Cuando tus notas se acumulan la lista por sí sola deja de bastar: cuál está terminada, cuál a medias, cuál esperando. Estado existe justo para esto. Marcas una fase en cada nota, los estados aparecen como una etiqueta de color y así ves en qué punto está cada una sin abrirla. Puedes elegir uno de los cuatro estados que vienen listos, añadir los tuyos y renombrar o recolorear incluso los ya existentes como quieras. Y todo está disponible en el plan gratuito. Vamos a verlo en seis pasos.
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Dale un estado a una nota
En vez de abrir una nota y preguntarte "¿esto lo terminé?", puedes ponerle un estado. Haz clic en la fila Estado justo debajo del título y se abren cuatro opciones: Por hacer para lo que aún no has empezado, En progreso para lo que tienes entre manos, Hecho para lo que ya está listo, y En espera para lo que se ha quedado atascado. Estos cuatro vienen listos en cada espacio de trabajo, pero ninguno es intocable; si quieres puedes cambiar el nombre de En progreso a "En diseño", y en el paso 3 verás cómo.
En cuanto pones un estado la etiqueta aparece en dos sitios a la vez: en la fila Estado de la propia nota y en la lista que se abre al entrar en Notas desde el menú de la izquierda. En la lista están todas tus notas una debajo de otra, cada una con su estado al lado. Ves en qué punto está cada una sin abrir ninguna. Si quieres sacar una nota de las fases por completo, Borrar quita la etiqueta y a la nota no le pasa nada.
Un pequeño detalle: Notas tiene tres vistas y esta etiqueta de la lista solo aparece en la vista Lista. En la vista Cuadrícula el estado no se muestra en absoluto, y en la vista Tablero quien te dice el estado no es una etiqueta sino la columna en la que está la nota.
Lanzamiento del producto
Estado
En progreso
Etiquetas
Trabajo
Evento vinculado
Añadir
Estado
Por hacer
En progreso
Hecho
En espera
Borrar
Nombre del estadoNuevo estado
Al hacer clic en la fila Estado, los cuatro estados listos se abren justo debajo
2
Crea tus propios estados
Si cuatro estados no te bastan, escribe un nombre nuevo en la casilla del final de esa misma ventana y haz clic en Nuevo estado; ya tienes uno nuevo. No hace falta que elijas color, se asigna solo. Eso sí, ten en cuenta que los primeros que añadas repiten en orden los colores de los cuatro que ya existen, así que tu estado nuevo puede salir en el mismo gris que Por hacer. Si quieres que se distinga, cambias su color sin esfuerzo en el modo de edición del paso 3.
Y un apunte más: la nota en la que creas el estado pasa a tenerlo al mismo tiempo. Si añades un estado llamado "Pendiente de aprobación", la nota abierta queda en Pendiente de aprobación, así que no tienes que seleccionarlo aparte.
Los estados que añades se colocan debajo de los que ya existen y se borran con la × que llevan al lado. Los cuatro de serie no tienen esa cruz, porque no se pueden borrar.
La cruz solo aparece en un estado que hayas creado tú, nunca en los cuatro de serie
3
Ajusta también los estados que ya existen
El icono del lápiz arriba a la derecha de la ventana abre el modo de edición. Aquí puedes renombrar cualquier estado de la lista, incluidos los de serie: haz clic en el nombre, escribe, pulsa Enter, así de sencillo.
La casilla redonda de color a la izquierda de cada nombre abre el selector de color completo: 12 colores listos, los que has usado hace poco, tus favoritos y una casilla para tu propio código de color. Si el color del estado que creaste en el paso 2 choca con uno de serie, aquí le das uno nuevo. Ese mismo selector aparece en muchos sitios de la aplicación; encontrarás el detalle en el artículo de ajustes de apariencia.
Agarrando los puntos de la izquierda de cada fila y arrastrando también cambias el orden de la lista. Ese orden no se queda en esta ventana: la opción Por estado del paso 5 ordena las notas según él, y las columnas del tablero del paso 6 siguen el mismo orden.
Estos tres tienen algo en común: ninguno es solo tuyo, se guardan para todo el espacio de trabajo. Si renombras un estado o cambias su color, todos los del mismo espacio de trabajo ven la versión nueva.
El lápiz abre el modo de edición: renombra, cambia el color, arrastra para ordenar
4
Muestra solo las notas de un estado
A medida que las notas se multiplican la lista crece y la que buscas se pierde entre las demás. La solución es sencilla: haz clic en Estado en la barra de arriba y elige uno. La lista pasa al instante a mostrar solo las notas de ese estado.
