Die 1-3-5-Regel: So passt deine To-do-Liste in einen Tag

Die 1-3-5-Regel bedeutet, dass du für einen Tag höchstens 1 große, 3 mittlere und 5 kleine Aufgaben einplanst. Das sind zusammen neun Punkte, aber der eigentliche Gedanke steckt nicht in der Anzahl, sondern in der Größe: Du weißt von Anfang an, wie viel Platz jede Aufgabe im Tag einnimmt, und deine To-do-Liste passt in den Tag.

Wahrscheinlich startest auch du morgens mit einer Liste von fünfzehn Punkten und kopierst abends die Hälfte in den nächsten Tag. Das ist kein Disziplinproblem. Es liegt daran, dass die Liste keine Grenze hat. Die 1-3-5-Regel setzt diese Grenze und sorgt dafür, dass du deine Auswahl schon am Vorabend triffst.

Was ist die 1-3-5-Regel?

Die 1-3-5-Regel ist eine Planungsmethode, die deine tägliche To-do-Liste nach der Größe der Aufgaben in drei Ebenen teilt. Bekannt gemacht hat sie Alex Cavoulacos, eine der Gründerinnen der Karriereplattform The Muse. Die Methode verwandelt die Frage "Was mache ich heute?" in die Frage "Wofür ist heute Platz?".

In jede der drei Ebenen gehört eine andere Art von Aufgabe:

• 1 große Aufgabe: Die eigentliche Aufgabe des Tages. Wenn sie erledigt ist, kannst du sagen "Heute habe ich etwas geschafft". Sie braucht Fokus und dauert meist 1,5 bis 3 Stunden. Der erste Entwurf eines Berichts, die Vorbereitung einer Präsentation, eine Bewerbung, die du schon lange vor dir herschiebst.
• 3 mittlere Aufgaben: Aufgaben von einer halben bis zu einer Stunde, die Nachdenken erfordern, aber in einem Durchgang fertig werden. Dich auf ein Meeting vorbereiten, ein Angebot durchsehen, dein Wochenbudget prüfen.
• 5 kleine Aufgaben: Alles, was in weniger als fünfzehn Minuten erledigt ist. Eine E-Mail beantworten, einen Termin ausmachen, eine Rechnung bezahlen, eine Datei teilen.

Neun Punkte wirken auf den ersten Blick viel. Doch die fünf kleinen Aufgaben brauchen zusammen höchstens eine Stunde, und das Gewicht der Liste tragen die große und die drei mittleren Aufgaben. So sorgt die Regel dafür, dass dein Tag gut gefüllt ist und trotzdem zu schaffen bleibt.

Warum funktioniert die 1-3-5-Regel?

Die Stärke der Methode liegt darin, dass sie eine endlose Liste in einen begrenzten Plan verwandelt. Die meisten Listen werden nie fertig, weil niemand auf die Größe der Aufgaben schaut, die hineinwandern.

• Sie zwingt dich zur Auswahl. Wenn nur für eine große Aufgabe Platz ist, musst du entscheiden, welche heute wirklich zählt. Fällt diese Entscheidung am Abend statt am Morgen, startet der Tag klarer.
• Sie schützt die große Aufgabe. Kleine Aufgaben sind schnell erledigt und geben dir das Gefühl, beschäftigt zu sein. Ohne Grenze füllt sich der Tag damit, und die eigentliche Aufgabe rutscht wieder auf morgen.
• Sie deckelt die kleinen Aufgaben. Mehr als fünf kleine Aufgaben werden zu einer Liste von Unterbrechungen, die deinen Tag zerstückelt. Die sechste kleine Aufgabe darf ruhig auf morgen warten.
• Sie macht das Tagesende messbar. Abends reicht ein Blick: Ist die große Aufgabe erledigt, wie viele der mittleren sind fertig? Du siehst, auf welcher Ebene etwas hängen geblieben ist, und kannst den nächsten Tag danach planen.

Wie ordnest du Aufgaben nach Größe ein?

Der einzige knifflige Teil der Regel ist die Entscheidung, ob eine Aufgabe groß oder mittel ist. Am verlässlichsten triffst du sie nicht nach Gefühl, sondern nach Zeit.

Schreib neben jeden Punkt, wie lange er ungefähr dauert. Alles unter 15 Minuten ist klein, alles zwischen 30 und 60 Minuten ist mittel, alles über anderthalb Stunden ist groß. Aufgaben, die dazwischen liegen, ordnest du sicherheitshalber eine Ebene höher ein, denn fast alles dauert länger als geschätzt.

Achte außerdem auf eine Falle: Manche Punkte sehen aus wie eine große Aufgabe, sind aber in Wahrheit ein Projekt. "Website überarbeiten" schaffst du nicht an einem Tag, also ist es keine große Aufgabe. Brich es auf den ersten Schritt herunter, der heute machbar ist, zum Beispiel "Text für die Startseite schreiben". Der Projektname gehört in eine Notiz, nicht auf die Liste; auf die Liste kommt nur das Stück für heute.

