Du musst die Aufgaben aus einem Meeting nicht in eine separate To-do-App übertragen. In Pumpynotes ist die Notiz bereits der Ort, an dem du mitschreibst; du kannst ihr eine Checkliste hinzufügen, diese Liste mit einem Tag gruppieren und ihren Fortschritt mit einem Status verfolgen. Was gegen eine endlose To-do-Liste hilft, ist meistens genau, diese drei zusammen zu nutzen.
Die drei Teile sind nicht unabhängig voneinander. Die Checkliste hält die Aufgaben innerhalb einer Notiz fest, ein Tag bringt dieselbe Arbeit aus verschiedenen Notizen zusammen, der Status zeigt, in welcher Phase diese Arbeit gerade steckt. Im Folgenden gehen wir auf jedes einzeln ein und zeigen dann an einem echten Beispiel, wie du alle drei zusammen nutzt.
Kurz gesagt: Wie baust du ein Aufgabensystem in deinen Notizen auf?
Tippe in einer Notiz "/" und wähle To-do-Liste, um Aufgaben als Checkboxen aufzulisten. Damit du dieselbe Arbeit auch in anderen Notizen wiederfindest, fügst du der Notiz einen Tag hinzu. Um zu zeigen, in welcher Phase die Arbeit steckt, gibst du der Notiz einen der Status Zu erledigen, In Arbeit, Wartet, Erledigt.
Die Checkbox markiert Einträge innerhalb einer Liste, Tag und Status markieren die Notiz selbst. Deshalb nutzt man sie zusammen: Für eine kleine, einmalige Aufgabe reicht allein die Checkbox; bei etwas, an dem du tagelang arbeitest, brauchst du zusätzlich Tag und Status.
Eine To-do-Liste in einer Notiz anlegen
Tippe in einer Notiz in einer neuen Zeile einfach "/". Wählst du aus dem erscheinenden Blockmenü To-do-Liste, erscheint am Anfang jeder Zeile eine Checkbox zum Abhaken.
Das ist die praktischste Nutzung für ein langes Meeting oder eine Tagesnotiz: Du schreibst die Aufgaben mit, sobald sie im Gespräch auftauchen, und hakst sie ab, sobald sie erledigt sind. Ein abgehakter Eintrag wird durchgestrichen dargestellt, aber nicht gelöscht; du siehst in der Notiz weiterhin, was du wann erledigt hast.
Gehört eine Aufgabe unter eine andere, kannst du sie einrücken und so unter die darüberliegende Aufgabe verschachteln. So bleibt eine einzelne Aufgabe zusammen mit ihren eigenen Teilschritten in einem Block.
Mit Tags dieselbe Arbeit aus verschiedenen Notizen zusammenbringen
Eine Checkbox bleibt innerhalb einer Notiz. Ein Projekt lebt aber selten in nur einer Notiz: In einer Meeting-Notiz, einer Plan-Notiz, einer Ideen-Notiz sammeln sich Punkte zu derselben Arbeit an. Ein Tag ist es, der sie zusammenbringt.
Im Bereich Tags einer Notiz klickst du auf Tag hinzufügen und ordnest die Notiz dem Projekt, der Person oder dem Thema zu, zu dem sie gehört. Wählst du danach im Tag-Filter oben auf der Notizen-Seite diesen Tag aus, findest du alle Notizen, die zu dieser Arbeit gehören, auch wenn du sie an verschiedenen Tagen aus verschiedenen Anlässen geschrieben hast.
Wichtig ist, den Tag nicht als Datum zu verwenden; das Datum hält die Notiz ohnehin schon fest. Der Tag sollte sagen, zu welcher Arbeit die Notiz gehört, zum Beispiel "Website-Relaunch" statt "September".
Mit dem Status die Phase der Arbeit verfolgen
Die Checkbox markiert Einträge innerhalb einer Liste, zeigt aber nicht, ob die Notiz selbst abgeschlossen ist oder noch nicht begonnen wurde. Dafür trägt eine Notiz einen Status: Zu erledigen, In Arbeit, Wartet, Erledigt.