Todos
Por hacer
En progreso
Hecho
En espera
NotaEstadoCompartirActualizado
🚀Lanzamiento del productoEn progresoayer
💡Plan de campañaEn progresohace 3 d
📊Informe trimestralEn progreso14 oct
Al elegir un estado la ficha toma su nombre y la lista muestra solo esas notas
5
Ordena por estado
No tienes que elegir un único estado cada vez. Si quieres que todas tus notas sigan en pantalla pero sin desorden, elige Por estado en las opciones de orden. Las notas se agrupan por estado y aparecen en el mismo orden en el que colocaste los estados en el paso 3.
Las notas que aún no tienen estado se juntan al final del todo y muestran una rayita en la columna Estado. Así, mirando el final de la lista respondes a la pregunta "¿qué notas no he tocado nunca?".
NotaEstadoCompartirActualizado
📝Notas de reuniónPor hacerhace 2 h
🚀Lanzamiento del productoEn progresoayer
✅Plan de vacacionesHecho14 oct
🎨Guía de marcaEn esperahace 4 d
📚Lista de lectura—7 oct
El orden sigue el que tú fijaste; las notas sin estado se quedan al final
6
Cambia el estado arrastrando en el tablero
Arriba a la derecha de la lista de notas hay tres iconos: Cuadrícula, Lista y Tablero. Si en vez de leer tus notas una a una prefieres ver de un vistazo en qué punto está todo tu trabajo, el tablero es justo para eso. Elige Tablero: cada estado se convierte en una columna y tus notas se colocan en ellas.
La columna de más a la izquierda es Sin estado; allí se juntan las notas a las que aún no has dado estado, así que al abrir el tablero ves también lo que dejaste sin marcar.
Lo más práctico del tablero es esto: agarra una tarjeta y suéltala en otra columna; la nota pasa al nuevo estado en ese mismo momento, y sin abrirla siquiera. El + Añadir nota del final de cada columna funciona con la misma lógica: la nota que añadas ahí se crea directamente con el estado de esa columna.
Las columnas usan el orden y los colores que fijaste en el paso 3, así que el tablero acaba montado según tu propio flujo de trabajo.
Sin estado1
📚 Lista de lectura
+ Añadir nota
Por hacer1
📝 Notas de reunión
+ Añadir nota
En progreso2
🚀 Lanzamiento del producto
💡 Plan de campaña
+ Añadir nota
Hecho1
✅ Plan de vacaciones
🚀 Lanzamiento del producto
+ Añadir nota
En espera1
🎨 Guía de marca
+ Añadir nota
Al arrastrar, la columna donde vas a soltar la tarjeta se marca con un borde amarillo
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar los cuatro estados de serie?
Borrarlos no, pero cambiarlos sí. Por hacer, En progreso, Hecho y En espera no se pueden eliminar; a cambio, en el modo de edición puedes renombrarlos todos, cambiarles el color y moverlos de sitio en la lista. Así que si quieres un estado que ponga "Con el cliente" en vez de "En espera", no hace falta borrar nada, basta con renombrarlo.
¿Qué pasa con las notas si borro un estado que creé yo?
A las notas no les pasa nada. Todas siguen en la lista, con su contenido, sus etiquetas y sus subpáginas intactos; simplemente verás una rayita en la columna Estado, así que aparecerán como notas sin estado. Puedes darles un estado nuevo cuando quieras.
¿Estos ajustes valen solo para mí?
No. La lista de estados pertenece a todo el espacio de trabajo: cuando añades un estado, lo renombras, le cambias el color o cambias su posición, lo ven todos los del mismo espacio. El estado de una nota, en cambio, es de esa nota y solo le afecta a ella.
¿Hace falta un plan de pago?
No. Poner un estado, crear los tuyos, renombrar los de serie, cambiarles el color, ordenar, el filtro de estado y la vista Tablero están disponibles en todos los planes, incluido el Free.
¿Cuál es la diferencia entre estado y etiqueta?
El estado dice en qué fase está una nota, y cada nota lleva solo uno. La etiqueta dice de qué trata, y a una nota puedes ponerle varias. Una nota puede estar "En progreso" y llevar a la vez las etiquetas "Trabajo" y "Lanzamiento".
¿Por qué el orden por estado no es alfabético?
Porque el orden alfabético no cuenta nada de un flujo de trabajo. El orden sigue el de la propia lista de estados: por defecto Por hacer, En progreso, Hecho, En espera. Lo bueno es esto: si cambias el orden en el modo de edición, el orden por estado también lo sigue, así que la lista muestra siempre tu propio flujo.