La regla 1-3-5 consiste en planificar como máximo 1 tarea grande, 3 medianas y 5 pequeñas para un mismo día. En total son nueve puntos, pero la idea de fondo no es el número sino el tamaño: sabes desde el principio cuánto espacio ocupará cada tarea en tu día, y tu lista cabe en él.
Seguramente a ti también te pasa: empiezas la mañana con una lista de quince puntos y por la noche copias la mitad al día siguiente. No es un problema de disciplina, es que tu lista no tiene ningún límite. La regla 1-3-5 pone ese límite y te ayuda a elegir la noche anterior.
¿Qué es la regla 1-3-5?
La regla 1-3-5 es un método de planificación que divide tu lista de tareas diaria en tres niveles según el tamaño de cada tarea. La popularizó Alex Cavoulacos, una de las fundadoras del portal de empleo The Muse, y cambia la pregunta "¿qué voy a hacer hoy?" por "¿para qué tengo espacio hoy?".
Cada nivel guarda un tipo de tarea distinto:
- 1 tarea grande: La tarea principal del día. La que, al terminarla, te permite decir "hoy terminé algo". Pide concentración y suele durar entre 1,5 y 3 horas. El primer borrador de un informe, preparar una presentación, una solicitud que llevas tiempo aplazando.
- 3 tareas medianas: Tareas de entre media hora y una hora que requieren pensar, pero se terminan de una sentada. Prepararte para una reunión, revisar una propuesta, comprobar tu presupuesto semanal.
- 5 tareas pequeñas: Tareas que se terminan en menos de quince minutos. Contestar un correo, pedir una cita, pagar una factura, compartir un archivo.
Nueve puntos pueden parecer muchos a primera vista. Pero las cinco tareas pequeñas juntas no pasan de una hora, y el peso real de la lista lo llevan la tarea grande y las tres medianas. Así la regla consigue que el día esté lleno y que, además, se pueda terminar.
¿Por qué funciona la regla 1-3-5?
La fuerza del método está en convertir una lista sin límites en un plan con límites. La mayoría de las listas no se acaban porque nadie mira el tamaño de lo que entra en ellas.
- Te obliga a elegir. Si solo hay sitio para una tarea grande, tienes que decidir cuál importa de verdad hoy. Cuando esa decisión se toma la noche antes y no por la mañana, el día arranca más claro.
- Protege la tarea grande. Las tareas pequeñas se terminan rápido y dan sensación de estar ocupado. Sin un límite, el día se llena de ellas y lo importante vuelve a quedarse para mañana.
- Pone techo a las tareas pequeñas. Más de cinco tareas pequeñas se convierten en una lista de interrupciones que trocea tu día. La sexta puedes dejarla para mañana.
- Hace medible el final del día. Por la noche basta con mirar "¿terminé la grande? ¿cuántas medianas cerré?". Ves en qué nivel se atascaron las tareas pendientes y armas el día siguiente en consecuencia.
¿Cómo mides el tamaño de cada tarea?
La única parte difícil de la regla es decidir si una tarea es grande o mediana. Lo más sensato es hacerlo por duración, no por intuición.
Puedes anotar junto a cada punto el tiempo que calculas que te llevará. Lo que dura menos de 15 minutos es pequeño, lo que va de 30 a 60 minutos es mediano y lo que pasa de hora y media es grande. Las tareas que quedan en medio es más seguro subirlas un nivel, porque casi siempre llevan más tiempo del previsto.
Ojo también con esta trampa: algunas tareas parecen grandes pero en realidad son proyectos. "Renovar la web" no se termina en un día, así que no es una tarea grande. Puedes reducirla al primer paso que se puede hacer hoy, por ejemplo "escribir el texto de la página de inicio". El nombre del proyecto no va en la lista sino en una nota; a la lista solo entra la parte de hoy.
