Un checklist (lista de verificación) es una lista corta en la que escribes, en orden, los pasos que no puedes olvidar en una tarea que repites. Hacer la maleta, el último repaso antes de salir de casa o los pagos de fin de mes: en lugar de pensarlo todo desde cero cada vez, miras la lista y vas marcando uno por uno. Así tienes menos cosas que recordar y es menos probable que te saltes un paso.
Un buen checklist no tiene por qué ser largo. Normalmente bastan entre cinco y diez puntos. A continuación verás qué es un checklist, cómo hacerlo en 5 pasos y, al final, 20 ejemplos que puedes adaptar a tu vida.
¿Qué es un checklist?
Checklist es una palabra inglesa; en español se dice lista de verificación o lista de control. Es la lista de los pasos que hay que comprobar para hacer una tarea de forma correcta y completa. En español se usan las dos expresiones con el mismo sentido. Los pilotos de avión antes del despegue y los equipos quirúrgicos antes de una operación usan checklists desde hace años. El motivo es sencillo: incluso alguien con experiencia puede saltarse un paso que conoce bien cuando está muy ocupado o cansado.
El checklist y la lista de tareas se confunden a menudo, pero cumplen funciones distintas:
- La lista de tareas reúne trabajos que se hacen una sola vez. Puntos como "recoger el paquete" o "llamar a mamá" se hacen una vez y la lista cambia cada día.
- El checklist describe un proceso que se repite. La misma lista se vuelve a usar en cada viaje, en cada mudanza o a cada fin de mes.
Si tu lista de tareas te está dando problemas, echa un vistazo a nuestro artículo sobre por qué tu lista de tareas nunca termina. Este artículo trata de las tareas que se repiten.
¿Para qué sirve un checklist?
- Le quita peso a tu memoria. En lugar de recordar los pasos, solo te concentras en hacerlos. Esto se nota sobre todo cuando estás cansado o con prisa.
- Evita los pasos olvidados. Si revisar el pasaporte, el cargador o la cocina está en la lista, te viene a la cabeza incluso cuando sales con prisa.
- Facilita delegar una tarea. Cuando le dejas una tarea a otra persona, puedes darle también el checklist. Verá en unos pocos puntos lo que tú aprendiste con la experiencia.
- Mejora con el tiempo. Después de cada uso añades lo que faltaba y quitas lo que sobraba.
Cómo hacer un checklist en 5 pasos
- Escribe el objetivo y el punto final. Algo como "maleta lista" o "listo para salir de casa". Saber cuándo termina la lista te ayuda a decidir qué puntos son realmente necesarios.
- Anota todos los pasos una vez. Puedes escribir todo lo que se te ocurra, sin importar el orden. Un método fácil es anotar los pasos la próxima vez que hagas la tarea; el proceso real suele ser un poco distinto del que recuerdas.
- Quédate solo con lo importante y lo que se olvida fácil. Puedes quitar lo que ya haces sin pensar, como "abrir la puerta". Que se queden los pasos que causan problemas si te los saltas y que se olvidan con facilidad. Cuanto más corta sea la lista, más probable es que la uses.
- Escribe cada punto corto y fácil de comprobar. Funcionan mejor los puntos que empiezan con un verbo y describen una sola acción, como "Meter el pasaporte en el bolso". Un punto vago como "Arreglar los papeles" se queda sin marcar, porque nunca está claro cuándo está hecho. En las listas de cosas para llevar, basta con el nombre del objeto.
- Úsalo y actualízalo cada vez. No hace falta que la lista sea perfecta la primera vez. Después de cada uso puedes dedicar un minuto a añadir lo que faltó y borrar el punto que nunca marcaste.
Un consejo más: si el proceso es largo, puedes dividir la lista en secciones. Por ejemplo, dividir la lista de la mudanza en "un mes antes", "una semana antes" y "el día de la mudanza" hace que en cada momento solo mires los puntos de ese momento.