Beispiel: ein Tag nach der 1-3-5-Regel

So könnte die Liste aussehen, die eine freiberufliche Designerin am Vorabend für ihren Dienstag zusammenstellt:

1 große Aufgabe

• Ersten Entwurf der Kundenpräsentation fertigstellen (2,5 Stunden)

3 mittlere Aufgaben

• Preiskalkulation für das neue Angebot erstellen (45 Minuten)
• Tagesordnung für das Meeting am Donnerstag vorbereiten (30 Minuten)
• Die Ausgaben dieses Monats nach Kategorien durchgehen (40 Minuten)

5 kleine Aufgaben

• Auf die Korrekturmail der Agentur antworten
• Zahnarzttermin ausmachen
• Stromrechnung bezahlen
• Präsentationsdatei mit der Kollegin teilen
• Lieferzeit für das Paket morgen bestätigen

Zusammen sind das etwas mehr als fünf Stunden. An einem Achtstundentag bleibt der Rest für Meetings, Pausen und Unerwartetes. Weil die Liste nach der echten Kapazität des Tages gebaut ist, kann sie abends abgehakt sein.

Die 1-3-5-Regel in 5 Schritten anwenden

Am besten stellst du die Liste am Vorabend zusammen. So kannst du die Morgenstunden, in denen dein Kopf am klarsten ist, für die große Aufgabe nutzen statt fürs Auswählen.

1. Schreib alles auf, was dir im Kopf herumgeht. Notiere zuerst alle Aufgaben an einem Ort, ohne an ihre Größe zu denken. Diese Liste darf lang sein; sie soll nur deinen Kopf frei machen.
2. Notier zu jedem Punkt die Dauer. Markiere jeden Punkt nach seiner geschätzten Dauer als groß, mittel oder klein. Was nicht an einem Tag fertig wird, brichst du auf den ersten Schritt herunter.
3. Wähl die große Aufgabe. Nimm genau eine große Aufgabe: die, nach der sich der Tag erfolgreich anfühlt. Schwankst du zwischen zwei großen Aufgaben, nimm die mit der näheren Frist. Kannst du nicht entscheiden, welche wichtiger ist, macht die Eisenhower-Matrix dir die Wahl leichter.
4. Füll die mittleren und kleinen auf. Wähl drei mittlere und fünf kleine Aufgaben. Die übrigen Punkte werden nicht gelöscht, sondern warten auf der Hauptliste; morgen Abend schaust du sie dir wieder an.
5. Gib der großen Aufgabe eine Uhrzeit. Leg die große Aufgabe in deinem Kalender in ein echtes Zeitfenster. Eine große Aufgabe ohne feste Uhrzeit geht zwischen den kleinen unter. Wie das genau geht, findest du in unserem Leitfaden zum Time Blocking.

Am nächsten Abend reichen dir fünf Minuten für einen Blick auf die Liste. Hak ab, was erledigt ist, schick den Rest zurück auf die Hauptliste und wähl die neun Punkte für den neuen Tag.

Wie passt du die Regel an, wenn sie nicht zu dir passt?

Die 1-3-5-Regel ist keine Formel, sondern ein Ausgangspunkt. Wenn sich dein Tag anders gestaltet, kannst du die Zahlen ändern; wichtig ist, dass die drei Ebenen bleiben.

• Tage voller Meetings: Stehen drei, vier Stunden Meetings in deinem Kalender, plan statt 1-3-5 lieber 1-2-3. Behalte die große Aufgabe, aber gib ihr weniger Zeit.
• Tage mit vielen Unterbrechungen: Wird der Tag ständig zerrissen, lass die große Aufgabe ganz weg und arbeite mit 0-3-5. Verschieb die große Aufgabe auf einen Tag, an dem du eine ungestörte Stunde findest.
• Fokustage: An einem Tag ganz ohne Meetings kannst du der großen Aufgabe einen halben Tag geben und die mittleren auf zwei reduzieren.
• Deine eigenen Zahlen: Schau nach ein paar Wochen nach, wie viele Punkte du wirklich schaffst. Schiebst du jeden Abend zwei mittlere Aufgaben weiter, ist deine Formel 1-1-5, und auch das ist ein Ergebnis.

In früheren Artikeln haben wir 5 bis 7 Punkte pro Tag empfohlen. Die 1-3-5-Regel widerspricht dem nicht: Fünf kleine Aufgaben nehmen zusammen etwa so viel Platz ein wie eine mittlere. Was zählt, ist nicht die Anzahl der Punkte, sondern die Gesamtzeit.

Mit welcher Methode lässt sie sich kombinieren?

Die 1-3-5-Regel beantwortet nur die Frage "Wie viel passt heute hinein?". Für die anderen Fragen verträgt sie sich gut mit weiteren Methoden.