Ejemplo: un día armado con la regla 1-3-5
Así podría ser la lista que una diseñadora freelance prepara la noche del lunes para el martes:
1 tarea grande
- Terminar el primer borrador de la presentación para el cliente (2,5 horas)
3 tareas medianas
- Calcular el precio de la nueva propuesta (45 minutos)
- Preparar el orden del día de la reunión del jueves (30 minutos)
- Revisar los gastos de este mes por categorías (40 minutos)
5 tareas pequeñas
- Contestar el correo de la agencia con las correcciones
- Pedir cita en el dentista
- Pagar la factura de la luz
- Compartir el archivo de la presentación con un compañero
- Confirmar la hora de entrega del paquete de mañana
El tiempo total pasa un poco de las cinco horas. En una jornada de ocho, el resto queda para reuniones, descansos e imprevistos. Como la lista se ha armado según la capacidad real del día, puede cerrarse terminada por la noche.
Aplica la regla 1-3-5 en 5 pasos
Lo más eficaz es preparar la lista la noche anterior. Así puedes dedicar las horas en que tu mente está más despejada, las de la mañana, a la tarea grande y no a decidir.
- Vacía todo lo que tienes en la cabeza. Primero escribe todas las tareas en un mismo sitio, sin pensar en su tamaño. Esta lista puede ser larga; su objetivo es despejarte la mente.
- Ponle una duración a cada punto. Según el tiempo estimado, marca cada tarea como grande, mediana o pequeña. Lo que no se termine en un día, redúcelo a su primer paso.
- Elige la tarea grande. Escoge una sola: la que, al acabarla, te hará sentir que el día salió bien. Si dudas entre dos, puedes quedarte con la de fecha límite más cercana. Si no sabes cuál es más importante, la matriz de Eisenhower te facilita la elección.
- Rellena las medianas y las pequeñas. Elige tres tareas medianas y cinco pequeñas. Las demás no se borran, esperan en la lista principal; mañana por la noche las vuelves a valorar.
- Dale una hora a la tarea grande. Puedes colocarla en una franja horaria real de tu calendario. Una tarea grande sin hora se pierde entre las pequeñas. En nuestra guía de time blocking te contamos con detalle cómo hacerlo.
La noche siguiente basta con dedicar cinco minutos a mirar la lista. Marca lo terminado, devuelve lo pendiente a la lista principal y elige los nueve puntos del nuevo día.
¿Cómo adaptas la regla si no encaja contigo?
La 1-3-5 no es una fórmula, es un punto de partida. Puedes cambiar los números según cómo sea tu día; lo importante es mantener los niveles.
- Días con reuniones: Si tienes tres o cuatro horas de reuniones en el calendario, puedes armar un 1-2-3 en lugar de un 1-3-5. Mantén la tarea grande, pero acorta su duración.
- Días con interrupciones: Si el día se corta sin parar, puedes dejar fuera la tarea grande y avanzar con un 0-3-5. Pásala a un día en que encuentres una hora seguida sin interrupciones.
- Días de concentración: Un día sin ninguna reunión puedes dedicar media jornada a la tarea grande y bajar las medianas a dos.
- Tus propios números: Al cabo de unas semanas puedes mirar cuántos puntos terminas de verdad. Si cada noche pasas dos tareas medianas al día siguiente, tu fórmula es 1-1-5, y eso también es un resultado.
En artículos anteriores recomendábamos entre 5 y 7 puntos al día. La regla 1-3-5 no lo contradice: las cinco tareas pequeñas juntas ocupan lo mismo que una mediana. Lo que hay que medir no es el número de puntos, sino el tiempo total.
¿Con qué métodos se combina?
La regla 1-3-5 solo responde a la pregunta "¿cuánto cabe hoy?". Para las demás preguntas se lleva muy bien con otros métodos.
- Con la matriz de Eisenhower: La matriz te dice qué tareas son importantes y la 1-3-5, cuántas de ellas caben hoy. Puedes filtrar primero con la matriz y después repartirlas en el día con la 1-3-5.