20 ejemplos de checklist
Las listas siguientes son un punto de partida. Puedes quitar lo que no encaje con tu vida y añadir lo que sea tuyo.
Casa y día a día
1. Antes de salir de casa
- Cocina y horno apagados
- Ventanas cerradas
- Llaves, cartera y móvil conmigo
- Sacar la basura
2. Cierre de la noche
- Decidir la primera tarea de mañana
- Preparar el bolso
- Cargar el lavavajillas
- Poner el móvil a cargar
3. Cuidado semanal de la casa
- Lavar y guardar la ropa
- Sacar lo caducado de la nevera
- Limpiar el baño y la cocina
- Escribir la lista de la compra de la semana que viene
4. Antes de que lleguen invitados
- Toalla y zapatillas para invitados listas
- Papel higiénico y jabón de repuesto en el baño
- Picoteo y bebidas listos
- Ventilar el salón
5. Antes de irte de casa mucho tiempo
- Terminar o regalar los alimentos perecederos
- Pedirle a alguien que riegue las plantas
- Desenchufar lo que no haga falta
- Cerrar la llave de paso del agua y el gas
Viajes
6. Maleta de viaje
- DNI o pasaporte
- Cargadores y adaptador
- Medicamentos
- Suficiente ropa interior y calcetines
- Neceser
7. Antes de un vuelo
- Hacer el check-in online
- Guardar la tarjeta de embarque en el móvil
- Comprobar el límite de peso del equipaje
- Fijar la hora de salida al aeropuerto
8. Antes de viajar al extranjero
- Comprobar la fecha de caducidad del pasaporte
- Mirar si hace falta visado
- Activar un plan internacional en el móvil
- Asegurarte de que la tarjeta funciona en el extranjero
Trabajo y estudios
9. Antes de una reunión
- Compartir el orden del día
- Abrir los archivos necesarios
- Probar la conexión y el sonido
- Preparar dónde anotar las decisiones
10. Después de una reunión
- Escribir las decisiones tomadas
- Fijar responsable y fecha para cada tarea
- Compartir la nota con los asistentes
11. Primera semana en un trabajo nuevo
- Conseguir los accesos a las cuentas
- Conocer al equipo
- Hablar con tu responsable de los objetivos de la primera semana
- Aprender los archivos y carpetas que más se usan
12. Último día laborable de la semana
- Repasar lo que terminaste esta semana
- Pasar lo pendiente a la semana que viene
- Limpiar la bandeja de entrada
- Elegir las tres primeras tareas de la semana que viene
13. La noche antes de un examen
- DNI y justificante del examen en la mochila
- Bolígrafo, goma y calculadora si hace falta
- Comprobar cómo llegarás al lugar del examen
- Acostarte temprano
14. Antes de enviar una candidatura
- Adaptar el currículum a la oferta
- Revisar el nombre de la empresa en la carta de presentación
- Guardar el archivo en PDF con tu nombre y apellido
- Anotar la fecha de la candidatura
Dinero y papeles
15. Repaso del dinero a fin de mes
- Revisar los pagos que entran y salen
- Mirar el extracto de la tarjeta de crédito
- Transferir lo que va al ahorro
- Revisar las suscripciones que no usas
16. Día de pagar facturas
- Luz, agua, gas
- Internet y teléfono
- Alquiler o comunidad
- Guardar los justificantes en una carpeta
17. Papeles de fin de año
- Reunir las garantías en una carpeta
- Hacer una lista de los documentos que van a caducar
- Hacer copias digitales de los documentos importantes
- Revisar las fechas de renovación de los seguros
Días especiales y proyectos
18. Preparar un cumpleaños
- Hacer la lista de invitados
- Cerrar el lugar o la fecha
- Organizar la tarta y el picoteo
- Comprar el regalo
19. Día de la mudanza
- Hacer fotos de las lecturas de los contadores
- Recoger todas las llaves
- Comprobar que las cajas con objetos frágiles se cargan al final
- Meter lo que necesitarás la primera noche en una bolsa aparte
20. Salir con un bebé
- Pañales y toallitas
- Ropa de recambio
- Leche o tentempiés
- Agua y biberón
Si buscas ideas para tareas puntuales, en nuestro artículo de ideas para tu lista de tareas encontrarás puntos de muchos ámbitos de la vida.