• Mit der Eisenhower-Matrix: Die Matrix sagt dir, welche Aufgabe wichtig ist, die 1-3-5-Regel, wie viele davon heute in den Tag passen. Sortier zuerst mit der Matrix aus und verteil dann mit 1-3-5 auf den Tag.
• Mit Time Blocking: Die 1-3-5-Liste legt fest, was du tust, der Zeitblock, wann du es tust. Gib der großen Aufgabe morgens einen Block und den kleinen Aufgaben nachmittags einen gemeinsamen Block.
• Mit einem Wochenplan: Wählst du am Wochenanfang die großen Aufgaben für alle fünf Tage, musst du abends nur noch über die mittleren und kleinen nachdenken. Wie das abläuft, zeigen wir in unserem Leitfaden zur Wochenplanung.

Wie richtest du eine 1-3-5-Liste in Pumpynotes ein?

In Pumpynotes ist die To-do-Liste ein Block innerhalb einer Notiz. Du kannst den 1-3-5-Aufbau einmal in einer Notiz anlegen und jeden Tag wiederverwenden:

• Trenn die Ebenen mit Überschriften. Öffne eine neue Notiz, tippe in eine leere Zeile / und füge mit dem Block "Überschrift 2" die Überschriften "1 groß", "3 mittel" und "5 klein" ein. Unter jede Überschrift setzt du einen Block "To-do-Liste". Die Punkte bekommen Kontrollkästchen, und was du abhakst, wird durchgestrichen.
• Halte die Hauptliste getrennt. Füg derselben Notiz eine Unterseite hinzu und sammle dort alle Aufgaben, die du ohne Rücksicht auf ihre Größe aufschreibst. Die Tagesliste bleibt kurz, und nichts, was noch wartet, geht verloren.
• Bring die große Aufgabe in den Kalender. Leg die große Aufgabe als Termin in deinem Kalender in ein echtes Zeitfenster. Ist sie erledigt, markierst du den Termin als "Abgeschlossen"; verschiebt sich der Plan, ziehst du ihn einfach auf eine andere Uhrzeit.
• Verfolge Projekte über ihren Status. Aufgaben, die nicht an einem Tag fertig werden, verdienen eine eigene Notiz. Gib Notizen einen Status und verfolge sie in der Ansicht "Board" in den Spalten Zu erledigen, In Arbeit, Erledigt und Wartet. Auf die 1-3-5-Liste kommt nur der heutige Schritt dieses Projekts.

Mehr dazu, wie du Listen in Notizen aufbaust, findest du in unserem Leitfaden zur To-do-Liste in Notizen, fertige Beispiele dafür, was auf die Liste gehört, in unseren Ideen für To-do-Listen. Und wenn deine Liste trotzdem nie fertig wird, hilft dir unser Artikel Warum endet deine To-do-Liste nie?, den Grund zu finden.

Pumpynotes ist kostenlos. Bring Kalender, Notizen und Budget in einem Arbeitsbereich zusammen und behalte die neun Punkte deines Tages an einem Ort im Blick.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die 1-3-5-Regel?

Die 1-3-5-Regel ist eine Methode für To-do-Listen, bei der du für einen Tag 1 große, 3 mittlere und 5 kleine Aufgaben einplanst. Die große Aufgabe dauert 1,5 bis 3 Stunden, die mittleren 30 bis 60 Minuten und die kleinen weniger als 15 Minuten. Ziel ist, dass die Liste in die echte Kapazität des Tages passt.

Sind neun Punkte nicht zu viel für einen Tag?

Nein, denn die Punkte sind unterschiedlich groß. Die fünf kleinen Aufgaben brauchen zusammen höchstens eine Stunde. Die eigentliche Last tragen die große und die drei mittleren Aufgaben, und die Gesamtzeit liegt meist zwischen fünf und sechs Stunden.

Was mache ich, wenn ich die große Aufgabe nicht schaffe?

Du kannst sie zur großen Aufgabe des nächsten Tages machen, aber schau dir vorher an, warum sie nicht fertig wurde. War deine Zeitschätzung zu knapp, teil die Aufgabe in zwei Teile. Bestand der Tag aus lauter Unterbrechungen, löst ein geschütztes Zeitfenster im Kalender das Problem meistens.

Sollte ich die 1-3-5-Regel auch am Wochenende anwenden?

Das musst du nicht. Fürs Wochenende ist eine leichtere Variante wie 0-2-3 eine Option, oder du nimmst dir nur ein paar kleine Aufgaben vor. Wichtig ist, dass die Liste auch Platz zum Ausruhen lässt.

Was ist der Unterschied zwischen der 1-3-5-Regel und der Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, die 1-3-5-Regel legt fest, wie viele davon heute in den Tag passen. Du kannst beide zusammen nutzen: Wähl zuerst mit der Matrix aus, was wichtig ist, und verteil diese Aufgaben dann mit 1-3-5 auf den Tag.

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