- Con el time blocking: La lista 1-3-5 decide qué vas a hacer y el bloque de tiempo, cuándo. Puedes reservar un bloque por la mañana para la tarea grande y un solo bloque por la tarde para las pequeñas.
- Con un plan semanal: Si eliges las tareas grandes de los cinco días al empezar la semana, por las noches solo tienes que pensar en las medianas y las pequeñas. En nuestra guía de planificación semanal te contamos cómo hacerlo.
¿Cómo armas tu lista 1-3-5 en Pumpynotes?
En Pumpynotes, la lista de tareas es un bloque dentro de una nota. Puedes montar el esquema 1-3-5 en una sola nota y reutilizarlo cada día:
- Separa los niveles con títulos. Abre una nota nueva, escribe
/en una línea vacía y añade con el bloque "Título 2" los títulos "1 grande", "3 medianas" y "5 pequeñas". Debajo de cada uno basta con poner un bloque "Lista de tareas". Los puntos llevan casilla y lo que marcas queda tachado. - Ten la lista principal aparte. Puedes añadir una subpágina a esa misma nota y reunir ahí todo lo que vuelcas sin pensar en tamaños. La lista del día se mantiene corta y lo pendiente no se pierde.
- Lleva la tarea grande al calendario. Puedes ponerla como un evento en una franja horaria real de tu calendario. Al terminarla puedes marcar el evento como "Completado", y si el plan se mueve, arrastrarlo a otra hora.
- Sigue los proyectos con estados. Las tareas que no caben en un día merecen su propia nota. Puedes darles un estado a las notas y seguirlas en la vista Tablero, en las columnas Por hacer, En progreso, Hecho y En espera. A tu lista 1-3-5 solo entra el paso de hoy de ese proyecto.
Encontrarás los detalles para montar listas dentro de tus notas en nuestra guía de lista de tareas dentro de tus notas, y ejemplos listos de qué escribir en ella en nuestro artículo de ideas para tu lista de tareas. Si aun así tu lista nunca se acaba, nuestro artículo por qué tu lista de tareas nunca termina te ayuda a encontrar el motivo.
Pumpynotes es gratis. Reúne tu calendario, tus notas y tu presupuesto en un solo espacio de trabajo y gestiona los nueve puntos de tu día desde un mismo sitio.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la regla 1-3-5?
La regla 1-3-5 es un método de lista de tareas que planifica 1 tarea grande, 3 medianas y 5 pequeñas para un día. La grande dura entre 1,5 y 3 horas, las medianas entre 30 y 60 minutos y las pequeñas menos de 15 minutos. El objetivo es que la lista quepa en la capacidad real del día.
¿No son demasiados nueve puntos para un día?
No, porque los puntos tienen tamaños distintos. Las cinco tareas pequeñas juntas no pasan de una hora. El peso real de la lista lo llevan la tarea grande y las tres medianas, y el tiempo total suele quedarse entre cinco y seis horas.
¿Qué hago si no termino la tarea grande?
Puedes convertirla en la tarea grande del día siguiente, pero antes mira por qué no la terminaste. Si calculaste poco tiempo, puedes dividirla en dos partes. Si el día estuvo lleno de interrupciones, ponerla en una franja protegida de tu calendario suele resolver el problema.
¿Debo aplicar la regla 1-3-5 también el fin de semana?
No es obligatorio. Para el fin de semana puedes usar una versión más ligera, como 0-2-3, o avanzar solo con unas pocas tareas pequeñas. Lo importante es que la lista también deje sitio para descansar.
¿En qué se diferencian la regla 1-3-5 y la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower ordena las tareas según su importancia y urgencia, mientras que la regla 1-3-5 decide cuántas caben hoy. Puedes usarlas juntas: primero eliges con la matriz qué es importante y después repartes esas tareas en el día con la 1-3-5.
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