Errores frecuentes al hacer un checklist
- Escribirlo todo. Leer una lista larga de arriba abajo cada vez se vuelve pesado. Quitar los pasos que nunca olvidas hace que el resto sea más fácil de leer.
- Puntos vagos. "Prepararse" no se puede marcar. Puedes convertir el punto en una acción concreta, como "Descargar la presentación en el portátil".
- Escribir la lista una vez y olvidarla. Los procesos cambian; si la lista no cambia, se queda vieja y al cabo de un tiempo dejas de fiarte de ella. Basta con una pequeña actualización en cada uso.
- Guardar la lista donde no la ves. Un checklist es más fácil de usar cuando lo tienes a mano mientras trabajas. Tenerlo en el móvil o en una app que abres a diario hace más probable que lo uses.
Cómo hacer un checklist en Pumpynotes
En Pumpynotes, cada checklist puede ser una nota:
- Añade una lista con casillas. Basta con abrir una nota nueva, escribir
/en una línea vacía y elegir Lista de tareas. Al principio de cada punto aparece una casilla. Un punto marcado se ve tachado, pero no se borra. - Divide las listas largas en secciones. Puedes añadir un Bloque plegable, escribir en su título el nombre de la sección, por ejemplo "Una semana antes", y poner los puntos dentro del bloque. Como cada sección se abre y se cierra por separado, solo queda abierta la que estás usando.
- Mantén limpia una lista maestra y duplícala. Para un checklist que repites, puedes preparar una nota maestra con todos los puntos sin marcar. Cuando vayas a usarla, solo tienes que elegir Duplicar en el menú de la nota. La copia se abre con todos los puntos de la lista maestra y con "(copia)" al final del nombre. Tú marcas en la copia y la maestra queda limpia para la próxima vez.
- Reúne todas tus listas con una etiqueta. Si les pones la misma etiqueta a tus notas de checklist, puedes verlas todas juntas con el filtro Etiqueta de la página de notas.
Explicamos con detalle cómo usar juntas las casillas, las etiquetas y el estado de las notas en nuestra guía de la lista de tareas dentro de tus notas.
Pumpynotes es gratis. Reúne tus notas, tu calendario y tus listas en un solo espacio de trabajo y haz hoy tu primer checklist.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un checklist?
Checklist significa lista de verificación o lista de control. Es una lista corta de los pasos que hay que comprobar para hacer completa una tarea que se repite. Para cosas como la maleta, los pagos de fin de mes o el último repaso antes de salir de casa, se usa siempre la misma lista y se marcan los puntos uno por uno.
¿Qué diferencia hay entre un checklist y una lista de tareas?
La lista de tareas reúne trabajos de una sola vez y cambia cada día. El checklist describe un proceso que se repite y se usa una y otra vez de la misma forma. La lista de tareas responde a "¿qué voy a hacer?"; el checklist, a "¿se me ha olvidado algo?".
¿Cuántos puntos debe tener un checklist?
No hay un número fijo, pero para la mayoría de las tareas bastan entre cinco y diez. Cuanto más larga es la lista, más cuesta leerla. Si el proceso es largo, dividir la lista en secciones mantiene cada sección corta.
¿Cómo se escriben los puntos de un checklist?
Marcar es más fácil cuando cada punto describe una sola acción concreta y, si se puede, empieza con un verbo. "Meter el pasaporte en el bolso" se puede marcar; "arreglar los papeles" puede quedarse sin marcar porque nunca está claro cuándo está hecho.
¿Es mejor tener el checklist en papel o en digital?
Los dos sirven; lo importante es tener la lista a mano mientras trabajas. Para listas que se repiten, una nota digital puede ser más práctica, porque puedes copiarla y actualizarla en lugar de escribirla desde cero cada vez.
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