Du änderst den Status, wenn du eine Notiz öffnest; auf der Notizen-Seite erscheint der Status farbig neben jeder Notiz. So siehst du auf einen Blick, welche Arbeit gerade wartet und welche noch in Arbeit ist, ohne jede Notiz einzeln zu öffnen. Über den Status-Filter neben dem Tag-Filter kannst du auch nur die Notizen einer bestimmten Phase auflisten, zum Beispiel alles, was gerade wartet.
Die vier Standardstatus reichen für die meisten Arbeiten, du kannst aber über Status verwalten auch eigene Status hinzufügen, die zu deinem Ablauf passen.
Alle drei zusammen nutzen: ein Beispiel
Stell dir ein wöchentliches Website-Update vor. Aus dem Montagsmeeting notierst du die anfallenden Aufgaben so:
- In der Meeting-Notiz fügst du mit "/" eine To-do-Liste hinzu: "Bild auf der Startseite austauschen", "Preisseite aktualisieren", "Zwei Fragen zum FAQ hinzufügen".
- Du versiehst die Notiz mit dem Tag Website-Relaunch. Öffnest du im Laufe der Woche weitere Notizen zu dieser Arbeit (eine Design-Notiz, einen Textentwurf), gibst du ihnen denselben Tag.
- Du setzt den Status der Notiz auf In Arbeit. In der Wochenmitte, während du auf eine Freigabe wartest, setzt du sie auf Wartet; kommt die Freigabe, wechselst du wieder zu In Arbeit, und sobald die Arbeit fertig ist, zu Erledigt.
- Am Freitag filterst du die Notizen-Seite nach dem Tag Website-Relaunch und siehst alle Notizen der Woche auf einen Blick, an den Status erkennst du, was noch offen ist.
Du kannst die Meeting-Notiz auch direkt mit dem Termin in deinem Kalender verknüpfen; öffnest du den Termin, findest du die To-do-Liste gleich daneben. Diese Verknüpfung und den Aufbau von Notizen haben wir ausführlicher in Block-Editor und verknüpfte Seiten beschrieben.
Wie du deine Notizen so mit Kalender und Budget verbindest, haben wir in persönliches Produktivitätssystem ausführlicher beschrieben.
Pumpynotes ist kostenlos. Bringe Notizen, Kalender und Budget in einem Arbeitsbereich zusammen und behalte alles, was zu tun ist, am selben Ort wie deine Notizen, deinen Kalender und dein Budget.
Häufig gestellte Fragen
Sollte eine To-do-Liste auf einer eigenen Seite stehen oder in der Notiz bleiben?
Beides funktioniert, es hängt von der Größe der Aufgabe ab. Für etwas Kleines und Einmaliges reicht die Checkliste in der Notiz. Für ein Projekt, das sich über Tage zieht und mehrere Notizen betrifft, sind Tags und Status praktischer. Eine eigene Seite brauchst du dafür nicht.
Wie viele Tags kann ich einer Notiz hinzufügen?
Du kannst eine Notiz mit mehreren Tags versehen; im täglichen Gebrauch stößt du an keine Grenze, die technische Obergrenze liegt bei 50 Tags pro Notiz. Dieselbe Notiz kann gleichzeitig zu einem Projekt, einer Person und einem Thema gehören. Füge alle drei als Tags hinzu und finde sie über jeden Filter wieder.
Kann ich die Status an meinen Ablauf anpassen?
Ja. Neben den Standardstatus Zu erledigen, In Arbeit, Wartet, Erledigt kannst du über Status verwalten neue Status hinzufügen, die zu deinem Ablauf passen.
Wird ein abgehakter Eintrag gelöscht?
Nein. Hakst du eine Checkbox ab, wird der Eintrag durchgestrichen dargestellt, bleibt aber an seinem Platz; du siehst in der Notiz weiterhin, was du wann erledigt hast. Löschen kannst du ihn später jederzeit von Hand.
Ist diese Funktion auch im kostenlosen Plan enthalten?
Ja. Checkliste, Tags und Status stehen in jedem Plan zur Verfügung, ein Upgrade ist dafür nicht nötig.
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