdaten für alle Konten holen
• Kolleginnen und Kollegen kennenlernen
• Ziele für die erste Woche mit der Führungskraft besprechen
• Die wichtigsten Dateien und Ordner kennenlernen

12. Letzter Arbeitstag der Woche

• Erledigtes dieser Woche durchgehen
• Offenes auf nächste Woche schieben
• Posteingang aufräumen
• Die ersten drei Aufgaben der nächsten Woche festlegen

13. Am Abend vor einer Prüfung

• Ausweis und Prüfungszulassung in der Tasche
• Stift, Radiergummi und bei Bedarf Taschenrechner
• Weg zum Prüfungsort prüfen
• Früh ins Bett gehen

14. Bevor du eine Bewerbung abschickst

• Lebenslauf an die Stelle anpassen
• Firmennamen im Anschreiben prüfen
• Datei als PDF mit Vor- und Nachnamen speichern
• Bewerbungsdatum notieren

Geld und Unterlagen

15. Geld-Check zum Monatsende

• Ein- und ausgehende Zahlungen prüfen
• Kreditkartenabrechnung durchsehen
• Sparbetrag überweisen
• Ungenutzte Abos durchgehen

16. Tag der Rechnungen

• Strom, Wasser, Gas
• Internet und Telefon
• Miete oder Nebenkosten
• Belege in einem Ordner speichern

17. Unterlagen zum Jahresende

• Garantiebelege in einem Ordner sammeln
• Bald ablaufende Dokumente auflisten
• Digitale Kopien wichtiger Dokumente anlegen
• Verlängerungstermine der Versicherungen prüfen

Besondere Tage und Projekte

18. Geburtstagsvorbereitung

• Gästeliste schreiben
• Ort oder Datum festmachen
• Kuchen und Snacks organisieren
• Geschenk kaufen

19. Umzugstag

• Zählerstände fotografieren
• Alle Schlüssel übernehmen
• Prüfen, dass Kartons mit Zerbrechlichem zuletzt geladen werden
• Was du in der ersten Nacht brauchst, in eine eigene Tasche packen

20. Unterwegs mit Baby

• Windeln und Feuchttücher
• Wechselkleidung
• Milch oder Snacks
• Wasser und Fläschchen

Wenn du Ideen für einmalige Aufgaben suchst, findest du in unserem Artikel mit Ideen für To-do-Listen Listenpunkte aus vielen Lebensbereichen.

Häufige Fehler beim Erstellen einer Checkliste

• Alles aufschreiben. Eine lange Liste jedes Mal von oben bis unten zu lesen, wird mühsam. Wenn du Schritte streichst, die du sowieso nie vergisst, liest sich der Rest leichter.
• Vage Punkte. "Vorbereiten" lässt sich nicht abhaken. Du kannst den Punkt in eine konkrete Handlung umwandeln, etwa "Präsentation auf den Laptop laden".
• Die Liste einmal schreiben und liegen lassen. Abläufe ändern sich; bleibt die Liste gleich, veraltet sie, und irgendwann vertraust du ihr nicht mehr. Eine kleine Aktualisierung bei jeder Nutzung reicht.
• Die Liste an einem schwer erreichbaren Ort aufbewahren. Eine Checkliste nutzt du leichter, wenn sie beim Arbeiten griffbereit ist. Auf dem Handy oder in einer App, die du täglich öffnest, wird sie eher genutzt.

So erstellst du eine Checkliste in Pumpynotes

In Pumpynotes kann jede Checkliste eine Notiz sein:

• Füge eine Liste mit Kontrollkästchen ein. Öffne einfach eine neue Notiz, tippe / in eine leere Zeile und wähle To-do-Liste. Vor jedem Punkt erscheint ein Kontrollkästchen. Ein abgehakter Punkt wird durchgestrichen angezeigt, aber nicht gelöscht.
• Teile lange Listen in Abschnitte. Du kannst einen Aufklappblock einfügen, in seine Überschrift den Namen des Abschnitts schreiben, zum Beispiel "Eine Woche vorher", und die Punkte in den Block einfügen. Weil du jeden Abschnitt einzeln auf- und zuklappen kannst, bleibt nur der Abschnitt offen, den du gerade nutzt.
• Halte eine Hauptliste sauber und dupliziere sie. Für eine wiederkehrende Checkliste kannst du eine Hauptnotiz mit lauter nicht abgehakten Punkten anlegen. Wenn du sie brauchst, wähle im Menü der Notiz einfach Duplizieren. Die Kopie öffnet sich mit allen Punkten der Hauptliste und hat "(Kopie)" am Ende ihres Namens. Du hakst in der Kopie ab, und die Hauptliste bleibt fürs nächste Mal sauber.
• Sammle alle Listen mit einem Tag. Gibst du deinen Checklisten-Notizen denselben Tag, siehst du sie mit dem Filter Tag auf der Notizen-Seite alle zusammen.

Wie du Kontrollkästchen, Tags und Notizstatus zusammen nutzt, erklären wir ausführlich in unserem Ratgeber zur To-do-Liste in Notizen.

Pumpynotes ist kostenlos. Bring Notizen, Kalender und Listen in einem Arbeitsbereich zusammen und erstelle noch heute deine erste Checkliste.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Checkliste?

Eine Checkliste ist eine kurze Liste der Schritte, die geprüft werden müssen, damit eine wiederkehrende Aufgabe vollständig erledigt wird. Bei Dingen wie der Reisetasche, den Zahlungen zum Monatsende oder dem letzten Check vor dem Verlassen der Wohnung wird jedes Mal dieselbe Liste genutzt und Punkt für Punkt abgehakt.

Was ist der Unterschied zwischen Checkliste und To-do-Liste?

Eine To-do-Liste sammelt einmalige Aufgaben und ändert sich jeden Tag. Eine Checkliste beschreibt einen wiederkehrenden Ablauf und wird in derselben Form immer wieder genutzt. Die To-do-Liste beantwortet "Was mache ich?", die Checkliste "Habe ich etwas vergessen?".

Wie viele Punkte sollte eine Checkliste haben?

Eine feste Zahl gibt es nicht, aber für die meisten Aufgaben reichen fünf bis zehn Punkte. Je länger die Liste, desto schwerer liest sie sich. Bei einem langen Ablauf hält eine Aufteilung in Abschnitte jeden Abschnitt kurz.

Wie formuliert man die Punkte einer Checkliste?

Das Abhaken fällt leichter, wenn jeder Punkt eine einzige konkrete Handlung beschreibt und möglichst mit einem Verb beginnt. "Reisepass in die Tasche legen" lässt sich abhaken; "Papierkram erledigen" bleibt vielleicht offen, weil nie klar ist, wann es erledigt ist.

Sollte ich meine Checkliste auf Papier oder digital führen?

Beides funktioniert; wichtig ist, dass die Liste beim Arbeiten griffbereit ist. Für wiederkehrende Listen kann eine digitale Notiz praktischer sein, weil du die Liste kopieren und aktualisieren kannst, statt sie jedes Mal neu zu schreiben.

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